精細化管理在醫院辦公室管理中的應用研究

徐天元

摘 要：伴隨著時代的快速發展，人們對醫院服務提出越來越高的要求，與此同時，醫院在新時期迎來了全新的挑戰與機遇。針對醫院來講，辦公室作為中樞系統，能夠對各個部門展開協調，為各個部門工作運行提供輔助的重要職能部門。所以，辦公室的服務于協調能力對醫院總體發展帶來影響。由此，醫院辦公室管理要利用精細化管理方法，為醫院的快速發展提供助力。

關鍵詞：精細化管理;醫院辦公室;管理應用

醫院辦公室承擔著協調、參謀與服務的任務。在信息化與市場經濟的背景下，醫院的辦公室環境產生了非常大的改變，日常事務變得越來越復雜，機構人員隊伍也逐漸擴大，面臨著傳承與創新辦公室文化等重要問題。為了在新時期能夠科學對辦公室進行管理，精細化管理方法成為了一個有力的手段。

一、醫院辦公室精細化管理的重要作用

市場經濟不斷發展的情況下，醫院在經營與發展當中面臨著巨大的挑戰，為了優化管理效果，實現醫院健康良好有序發展，就一定要加強內部管理效果。辦公室行政管理作為各項管理的基礎，發揮著過渡的作用，還是不同部門之間銜接有序的關鍵點。新的經濟形勢下，全面推動辦公室精細化管理具有非常重要的作用。科學的辦公室精細化管理，可以在極大程度上對醫院內部管理效益進行優化，保證醫院內部各項資源能夠有序安排，科學合理展開控制，從而推動醫院朝著集約化高效化方向發展，為醫院長效可持續發展打好扎實的基礎?？茖W的辦公室精細化管理時建立起現代管理制度的有效途徑。醫院在快速發展當中，面臨著非常多的發展機遇，也面臨著非常多的挑戰。醫院為了更好的提高核心競爭力，達到預期管控目標，就要建立起現代管理制度?，F代管理制度的重點是精細化辦公室管理，企業要順應形勢，全面結合自身實際情況來提出辦公室精細化管理的措施，不斷提高辦公室管理的效果。

二、新醫改背景下醫院辦公室的管理職能

2.1加強決策科學化

辦公室要將醫院工作為中心，對有關政策資料進行收集，并且對政策資料展開研究，為醫院辦公室管理加強科學化決策提供理論依據，對有關部門進行協調，對于其中一個方面進行深入研究。利用互聯網加強政策信息網絡資源建設力度，便于及時對有關政策和其他醫院的管理成功經驗進行了解，從而推動自身進步與發展。

2.2深化院務公開

醫院辦公室要落實衛生行政部門要求的政務公開工作，對各個部門、科室完成這一任務進行協調，與此同時，加強對監督指導作用，保證院務公開工作順利有序開展。并且要總結工作經驗，提出改善院務公開工作的策略，深化院務公開，樹立起醫院的良好形象。

2.3完善醫院管理制度

醫院辦公室要帶頭嚴格執行與落實醫院制定的管理制度與規定;醫院辦公室要參與對各部門草擬的規章制度進行審核;醫院辦公室還需要對各部門、各科室制度建設進行協調，對其展開跟蹤、審核與考核。針對已經制定完成的規章制度要嚴格按照實際情況進行完善與修訂。

三、精細化管理在醫院辦公室管理中的應用

（一）人本化管理

首先要樹立起以人為本的理念。辦公室工作宗旨是服務工作，能夠有效連接內外，對各個部門之間的工作進行協調，保證各個部門的基本利益，將激勵作為目標，重點進行引導鼓勵，重點圍繞工作難點展開，突出人員在工作的每一個環節中的重要地位。其次，要充分表現出差異性與個性。大同小異的制度與評分標準不但不能發揮出激勵作用，而且還會由于流于形式不能貫徹落實。在精細化管理當中，要與各個部門的工作實際情況相結合，從各個部門人員的思想與能力出發，制定出真正具有可行性的管理條例，將崗位具體任務進行落實，集中團隊力量推動各項工作順利展開。

（二）量化服務

每月都為門診與住院患者發放滿意度調查表，對各科室滿意度進行統計，在內網當中進行公示，與綜合目標考核相掛鉤。與此同時收集患者的意見，形成工作聯系表對接有關職能部門，實現持續改進醫院服務的目標。醫院要把患者的就醫感受當做服務的發展方向，不同科室要重視自己科室的滿意度數據，展開深入分析與總結。

（三）優化工作流程

經過對原先的工作流程的優化，不斷提升醫院辦公室的辦事效率：第一，將原本“鏈狀”工作流程轉變為“網狀”工作流程，將有關信息傳遞流程進行剪切，提高傳遞速度，提高工作效率。第二，轉變傳統協調方法，讓醫院和部門面對面進行溝通交流，充分體現各個部門的真實想法。第三，加快辦公自動化，讓各項任務、文件管理朝著無紙化、電子信息化方向發展，進一步提高管理便捷程度。第四，逐步細化工作流程，將各項標準、任務、責任進行明確。

（四）嚴格要求

針對日常工作，辦公室人員要培養出反思的良好習慣，每天下班以前回憶這一天工作的不足之處，第二天的具體工作安排，堅持下去，讓辦公室人員都能夠養成良好的工作習慣。大型活動中，采用PDCA管理法，預先將充足的準備工作做好，預先展開協調會議，安排工作，事后組織總結會議，回顧這次活動產生的問題，討論解決方法。經過不斷總結，提高辦公室人員的服務水平。

（五）投訴分析

因為辦公室承擔著全醫院服務投訴的職能，所以，辦公室要嚴肅對待每一個患者的投訴，處理完成后，更多地從流程與管理層面展開分析。每經過半年時間需要將窗口科室人員集中起來召開服務投訴案例分析會議，匯總這半年時間里服務投訴的典型案例，讓大家汲取教訓，提高為患者服務的意識，體現整體服務理念，各科室之間互相監督，提高患者的滿意度。

（六）精致化管理

將原先辦公室的粗放型管理轉向集約化管理，將傳統經驗管理朝著科學化管理發展。不僅要重視機制建設，通過制度來進行規范。實現信息化管理，科學高效對職責展開分工，讓過程變得更加全面，將原本混亂的事情變得井井有條。還需要總結歸納，將文化傳承、協同創新當做最終目的。不一樣的領導具有不一樣的管理方式，不同員工有不同的工作方法，要及時總結工作經驗，去粗取精，長時間的積累讓管理者在辦公室工作當中更加游刃有余。

（七）完善精細化管理評價體系

醫院經營與發展實踐中，提高辦公室精細化管理成效，真正提高辦公室精細化行政管理水平，保障辦公室精細化行政管理機制落實，醫院要完善精細化管理評價體系，采用科學的行政管理方法提供輔助。醫院要建立健全管理評價體系，從辦公室精細化管理開展情況提供對應的績效考核與周期評估，比如重點對企業辦公室與業務部門之間的溝通情況進行評價，保證醫院出臺相關文件或者方案，通過辦公室真正傳達到各個部門。如果醫院行政管理辦公室與業務部門間存在溝通不暢或者傳達不暢的問題，醫院要追究負責人的責任，將整改清單列好，敦促部門限期整改。另外，醫院要不斷創新精細化管理方法。醫院采用信息技術來實現精細化管理，將所有部門加入到計算機管理系統當中，經過共享、互傳的方式來提高精細化管理水平。

總之，對醫院來說，精細化管理不但是超越同行、超越自己的需要，還是可持續發展的必然選擇。精細化管理作為一項非常漫長的系統工程，還是醫院發展的趨勢。精細化管理需要在醫院的每一個科室當中展開，營造出一種良好的氛圍。醫院辦公平臺自動化正在逐漸推行，可以依靠這個平臺更好的展開精細化管理工作。

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（作者單位：沭陽縣中醫院，江蘇?沭陽?223600）