大數據時代下的高校人事檔案管理中的挑戰及應對途徑探討

楊舒然

摘? 要：在科學技術推動下，我國已經進入網絡信息化時代，提高數據信息的搜集、處理能力尤為重要。高校作為人才培養的重要主體，做好人事檔案管理工作尤為重要。本文以高校人事檔案管理為核心，簡單對大數據時代的含義、特點進行論述，并重點探討大數據時代下高校人事檔案管理中面臨的挑戰，并提出應對途徑。

關鍵詞：大數據時代;人事檔案管理;挑戰;途徑

對于高校而言，大數據為其提供了發展機遇的同時，也使其面臨著較大的挑戰。高校人事檔案管理是高校開展日常管理工作的關鍵，提高人事檔案管理有利于高校工作的順利實施，對于提高高校管理效率具有重要意義。在大數據時代下，高校應該把握機遇，緊跟時代發展步伐，借助網絡信息化技術實現高校人事檔案管理水平的全面提升。

一、大數據時代的涵義

（一）含義

大數據（big data），來自于IT行業專業術語，主要是指在數據搜集、管理、處理過程中難以采用普通信息工具完成，需要建立在新處理模式基礎上實現的數據處理，新處理模式在洞察力、決策力、優化力方面較強，可以實現信息資產的高效、多樣、海量處理。

（二）特點

從大數據含義可知，主要是運用新處理模式實現的數據處理，其特點主要表現為這幾方面：

首先，大數據的核心特點是數據信息量大。隨著科技發展，計算機的運算能力大幅提升，與之對應的信息儲存量也相應提升，在現有階段，常見計算機存儲計量單位為TB（1TB=1024GB），對于商業公司而言，其計算機硬板儲備量一般以EB作為單位（1EB=1048576TB）由此可見，現有計算機數據儲備量是非常大的，同時數據處理、交換水平也大幅提升，能夠實現對數據的海量處理，這是之前計算機所難以達到的。

其次，數據類型多元化。在網絡信息時代，數據類型呈現多元化趨勢，不僅包括日志、圖片等信息，還包括視頻、音頻等內容，數據類型不同對計算機處理要求是不同的，需要更高的處理器來滿足多元數據信息的處理需求。

再次，有效數據相對較少。盡管數據量大幅增加，但是數據價值卻并未提升，相反數據平均價值性卻呈下降趨勢，這就導致必須要通過數據處理技術來對海量信息進行處理，并從中找出具有價值的信息，這對系統要求較高，需要利用大數據技術予以挖掘。

最后，數據處理效率高。在大數據時代，盡管數據量大，但是數據信息處理技術較強，用戶能夠根據自我需求，快速找到適合自己要求的數據信息，在數據處理效率方面更快。這是傳統數據處理技術所難以達到的。

此外，數據真實性也是大數據的主要特點，所有數據通過網絡技術能夠進行追蹤，在確保數據安全性、真實性方面具有重要作用，能夠有效提高數據的價值性。

二、大數據時代下高校人事檔案管理面臨的挑戰

（一）人事檔案數據搜集方面遇到的挑戰

基礎數據搜集是高校人事檔案管理的重要內容，也是實現數據信息有效管理的基礎前提。高校數據信息相對較多，學生、職工數據信息均需要進行搜集、管理，人事檔案信息類型包括三個層面：首先，對現有教職工信息數據的搜集管理，這部分教職工是高校開展日常教學工作的核心，需要重點管理;其次，離職教職工的信息管理，在市場經濟環境下，教師與學校之間也屬于合同關系，教師可以根據自我發展、規劃選擇合適的高校參與工作，因此，離職教師檔案在高校人事檔案中也占據很大一部分，需要做好管理;再次，退休教職工數據信息管理，這部門教職工為高校教育事業做出了巨大貢獻，退休后依然享有相應的福利待遇，高校需要做好管理。

根據高校人事檔案特點可知，信息數據類型相對多元，而且數據量大，而多數高校在檔案管理中依然采取傳統管理模式，將紙質檔案作為核心，這就導致數據信息在搜集、處理當中效率較低，制約了高校人事檔案管理的發展。高校想要實現數據化管理任務相對艱巨。

（二）檔案管理方面遇到的挑戰

檔案管理是檔案信息價值有效發揮的重要途徑，從目前來看，高校在人事檔案管理中依然采用的是傳統管理模式，在檔案查詢、管理過程中，人工查閱是主要模式，這種模式效率較低，而且管理質量相對有限。人事檔案是對個人過往的有效記錄，數據的準確性能夠幫助檔案使用者更好地了解這個人的狀況，同時，也可以根據一個人的現有情況對其數據信息進行補充。在大數據時代，傳統檔案管理模式難以滿足現代發展需求，需要加強大數據技術的投入力度，通過信息技術對檔案進行轉化，構建電子檔案來實現對數據信息的高效管理。對于高校而言，如何通過信息技術實現檔案管理是其目前面臨的主要挑戰。

（三）檔案服務方面遇到的挑戰

檔案管理人員是檔案服務的主體，其服務理念關系著服務的最終水平，從目前來看，高校檔案管理人員并未意識到檔案服務的重要性，服務意識相對薄弱，服務主觀能動性不足，很多服務人員在檔案服務中相對被動，這也導致人事檔案難以發揮最大利用價值。在大數據時代，高校人事檔案管理人員服務理念已經難以適應高校發展需求，制約了高校檔案的利用率，這也成為高校檔案管理面臨的主要挑戰之一。

三、大數據時代下高校人事檔案管理的優化途徑

（一）實現人事檔案管理模式的不斷優化

人事檔案管理機制決定著檔案管理效率，所以，在人事檔案管理活動中必須要重視檔案管理機制的優化。盡管，在現階段高校構建有對應的人事檔案管理機制，但是這些機制是在傳統管理模式下所形成的，難以適應大數據時代的發展需求，很多機制在實踐當中難以運用，而且問題較為突出。因此，對現有檔案管理模式實施優化迫在眉睫。首先，要構建完善的管理機制，明確管理人員的職責，切實保障各項制度措施能夠有效落實;其次，在實踐當中對人事檔案管理模式進行檢測，及時發現其存在的不足，并進行優化，使其更好地滿足現實發展需求;再次，提高人事檔案人員管理素質，使其具備信息化管理水平，實現檔案管理效率的全面提升。

（二）完善信息管理機制，對數據庫實施優化

在大數據時代，數據信息是相對龐大的，這就需要對信息管理機制進行完善，提高信息管理效率。數據信息處理是在數據庫的輔助下所實現的，數據庫也是數據保存的重要環節，所以，優化數據庫至關重要。第一，做好人事檔案信息的保密工作，人事檔案信息涉及個人信息，因此，在數據處理過程中必須要保密。對于個人錄入內容，要實行開放處理，讓個人能夠及時查閱自己錄入的數據信息，并對信息進行完善，確保檔案數據的真實性、完整性。第二，加強對人事檔案管理的重視度。想要提高人事檔案管理的信息化管理水平，就必須要轉變管理人員思想意識，提高對檔案管理的重視度。高校可以通過宣傳、培訓的方式來增強檔案管理人員的重視度，不斷完善自我管理能力，更好滿足人事檔案管理需求。

（三）構建完善的人事檔案的信息化管理體系

在大數據時代，高校必須要緊跟時代發展步伐，推進人事檔案管理的信息化建設，構建一個完善的數字化檔案管理中心，以實現檔案管理的信息化建設。首先，要完善基礎設備，在網絡、計算機方面加大投入力度，同時要引進或者構建高效的人事檔案信息管理系統;其次，要加強人事檔案管理人員的核心素養，通過培訓或者人才引入來將傳統檔案轉化為數字化檔案，提高檔案的利用率;再次，要做好信息數據上傳的監管工作，確保初始數據傳輸的準確性、完整性、規范性，以更好滿足系統處理需求。最后，信息搜集、管理在人事檔案信息化中作用顯著，必須要對這些內容進行規范。對于高校而言，人事檔案管理較為復雜，需要部門之間相互協作，確保整個網絡體系的有效構建，要通過部門配合來確保基礎數據信息的有效錄入，保障人事檔案數據的完整性。

此外，人事檔案管理的主要目的之一是滿足高校的使用需求，因此，在檔案信息使用方面必須要制定統一規范的標準，提高使用效率。在大數據模式下，實現數據的預測、發現才是最終目的，對于人事檔案管理而言，不僅要有效滿足教職工信息檢索需求，而且要提高服務效率，提高檔案的利用價值。尤其是在激烈的市場競爭中，人才是關鍵，高校必須要充分利用人事檔案信息，挖掘人才，重用人才，為高校發展儲備更多的人才，實現高校的長遠發展。

四、結語

在大數據時代，信息能夠產生價值，如何提高數據利用率，發揮數據價值是市場各主體所探索的主要內容。對于高校而言，通過人事檔案信息化管理的優化，能夠更好挖掘人才、培養人才、吸納人才，實現高校教育工作的全面提升。因此，在高校人事檔案管理中，構建科學完善的人事管理體系尤為關鍵。本文在研究中，以大數據作為背景，探究了現有階段高校人事檔案管理發展中面臨的挑戰，并根據挑戰為其制定了優化策略，希望能夠為高校人事檔案管理水平的提升提供參考依據。

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