語言藝術在行政公文中的作用

內容摘要：行政公文，就是政府機關實施領導和處理公務以及履行職能所具有的體式規范和特定效力的文書，將黨和國家方針政策貫徹和傳達，規章和法規公布，布置和指導以及商洽工作，問題答復和請示，交流情況和通報及報告等主要的工具，重要的行政管理功能都由行政公文承擔著。廣大人民群眾和政府機關工作人員是行政公文主要的受文對象。長期以來，行政公文嚴格的應用公文主體，有效運用語言藝術至關重要。本文對行政公文中應用語言藝術的作用進行了分析和研究。

關鍵詞：語言藝術 行政公文 語言方式 作用

公文語言是政府機關和企事業單位文書應用的特定語言，該語言主要在答復和發布規章措施和政策方針以及交流信息上應用。由于公文語言形式比較特殊，以及應用功能和場所的特殊性，行政公文語言必須按照特定運用的規則，從而使行政公文應用語言的目的有效地實現[1]。

一.行政公文應用語言的規則和要點

（一）公文語言用詞的規則和要點

行政公文語言用詞中，其一，語言用詞既要簡明又要實用。運用精煉的語言將行政公文的內容表達出來。例如，編制和撰寫政策法規和規章制度，精煉和簡潔的語言能夠使行政公文的嚴肅性得以保證。這也是行政公文語言用詞簡明的主要原因;其二，為了使行政公文的嚴肅性和通用性得以保障，行政公文語言的用詞，應用規范化書面詞語必須嚴格重視。嚴禁使用方言詞和口語詞，致使行政公文通用性得保障，以便理解和推廣行政公文[2]。由于用詞方面音節影響，行政公文表述的情感也要注重，表述盡量應用雙音詞。

（二）公文語言語句應用的規則和要點

撰寫行政公文的過程中，行政公文應用語言語句的要求也非常高。其一，行政公文應用語言語句既要準確又要完整。并且語句之間必須具有很強的邏輯性。為了能準確地表達行政公文的語義，行政公文應用語言的過程中，語句必須具有很強的獨立性。即便將某一句話單獨地引用，也不會出現歧義。例如，行政公文的條款和規范中，引用的語句不能有歧義產生。這就需要行政公文應用語言的過程，應用過渡性的語句既要簡短又要少。應用語句的過程中，使用感嘆句和疑問句也應該盡量減少。主要運用陳述句，祈使句作為輔助，表述行政公文。利用這種方式使準確嚴肅表達行政公文的要求得以實現[3]。

（三）公文內容為基礎應用語言

行政公文內容在公文用語方面，具有很強的約束力。不同行政公文，應用語言也有很大差異。行政公文應用語言總體框架的要求下，行政公文內容不同，應用語言也有細微的差異。該差異對于行政公文應用語言中的注意事項具有決定作用。所以，行政公文應用語言的過程中，應該在行政公文內容的基礎上，選擇應用語言用詞和語法等相關方式，使行政公文能夠按照預定的要求撰寫。

行政公文應用語言中，其一，根據行政公文的要求，語言必須簡明，按照公文的要求，開門見山和簡潔明了地表述公文內容;其二，注重行政公文的表意分明和用詞準確。以防行政公文含糊疏漏導致的問題和影響。行政公文規范應用語言中，應該采用表述性語句表達，并且內容必須準確和完善。以防執行行政規章制度的過程中，因為表意不清導致誤解等。在行政公文內容需求和應用方向上，應用語言也要特別地對待。在總體要求框架下，根據行政公文實際的應用來使用語言。

二.撰寫行政公文中應用語言的方式

撰寫行政公文中，應用語言方式，無論對于撰寫行政公文的優劣，還是應用行政公文法規的效果都具有決定作用。為了將行政公文寫作水平有效地提升，語言誤解導致的問題減少，撰寫行政公文時，應用語言的方式必須要重視。運用遵循原則和圍繞主題以及語句精煉的方法撰寫行政公文，從而使撰寫行政公文的水平得以提升[4]。

其一，撰寫行政公文的過程中，應該圍繞行政公文主體斟酌相關語句。將語句和語言詞匯作為出發點，在行政公文中應用語言。將行政公文主體作為中心，修飾詞和空話等盡可能少用。運用“刪繁就簡”的寫作風格撰寫行政公文，從而將行政公文效率的實效性充分地體現出來。

其二，行政公文應用的語句必須凝練，運用陳述句將行政公文的內容直接表述，情況說明并提出要求。通過凝練的語句實現行政公文內容的簡潔明了。主語重復的多排比句中，可以提煉主語，用簡介句式將語意集中，句式緊湊性加強。同時根據前后句式搭配詞語，從而科學地應用行政公文語言。

其三，重視應用語言詞匯的方式。根據行政公文應用詞匯的原則和要求等選擇詞匯。此外，撰寫行政公文內容和應用也應該注意，選擇詞匯應該重視古語詞的簡潔明了，將古語詞合理地應用，撰寫行政公文，從而使撰寫行政公文的水平得以提升，思路清晰和語言簡潔的目的有效地實現[5]。

三.語言藝術在行政公文中的作用

（一）質樸，自然曉暢

其一，在行政公文中，不用生僻的字，盡可能應用大眾化的語言。毛澤東和鄧小平等老一輩革命家，在作報告和寫文章方面，歷來提倡通俗易懂，將群眾喜聞樂見的語言應用[6]。他們寫的文章既活潑生動，又自然親切。例如，《鄧小平文選》第三卷，說理明朗清晰，語言樸實無華，雖然華麗辭藻和深奧典故都沒有，讀起來卻朗朗上口，聽起來也句句實在。鄧小平談到祖國統一大業時說：“和平統一不是大陸把臺灣吃掉，當然也不能是臺灣把大陸吃掉”，將臺灣與大陸存在根本的沖突形象地闡明了，而應該以中華民族的利益為重，將“和平統一”的共同愿望盡快地實現。

其二，在行政公文中，直述性語言應用得比較多，直敘胸臆和開門見山。例如，在黨的十五屆四中全會上，《中共中央關于國有企業改革和發展若干重大問題的決定》，全文一共用了15000字，應用了大量的直敘性語言，既明白易懂，又語義明確。該文內容分為十二個部分，每個部分都采用一句明確簡短的話作為標題，并且都是陳述句，每一句的中心都用了1～2個關鍵詞。在該“決定”的正文中，每個自然段都是從一句具有概括力的話語入手，將該段的中心意思表達出來。然后再按照內在關系分層次進行分別敘述，句與句之間說理層層地遞進，具有嚴密的邏輯性。文章中所用的語言，看起來比較平淡，實際上具有很強的概括性，深遠的寓意，雖然樸實無華，卻是獨具匠心和深思熟慮的結果[7]。

（二）簡練，通俗明白

在行政公文中，簡練就是簡潔和精煉。行政公文中追求的語言效果就惜字如金和要言不繁等。好的公文共同的特征：作者對提煉語言非常重視，爭取達到言簡意賅。

行政公文中，非常重視精煉和簡潔，原因：第一，行政公文是處理實際問題和推動工作的一種手段，在思想感情準確全面表達的前提下，只有精煉和簡潔，才能夠將工作效率很大程度地提升;第二，行政公文中語言簡練，能夠實現莊重的效果，公文權威性和嚴肅性得以增強。行政公文既具有強制執行的約束力，又具有法定效力，其表達的意圖，必須各級組織或者個人去執行和遵循以及辦理，沒有商量的余地。第三，行政公文準確性的特征，通常要求公文語言既簡練和直觀，又明確。行政公文中，無論是反映的工作動態和社會生活，還是以此確定的相關措施和政策，都是客觀所存在的，必須按照本來的面目如實地進行表述，才能夠將其內容準確地反映出來，以防出現褒貶失當和出現歧義。因此，行政公文中語言的語氣需要少模糊和多肯定，以及少議論和多要求，也就是“說一不二”的。例如，漢高祖劉邦將政權奪取以后，《入關告諭》的發布，用99個字就將自己的政策準確全面地說明了，并且約法三章只用了10個字“殺人者死，傷人及盜抵罪”，便將取信于民和新政權公正嚴的形象樹立起來，令人感到擲地有聲，不敢違抗。

行政公文中的語言若想精煉，不但寫作基礎要好，而且，主旨必須鮮明。寫公文以前，為什么要將公文發布？為了解決什么問題？解決該問題的要求等一系列問題必須明確，與主旨沒有關系的語句和詞匯，再精彩和優美也要舍棄。人們在這種方法上，大多是選擇材料，語言其實也一樣。有的同志在撰寫行政公文方面缺乏經驗，許多參考材料找來以后，感覺各句話都比較好，全部采用，不進行取舍，結果行政公文不著邊際地寫了很長。此外，行政公文中語言若想精煉，修改也至關重要。起草行正公文的過程中，撰寫人員會擔心表達不清楚其中的意思，提得要求不夠完整，容易反復講一句話的內容，導致語言啰嗦和重復現象出現。實際大多行政公文，特別行業內部所發的公文，都是內行人員閱讀，閱讀者對于即時性和常識性都了解，在公文中沒有必要再重復。修改公文的過程中，應該刪掉這樣的話，相近意義的數句話只將一句留下就可以，行政公文語言就自然變得簡練了。

（三）運用修辭手法和恰當引文，使行政公文中的語言具有美感

在古代公文中，常見寫作手法是“用典引故”，使公文的說服力和分量有效地增強，在現代行政公文中很少應用。但是，某些特定的情況下，若用得貼切和自然，也會達到很好的效果[8]。

在行政公文中，修辭手法應用也比較廣泛。對仗和排比等句式型的修辭手法應用比較多。其一，使用對仗能夠從正反兩個方面進行說明，致使說理更加充分和有力;整潔優美語言，容易傳頌;其二，使用排比通常能夠更加豐富要說明的思想內容，更加清晰層次和嚴密邏輯以及恢宏氣勢;其三，使用短句，能夠將行政公文語言的韻律和節奏更好地掌握，讀起來既鏗鏘有力，又抑揚頓挫。

針對于行政公文而言，所用語言既要平實和簡練，又要準確，看著比較簡單，實際寫作的過程中，在應用語言藝術上，也必須要下一番苦工夫。

參考文獻

[1]郭昱，邯翹.以傳播學視角看行政公文中網絡語言的運用[J].寫作（上旬刊），2017（10）：50-54.

[2]張莉.影響行政公文中指令言語行為成功實施的非語言因素淺析[J].秘書之友，2015（10）：36-38.

[3]欒照鈞.從實例評改看公文寫作專論語言的規范（上）[J].秘書之友，2015（08）：33-36.

[4]彭麗萍.公務文書中公關語言的應用研究[D].西北師范大學，2015.

[5]熊麗萍.淺談行政公文“意見”的語言應用[D].四川師范大學，2012.

[6]馮靜.行政機關政務信息語言特征研究[D].吉林大學，2012.

[7]馬書青.試析公文語言的準確性與模糊性[D].山西師范大學，2012.

[8]李珊，彭春焰.高職應用文寫作教材中行政公文編排的科學性探析[J].廣州番禺職業技術學院學報，2011，10（03）：32-37.

（作者介紹：詹能，現任汕頭電大業大職大教務處副主任，本科學歷，常年人事教務教學工作）