信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略探析

盛楊華

摘 要：信息化是當(dāng)前時(shí)代背景下直接關(guān)系著社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是大勢所趨，在信息化快速發(fā)展過程中，已經(jīng)深入到了各行各業(yè)，檔案管理工作亦是如此。需要以此背景為基礎(chǔ)去積極的改革體制及相關(guān)技術(shù)等，才能夠保證檔案管理工作效率更高，確保檔案的安全，所以應(yīng)當(dāng)深入針對當(dāng)前時(shí)代背景下的檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行分析，才能有效發(fā)揮信息化背景的實(shí)際優(yōu)勢，保證檔案管理工作沿著高效的路徑發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理工作;創(chuàng)新策略;探析

伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)的競爭力度越來越大，在嚴(yán)峻的市場環(huán)境下，效率成為最重要的工作目標(biāo)，只有確保工作效率，才能夠在當(dāng)前的就業(yè)競爭中存活。檔案管理工作是多數(shù)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的必要工作環(huán)節(jié)。為了保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，單位必須要對管理理念、管理技術(shù)等多個(gè)方面的革新提起重視，因此下文將主要針對信息時(shí)代的檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行分析，給出改革意見。

1 信息化背景下檔案管理工作發(fā)展走向

1）信息化環(huán)境下可以實(shí)施辦公無紙化。在以往的檔案管理體系當(dāng)中，檔案主要是以紙質(zhì)形式存在的，紙質(zhì)的檔案，從建檔、儲(chǔ)存到調(diào)用，都需要耗費(fèi)巨大的人力、物力及財(cái)力成本，建檔需要書寫，因此需要多人去完成，檔案存儲(chǔ)需要足夠的空間，因此隨著檔案的不斷增加，必須要持續(xù)拓展儲(chǔ)存空間，用更多的儲(chǔ)存室去保存這些檔案，顯然這樣的管理過程，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)大量的成本。而在網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境下，檔案以數(shù)據(jù)形式存在于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，不占據(jù)實(shí)際空間，也無需依靠多人進(jìn)行管理，最重要的是無需再去耗費(fèi)過多的成本區(qū)管理，因此無紙化是未來檔案管理工作的主要趨勢，這是無法否認(rèn)的事實(shí)。

2）信息化環(huán)境能讓相關(guān)工作精細(xì)化。檔案資料的類別復(fù)雜，種類繁多，數(shù)量巨大，其事業(yè)單位中的每個(gè)部門、每個(gè)崗位細(xì)化到每個(gè)個(gè)人，都有獨(dú)立的相關(guān)檔案，這些信息集合起來，如果只依靠人力管理，是很容易混亂的，即便是在檔案庫內(nèi)針對不同的檔案設(shè)置了不同的分區(qū)，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案的查詢與調(diào)動(dòng)也會(huì)越來越耗時(shí)，影響管理效率。但是對于信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)內(nèi)部的管理體系設(shè)置不同的分支，并且在大分支下，增設(shè)相應(yīng)的子分支，層層明確會(huì)讓檔案信息的查找與管理加省時(shí)和便利。

3）信息化環(huán)境能夠使傳統(tǒng)工作實(shí)時(shí)化。效率是當(dāng)前社會(huì)的最大競爭力之一，檔案管理工作也需要根據(jù)這樣的趨勢去改革，才能符合當(dāng)前時(shí)代的管理要求。以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，局限在固定的范圍內(nèi)，建檔、儲(chǔ)存、調(diào)用及傳送都并不能實(shí)時(shí)完成，異地的資料傳輸，更需要依靠長時(shí)間的快遞運(yùn)送過程去達(dá)成，這樣的管理模式顯然嚴(yán)重影響了工作效率。而在信息化的趨勢下，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，就能夠在分秒之間實(shí)時(shí)完成檔案信息的傳輸交互，即便是跨越國界的檔案傳輸，也能馬上完成，這是巨大的進(jìn)步，是檔案管理工作效率的質(zhì)的飛躍。

2 信息化背景下檔案管理工作涉及的具體問題

1）當(dāng)前相關(guān)管理機(jī)制有待完善。完善的管理機(jī)制，是開展任何工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作也是如此，必須要首先明確管理框架，才能確保后續(xù)工作的有序推進(jìn)。首先為確保管理工作的方向更明確，必須要根據(jù)不同的部門、崗位去合理制定每周、每月的檔案管理工作計(jì)劃，根據(jù)工作計(jì)劃去明確每天的工作任務(wù)，確保管理人員及時(shí)上交工作記錄，才能盡可能避免工作秩序混亂的問題出現(xiàn)，這是最基礎(chǔ)的要求，但是許多單位顯然忽略了這一點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)劃與實(shí)施過于隨意，不利于工作效率的提升。

2）當(dāng)前實(shí)際檔案管理工作中缺乏科學(xué)的管理制度。全面管理規(guī)章制度是開展任何工作的基礎(chǔ)。所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”，檔案管理工作是需要慎重對待的工作，更要以謹(jǐn)慎專業(yè)的態(tài)度去看待，相關(guān)人員必須要意識(shí)到，單位內(nèi)部的檔案有許多是涉及重要機(jī)密信息的，所以如果沒有嚴(yán)格的管理規(guī)章為基礎(chǔ)去進(jìn)行管理，無法明確權(quán)責(zé)，責(zé)任制落實(shí)不到個(gè)人，便很容易出現(xiàn)資料丟失或是被竊取的風(fēng)險(xiǎn)，特別是在信息化的環(huán)境下，管理規(guī)章也必須要結(jié)合當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境去改革，如果缺乏了這部分內(nèi)容，管理工作必然會(huì)有更大的漏洞，但是當(dāng)前多數(shù)單位的管理規(guī)章不夠健全，并未都考慮到當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化趨勢。

3）信息化環(huán)境下還存在諸多安全性問題。信息化的時(shí)代下，數(shù)字化的檔案管理環(huán)境是開展檔案管理工作的前提，而網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境的安全性，則決定著檔案安全及管理的成果。為此，只有保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，確保檔案不會(huì)被竊取或是篡改，才能確保單位的利益不受損害。然而存在的現(xiàn)實(shí)問題是，檔案管理工作中相關(guān)軟硬件設(shè)備、相關(guān)安全技術(shù)的更新等一系列問題，都需要花費(fèi)大量的人力、物力來維護(hù)。因此，許多單位面對這一現(xiàn)實(shí)問題，多會(huì)選擇予以忽略，這就導(dǎo)致檔案管理工作改革受到了影響。

3 信息化背景下檔案管理工作優(yōu)化相關(guān)舉措

1）不斷完善當(dāng)前的管理機(jī)制。一定程度而言，任何工作在正常運(yùn)行過程中，都需要科學(xué)的管理機(jī)制加以推動(dòng)，并且需要合理的工作規(guī)劃來扶持，這樣才能保證每一步工作計(jì)劃不被打亂。具體到相關(guān)管理機(jī)制內(nèi)容上，每一周的開始或者每一月初，作為相關(guān)管理者都需要根據(jù)實(shí)際情況來布置相應(yīng)的工作任務(wù)，具體內(nèi)容可以根據(jù)上一階段任務(wù)情況制定。同時(shí)，檔案管理過程中，相關(guān)工作人員還需要對于日常工作內(nèi)容做好相應(yīng)的記錄，以為下步工作開展提供科學(xué)的參考數(shù)據(jù)，在每周或者每月工作末，可以進(jìn)行相應(yīng)的工作總結(jié)。

2）不斷健全當(dāng)前相應(yīng)的規(guī)章管理制度。任何工作在開展過程中，如果缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范，那么都很難保證工作穩(wěn)步有序的進(jìn)行。因此，要想有效保證檔案工作的質(zhì)量，首先需要對于當(dāng)前相關(guān)管理制度加以完善，傳統(tǒng)檔案管理工作過程中制定的已有規(guī)章制度，就當(dāng)前情況而言，已經(jīng)很難適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢，特別伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)工作模式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度，則明顯不合時(shí)宜。因此，只有在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行相應(yīng)規(guī)章制度的制定，才能有效進(jìn)行管理職權(quán)的分配、符合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的相關(guān)要求。此外，還需要結(jié)合當(dāng)前工作情況，定時(shí)開設(shè)相關(guān)工作會(huì)議，對于管理工作中出現(xiàn)的問題，做好相應(yīng)的總結(jié)，并采取合理的措施加以修繕，以保證相關(guān)規(guī)章制度，切實(shí)能符合工作的現(xiàn)實(shí)需求。

3）不斷提升當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的安全性。檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作過程中不可缺少的參考依據(jù)。這個(gè)過程中，檔案管理工作中相關(guān)資料的真實(shí)性，將直接影響到后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關(guān)檔案管理工作的有效性，則有必要對于相關(guān)管理技術(shù)勇于革新，對于當(dāng)前管理環(huán)境進(jìn)行科學(xué)維護(hù)。信息化檔案管理平臺(tái)的安全性，與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及干部職工的工作習(xí)慣，存在很大的聯(lián)系。因此，作為相關(guān)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，有必要從正規(guī)渠道引入正版的殺毒程序，并做好相應(yīng)的更新工作，以保證檔案工作人員有個(gè)安全的工作環(huán)境。此外，相關(guān)工作人員在工作過程中，也需要在合理的制度下進(jìn)行，如在登錄檔案管理賬號(hào)完成工作后，及時(shí)刪除賬號(hào)信息;在工作開始前需要對于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全評測等，從而將相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)降至最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道進(jìn)行。

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