淺談檔案信息的系統管理

朱良毅

摘 要：本文對檔案信息概念和檔案信息系統管理的有關內容進行了簡要的闡述和介紹，同時還對檔案信息系統管理的方法進行分析和探討。

關鍵詞：檔案;信息;系統管理

1 檔案信息概述

檔案信息是多種多樣的，按其歷史時期分，可以分為歷史檔案和現行檔案信息;按其內容性質分，可以分為文書檔案信息、科技檔案信息、專門檔案信息等;按不同的載體形式分，可以分為甲骨檔案信息、金石檔案信息、簡牘檔案信息、紙質檔案信息、影像檔案信息、電子檔案信息等。

檔案信息具有管理性、服務性、政治性、原始記錄性等基本特性。因此，檔案信息是生產建設的重要依據，是科學研究的必要條件，是開展政治斗爭的重要手段，是宣傳教育的生動素材。保證檔案信息的齊全完整，很多工作就可以少走彎路，也可以減少一些不必要的損失。所以，加強檔案信息的系統管理是十分必要的。

2 檔案信息系統管理的基本理論

2.1 系統論認為

世界上所有的事物都可以讓其系統化，每一個系統中還有無數個子系統。當每一個子系統都實現了其最好的效果，那么整個系統便自然而然會達到最好的效果。因此，我們把檔案信息作為一個系統，把檔案信息與檔案信息管理工作作為一個系統工程，那么，按照檔案信息與檔案信息管理工作的自身規律，進行合理組織和合理管理，最大限度地發揮其人力、物力、財力、檔案信息資源的作用，來達到預定的目標。如果我們不把檔案信息工作進行系統的分析，我們的檔案信息工作就可能處在一個沒有業務標準、沒有科學方法與手段、沒有嚴格規章制度的環境中，整個檔案信息系統管理就不可能協調。

2.2 應根據不同檔案信息進行系統管理

這里的信息并不是人們日常所認為事物本身，這里指的是事物本身所釋放出來的信息，信號中的東西。通常人們把它理解為具有新內容、新知識的消息。文書檔案信息主要是指：文件、電報、調查報告、論證材料、情況反映、工作簡報、統計報表、群眾來信來訪、報紙刊物等。此外，還包括領導批示、口頭匯報、直接觀察和會議發言等。檔案信息作為一種重要的信息資源，它可以很好的對客觀社會活動進行較為系統的記載，具有非常重要的信息價值。檔案信息可以在很大程度上為一些問題的處理提供幫助，因為檔案信息可以作為依據。檔案信息和其他信息有很大的不同，其更加的真實客觀，而且還能展示事物最原始的一面，因此檔案信息的價值不言而喻。在經濟領域，檔案信息也發揮著很大的作用，對生產要素起著非常大的增值作用;在領導機關，它是領導科學決策的基礎。但部分檔案信息，不屬于開放范圍，所以應建立必要的管理制度加以控制和篩選。

2.3 檔案信息在一定的范圍內需要有所控制

控制就是建立強有力的控制措施，保證隨時糾正偏差，防止檔案信息工作出現不必要的偏差，致使國家和人民的利益受到大的損失。一個國家、一個機關、一個組織、一個檔案信息工作系統的運轉，像一架機器，既要有開動器，也要有控制器，否則，只能開，不能停，其后果就不堪設想。我們對檔案信息的有所控制，最終的目的都是為了祖國和人民的利益。

國家制定了《中華人民共和國檔案法》就是為了對檔案信息進行有效地保護。而且《檔案法》規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企事業單位和公民都有保護檔案的義務”。當然對檔案信息工作者來說，保護檔案不僅是應盡的義務，而且是一切工作的首要職責。檔案信息工作部門應根據檔案信息的機密程度，建立檔案信息的借閱制度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。檔案信息部門保管的檔案信息，是現行的檔案信息，它主要是為本部門和上級主管部門服務，不屬于開放范圍。對外提供服務需經上級主管部門批準。采取切實可行的控制措施保證檔案信息的齊全、完整、準確來提高檔案信息案卷的質量。

3 檔案信息系統管理的方法

3.1 檔案信息的分級集中管理

檔案信息的原始記錄性質，賦予檔案信息重要的保存價值，使檔案信息成為國家的寶貴財富。目前，我國對于國家的寶貴財富檔案信息實行的是統一制度，而且對于檔案信息實行的是分級負責的集中管理，即：全國各個單位自己的檔案信息原則上是由本單位進行自主保管。《檔案法》第十條規定，對于國家要求的一些檔案信息應當進行立卷歸檔的要及時的進行信息的立卷歸檔，這些應當立卷歸檔的信息要由相關部分進行收集歸納整理，而且這些檔案信息是任何單位和個人都不能據為己有的。同時，對于那些不需要進行歸檔的信息材料，不可以擅自對信息進行歸檔。而且在《檔案法》的第十一條還有這樣的規定，對于單位哪些具有永久或者長期保存價值的信息，各單位要定期的把這些檔案信息向有關檔案館進行移交，從而讓這些具有永久保存價值的檔案信息能夠得到集中統一管理。

作為國家重要財富之一的檔案信息，在對其管理上一定要堅持“實行統一領導、分級管理”的原則，這樣才能夠更好的保證檔案信息的安全以及檔案信息的完整性，便于為社會主義事業發展服務。

3.2 檔案信息的程序化管理

檔案信息工作是一門科學，有其自身的規律，要想把這項工作做好，使其與社會主義事業的發展相適應，就必須建立一個與檔案信息工作自身規律符合的檔案信息管理程序。也就是針對文書部門、業務部門、檔案信息部門的各個環節，形成不同任務，不同層次的檔案信息網絡，建立一個統一的標準化程序。所謂標準化程序，就是要合理的制定實行各項標準，讓檔案信息工作可以變的更加的標準化、規范化。第一、檔案信息收集、整理、鑒定。檔案信息的收集、整理、鑒定就是把分散在各機關、各社會組織和個人手中的檔案信息以及散失在國外的歷史檔案信息，遵照國家規定有計劃地分別集中到有關檔案信息部門，進行分類、組合、排列和編目，使之系統化。把對今后社會主義事業發展有價值的檔案信息保存起來。第二、檔案信息統計、利用。檔案信息統計就是以表冊、數字的形式，揭示檔案信息和檔案信息工作情況。檔案信息的利用就是提供檔案信息資源為社會主義事業服務，它包括檔案信息原件提供利用，檔案復制品提供利用，根據檔案信息內容綜合編資料提供利用。檔案信息提供利用，是檔案信息工作賴以生存的基礎。對于檔案信息事業的發展，具有重要的意義。

3.3 檔案信息的分類管理和綜合管理

檔案信息分類管理就是按照全宗內檔案信息的來源、時間、問題和內容的異同，把檔案信息分為若干類別。在現行的機構中，有很多單位則是把各類別的檔案信息分別在各個部門中保管;如人事檔案信息在人事部門中保管;財務檔案信息在財務部門保管;生產過程中產生的檔案信息在科技檔案信息部門保管。分類管理是必要的，但不能絕對化，過分強調分類而否定綜合管理忽視檔案信息的系統內在聯系，不利于檔案信息的利用。檔案信息的系統管理要求把一個單位所有檔案信息集中統一管理。對各類檔案信息集中綜合管理，有利于及時貫徹執行黨和國家有關檔案信息工作的各項方針、政策，把檔案信息工作納入各級領導的議事日程，強化對檔案信息部門的職能作用，有利于檔案信息的科學管理和維護檔案信息的完整與安全，有利于檔案信息的提供利用和檔案信息資源的開發，有利于檔案信息工作者的素質提高，有利于檔案信息進行系統化、標準化管理，從而使檔案信息工作發揮更大的作用。

參考文獻

[1]張美芳.檔案保護概論[M].中國人民大學出版社，2012.

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