淺談檔案信息的系統(tǒng)管理

朱良毅

摘 要：本文對檔案信息概念和檔案信息系統(tǒng)管理的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了簡要的闡述和介紹，同時還對檔案信息系統(tǒng)管理的方法進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案;信息;系統(tǒng)管理

1 檔案信息概述

檔案信息是多種多樣的，按其歷史時期分，可以分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案信息;按其內(nèi)容性質(zhì)分，可以分為文書檔案信息、科技檔案信息、專門檔案信息等;按不同的載體形式分，可以分為甲骨檔案信息、金石檔案信息、簡牘檔案信息、紙質(zhì)檔案信息、影像檔案信息、電子檔案信息等。

檔案信息具有管理性、服務(wù)性、政治性、原始記錄性等基本特性。因此，檔案信息是生產(chǎn)建設(shè)的重要依據(jù)，是科學(xué)研究的必要條件，是開展政治斗爭的重要手段，是宣傳教育的生動素材。保證檔案信息的齊全完整，很多工作就可以少走彎路，也可以減少一些不必要的損失。所以，加強(qiáng)檔案信息的系統(tǒng)管理是十分必要的。

2 檔案信息系統(tǒng)管理的基本理論

2.1 系統(tǒng)論認(rèn)為

世界上所有的事物都可以讓其系統(tǒng)化，每一個系統(tǒng)中還有無數(shù)個子系統(tǒng)。當(dāng)每一個子系統(tǒng)都實(shí)現(xiàn)了其最好的效果，那么整個系統(tǒng)便自然而然會達(dá)到最好的效果。因此，我們把檔案信息作為一個系統(tǒng)，把檔案信息與檔案信息管理工作作為一個系統(tǒng)工程，那么，按照檔案信息與檔案信息管理工作的自身規(guī)律，進(jìn)行合理組織和合理管理，最大限度地發(fā)揮其人力、物力、財力、檔案信息資源的作用，來達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。如果我們不把檔案信息工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析，我們的檔案信息工作就可能處在一個沒有業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、沒有科學(xué)方法與手段、沒有嚴(yán)格規(guī)章制度的環(huán)境中，整個檔案信息系統(tǒng)管理就不可能協(xié)調(diào)。

2.2 應(yīng)根據(jù)不同檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)管理

這里的信息并不是人們?nèi)粘ＫJ(rèn)為事物本身，這里指的是事物本身所釋放出來的信息，信號中的東西。通常人們把它理解為具有新內(nèi)容、新知識的消息。文書檔案信息主要是指：文件、電報、調(diào)查報告、論證材料、情況反映、工作簡報、統(tǒng)計報表、群眾來信來訪、報紙刊物等。此外，還包括領(lǐng)導(dǎo)批示、口頭匯報、直接觀察和會議發(fā)言等。檔案信息作為一種重要的信息資源，它可以很好的對客觀社會活動進(jìn)行較為系統(tǒng)的記載，具有非常重要的信息價值。檔案信息可以在很大程度上為一些問題的處理提供幫助，因?yàn)闄n案信息可以作為依據(jù)。檔案信息和其他信息有很大的不同，其更加的真實(shí)客觀，而且還能展示事物最原始的一面，因此檔案信息的價值不言而喻。在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，檔案信息也發(fā)揮著很大的作用，對生產(chǎn)要素起著非常大的增值作用;在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基礎(chǔ)。但部分檔案信息，不屬于開放范圍，所以應(yīng)建立必要的管理制度加以控制和篩選。

2.3 檔案信息在一定的范圍內(nèi)需要有所控制

控制就是建立強(qiáng)有力的控制措施，保證隨時糾正偏差，防止檔案信息工作出現(xiàn)不必要的偏差，致使國家和人民的利益受到大的損失。一個國家、一個機(jī)關(guān)、一個組織、一個檔案信息工作系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，像一架機(jī)器，既要有開動器，也要有控制器，否則，只能開，不能停，其后果就不堪設(shè)想。我們對檔案信息的有所控制，最終的目的都是為了祖國和人民的利益。

國家制定了《中華人民共和國檔案法》就是為了對檔案信息進(jìn)行有效地保護(hù)。而且《檔案法》規(guī)定：“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”。當(dāng)然對檔案信息工作者來說，保護(hù)檔案不僅是應(yīng)盡的義務(wù)，而且是一切工作的首要職責(zé)。檔案信息工作部門應(yīng)根據(jù)檔案信息的機(jī)密程度，建立檔案信息的借閱制度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。檔案信息部門保管的檔案信息，是現(xiàn)行的檔案信息，它主要是為本部門和上級主管部門服務(wù)，不屬于開放范圍。對外提供服務(wù)需經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。采取切實(shí)可行的控制措施保證檔案信息的齊全、完整、準(zhǔn)確來提高檔案信息案卷的質(zhì)量。

3 檔案信息系統(tǒng)管理的方法

3.1 檔案信息的分級集中管理

檔案信息的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案信息重要的保存價值，使檔案信息成為國家的寶貴財富。目前，我國對于國家的寶貴財富檔案信息實(shí)行的是統(tǒng)一制度，而且對于檔案信息實(shí)行的是分級負(fù)責(zé)的集中管理，即：全國各個單位自己的檔案信息原則上是由本單位進(jìn)行自主保管。《檔案法》第十條規(guī)定，對于國家要求的一些檔案信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行立卷歸檔的要及時的進(jìn)行信息的立卷歸檔，這些應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的信息要由相關(guān)部分進(jìn)行收集歸納整理，而且這些檔案信息是任何單位和個人都不能據(jù)為己有的。同時，對于那些不需要進(jìn)行歸檔的信息材料，不可以擅自對信息進(jìn)行歸檔。而且在《檔案法》的第十一條還有這樣的規(guī)定，對于單位哪些具有永久或者長期保存價值的信息，各單位要定期的把這些檔案信息向有關(guān)檔案館進(jìn)行移交，從而讓這些具有永久保存價值的檔案信息能夠得到集中統(tǒng)一管理。

作為國家重要財富之一的檔案信息，在對其管理上一定要堅持“實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，這樣才能夠更好的保證檔案信息的安全以及檔案信息的完整性，便于為社會主義事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

3.2 檔案信息的程序化管理

檔案信息工作是一門科學(xué)，有其自身的規(guī)律，要想把這項(xiàng)工作做好，使其與社會主義事業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，就必須建立一個與檔案信息工作自身規(guī)律符合的檔案信息管理程序。也就是針對文書部門、業(yè)務(wù)部門、檔案信息部門的各個環(huán)節(jié)，形成不同任務(wù)，不同層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建立一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化程序。所謂標(biāo)準(zhǔn)化程序，就是要合理的制定實(shí)行各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案信息工作可以變的更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第一、檔案信息收集、整理、鑒定。檔案信息的收集、整理、鑒定就是把分散在各機(jī)關(guān)、各社會組織和個人手中的檔案信息以及散失在國外的歷史檔案信息，遵照國家規(guī)定有計劃地分別集中到有關(guān)檔案信息部門，進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。把對今后社會主義事業(yè)發(fā)展有價值的檔案信息保存起來。第二、檔案信息統(tǒng)計、利用。檔案信息統(tǒng)計就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案信息和檔案信息工作情況。檔案信息的利用就是提供檔案信息資源為社會主義事業(yè)服務(wù)，它包括檔案信息原件提供利用，檔案復(fù)制品提供利用，根據(jù)檔案信息內(nèi)容綜合編資料提供利用。檔案信息提供利用，是檔案信息工作賴以生存的基礎(chǔ)。對于檔案信息事業(yè)的發(fā)展，具有重要的意義。

3.3 檔案信息的分類管理和綜合管理

檔案信息分類管理就是按照全宗內(nèi)檔案信息的來源、時間、問題和內(nèi)容的異同，把檔案信息分為若干類別。在現(xiàn)行的機(jī)構(gòu)中，有很多單位則是把各類別的檔案信息分別在各個部門中保管;如人事檔案信息在人事部門中保管;財務(wù)檔案信息在財務(wù)部門保管;生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的檔案信息在科技檔案信息部門保管。分類管理是必要的，但不能絕對化，過分強(qiáng)調(diào)分類而否定綜合管理忽視檔案信息的系統(tǒng)內(nèi)在聯(lián)系，不利于檔案信息的利用。檔案信息的系統(tǒng)管理要求把一個單位所有檔案信息集中統(tǒng)一管理。對各類檔案信息集中綜合管理，有利于及時貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案信息工作的各項(xiàng)方針、政策，把檔案信息工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，強(qiáng)化對檔案信息部門的職能作用，有利于檔案信息的科學(xué)管理和維護(hù)檔案信息的完整與安全，有利于檔案信息的提供利用和檔案信息資源的開發(fā)，有利于檔案信息工作者的素質(zhì)提高，有利于檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而使檔案信息工作發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]張美芳.檔案保護(hù)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，2012.

[2]陳兆祦.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].中國人民大學(xué)出版社，2005.