公路建設工程中電子化檔案管理系統

張春妍

摘 要：隨著電子計算機技術的發展于在工程建設上的逐步普及應用。公路工程建設項目檔案管理工作中，電子檔案正在逐漸變得重要起來。文章結合筆者自身工作經驗，就公路工程電子檔案管理工作做好的方法進行探討。

關鍵詞：公路工程;電子檔案;管理方法

隨著現代的發展和進步，人們不滿足于過去處理事情的一般方法，開始探索和尋找讓工作做起來可以事半功倍的方法。在公路工程建設項目檔案管理中，電子檔案的地位變得尤為突出，并且在公路工程建設項目檔案管理中發揮著越來越的重要作用。這是因為相對于紙質版檔案，電子檔案具有查詢速度快、安全性好、可靠性高的優點。因此做好公路工程電子檔案的管理工作變得尤為重要，筆者綜合工作經驗談一談讓電子檔案管理工作做好的方法。

1 公路工程電子檔案的優點

1）公路工程電子檔案的存儲形式多樣。檔案管理人員在存儲檔案時可以按照存儲物的不同類型來選擇最適合的當前需要存儲文件的存儲形式，這是紙質版檔案所不能辦到且無法辦到的。同時電子檔案在一定程度上可以保證存儲物內容的完整性和將存儲物的優點進行最大化和解決存儲物自身的缺點。

2）相對于紙質檔案來說，電子檔案的占用面積更小。紙質版檔案需要一定的存儲空間來存儲文件。而電子檔案可以存儲在計算機上，從而大大減小所需的存儲空間，同時電子檔案可以不用人為去書寫，可以防止因為時間長久而導致字的褪色讓字變得模糊不清。在信息的更新方面，紙質版檔案必須通過人為書面書寫的方式來更新必要的內容，而電子檔案讓信息可以實時更新，讓信息的更新變得不再麻煩，節省了一定的時間。

3）電子形式的檔案方便了管理人員資料的整理和查閱。紙質版的檔案分類困難，所需分類時間長，查找所需資料慢。電子檔案可以把資料按照不同類別或者同一類別的不同時間進行分門別類，可以輕松的把資料放在相應的指定好的位置上。這時查閱人在查閱信息時只需要到電子檔案時指定的位置去尋找所需的信息即可。

4）電子檔案安全性好。紙質版的檔案容易丟失，且一旦丟失就只能重新書寫，而電子檔案可以進行數據加密和數據復制。不但不易丟失，就算丟失也可以重新找回。紙質版檔案也容易因一些人類無法預知的事故而變得殘缺不全，例如火災、水災等。此時更嚴重的結果可能是會將內容全部毀掉，無法復原。而電子檔案可以對數據進行復制和加密，發生意外后，可以在另一臺設備上查看，不必擔心資料內容的丟失和被銷毀。通過上層的審批后，只需找到其所需刪除的所在位置進行操作就可。因為采用高新技術，電子檔案有了防御的功能，不易發生信息泄露。

2 公路工程電子檔案的一般形式

公路工程電子檔案的主要形式有JPEG格式、PDF格式以及MPEC格式。

1）JPEG格式。JPEG格式類的檔案主要用于工程施工前照片的資料存檔和會議資料存檔，因為JPEG格式類的文檔可以有效的解決照片因為時間長而導致的褪色和失真等問題。

2）PDF格式。PDF格式類的檔案主要用于申報和審批文件、招投標文件等，因為PDF格式類文件網絡傳輸速度快，同時還可以保持照片原有的相貌。

3）MPEC格式。MPEC格式類檔案主要用于視頻資料類的存檔，因為MPEC格式類檔案可以最大程度上保存好檔案資料的完整性，最大程度展示出檔案工作的內容。同時可以通過觀看這類格式存儲的視頻解決一些施工工程方面的一些問題。解決一些不必要的麻煩。

3 做好公路工程電子檔案的收集整理工作

公路工程是一項程序性較高的工程，此工程更注重信息的收集和分析。因為從中獲取的經驗和教訓都是為了以后能夠更有效更有序的完成工作。因此公路工程電子檔案中的材料和內容對真實方面和完整方面要求高。

1）公路工程電子檔案的設置機制要明確。在電子檔案文件的形成和管理過程中要明確職責。要進行一定程度上的分工合作，電子檔案文件的日常監督、指導和保管等工作通常的由檔案部門或辦公室負責。

2）公路工程電子檔案全面的記錄工程建設全過程。在電子檔案中全面的記錄在筆者看來這是必不可少的，同時全面的記錄也并不代表著對全過程的復述。為了更好的完成后面的工作，在現有工作的基礎上，合理的分析是至關重要的一步也是不容有差池的一步，不僅可以更能看清現在的局勢同時為以后的工作做好最萬全的計劃。

3）公路工程電子檔案的存檔程序。一是工程建設業務的部門應及時提交需要存檔的電子文件，保證存儲信息的實時跟進與更新;二是檔案管理人員要把電子檔案文件放在指定的計算機服務器上防止電子檔案的丟失;三是對已存檔的電子檔案文件要進行規范性整理，對電子檔案文件進行一定的分門別類，方便電子檔案的查詢和閱覽;四是對已存檔存電子檔案的信息進行查缺補漏，防止因為電子檔案信息的殘缺不全而造成不可挽救的后果。

4 做好公路工程電子檔案的安全管理工作

與傳統的紙質檔案相比，電子檔案對各類信息的記錄更方便更快捷，省掉一些不必浪費的時間，同時在整理和查找需要的信息時可以更快速更高效，在安全性能上有了一定的保障，但是電子檔案對存檔文件的安全性上的要求更高。

1）加強電子檔案管理安全教育，提高檔案管理人員的安全意識。無論任何事情，人都是第一要素。對于電子檔案管理人員要一定進行嚴格篩選，層層把關，同時要提高電子檔案管理人員的安全教育，提高管理人員的安全意識，定期對電子檔案管理人員進行安全教育知識培訓，為電子檔案管理工作打下堅實的基礎。

2）完善電子檔案管理工作的安全制度。采用高新安全技術，對于存儲電子檔案的位置要實時監控，實時防御，有意外發生時要有一定的應變能力和相應的應急對策，保證電子檔案管理人員的專業素養和一定的解決突發狀況的能力。

3）電子檔案的數據要加密和備份。對于電子檔案要進行數據加密和數據備份，防止意外發生時導致電子檔案信息的泄露和信息丟失所帶來的麻煩。

4）對電子檔案管理人員進行賞罰分明制度。對于電子檔案管理好的人員要進行一定的獎賞，對其予以表揚;同時要對于電子檔案管理有漏洞的人員要有一定的懲罰力度，同時要求其反思自身原因，防止事情的再發生。

5 明確公路工程電子檔案工作的注意事項

電子檔案存檔時要注意存儲格式的規范性和內容的準確性。對于已存檔的電子檔案每隔一段時間要進行一遍篩查，如果發生問題要及時上報同時拿出其專業的解決方案進行補救，做好補救措施。

對于存檔電子檔案的設備每一段時間要進行一次跟更新，防止因為設備的老化出現電子檔案丟失等問題，造成不必要的麻煩。同時對于已存檔的電子檔案也要進行實時的更新，以免出現信息漏洞。在放置存儲電子檔案的設備的環境選擇上，要盡量選擇灰塵少、光照良好、水分低、溫度適宜的空間。在電子檔案的取用時，查閱者要有一定相關信息可證明其身份，對于身份信息不明者不予外借，同時不提供電子檔案的原件，可提供復印件供查閱者查看，在借閱時間的安排上，借閱時間一般不超過4個小時。

在電子檔案的銷毀方面，首先由檔案管理人員排列出需要銷毀的文件，然后經過本單位的檔案鑒定小組鑒定，最后由領導進行審批，最后由監銷人簽名蓋章后方可銷毀。

6 結語

電子檔案在公路工程建設項目檔案管理工作中得到應用，并且有走向成熟的趨勢，不僅如此，電子檔案在公路工程建設項目檔案管理中的地位變得更為突出，并且發揮著重要作用，但是要找到能夠更快的提升檔案管理的水平，更好的提高公路工程檔案管理工作的質量的方法，還需要進一步用實際行動去探索和提高。

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