城市建設檔案管理現狀與規范化措施探討

司徒海羽

摘 要：隨著我國社會經濟的發展和城市化進程的加快，城市基礎設施建設日益完善，彰顯了城市建設與發展的現代化水平。伴隨著城市數量和規模的不斷擴大，越來越多的基建類工程項目投入建設，并且還有一部分舊城改造項目得到順利開展，在這樣的背景下，城市建設檔案管理工作的重要性日益凸顯。城市建設檔案真實的反映和記錄了一個城市的建設過程以及大大小小的工程項目，這些詳實的信息和資料是探究城市發展變化的最重要依據，同時城市建設檔案還能夠為今后的城市規劃工作的開展提供必要的參考。但是當前面臨著日益復雜的城市建設信息和數據，城市建設檔案管理工作中也暴露出了一定的問題和不足，本文就主要圍繞城市建設檔案管理的現狀及其規范化措施進行分析和研究。

關鍵詞：城市建設;檔案管理現狀;規范化措施

城市建設檔案主要就是指在城市發展和規劃的過程中，對與城市建設相關的工程項目、管理資料等的記錄，相關的信息數據記錄可以以文件、表格、圖紙和影音等的形式呈現。城市建設檔案具有原始性和動態性的特征，城市建設檔案主要就是記錄了城市規劃和管理活動形成并歸檔的科學技術文件材料，城市建設檔案主要分為城市勘測與城市規劃檔案、城市建設管理檔案、市政工程檔案等幾大類別，其中涉及的城市建設信息包括城市的自然風貌、地理環境、地上建筑物以及地下管線工程等等。[1]這些信息伴隨著城市的發展變化不斷更新，城市建設檔案既包括對這些資料原始的記錄，同時還需要不斷的進行檔案信息數據以及相關文件資料的補充和更新。城市建設檔案的管理內容十分復雜，在當前城市快速發展的大環境下，要切實提高城市建設檔案管理的有效性，就必須要解決好當前檔案管理工作中存在的弊端，提出城市建設檔案規范化管理的優化舉措。

1 城市建設檔案管理的現狀分析

1.1 對城市建設檔案管理工作重視程度不夠

當前城市建設檔案管理工作在開展的過程中暴露出對城市建設檔案管理缺乏重要性認知的問題，這也就導致城市建設檔案管理長期處于比較混亂的狀態。首先就是體現在缺少專門的和統一的城市建設檔案管理部門，對于城市建設檔案大多是實行分散化的管理，涉及相關工程以及其他規劃管理的內容是由各自的主管部門進行檔案資料收集與整理，難以統一進度，增加后期匯總難度。[2]其次是體現在現有的城市建設檔案信息資料不夠全面，由于在城市建設發展的過程中長期存在著忽視檔案管理的問題，使得一些重要的工程信息、管理文件沒有及時歸檔，甚至資料丟失，造成這種情況的根本原因就在于缺乏完善城市建設檔案管理機制。

1.2 城市建設檔案管理的形式落后

隨著城市建設水平的不斷提高和城市規模的不斷擴展，城市建設檔案管理需要涉及的范圍更加的廣泛，相應的信息數據也更加龐大和復雜。但是當前在進行城市建設檔案管理的過程中，仍然采用比較傳統的檔案資料收集、整理、分類和歸檔的方法，不僅使得城市建設檔案管理效率低下，同時還容易影響信息數據的真實性和全面性。[3]尤其是對于一些工程類的建設項目，其主要的檔案呈現形式不是一份文件，更多的是借助于圖片、工程數據及各類動態化的影像資料來進行記錄，如果僅僅采取人工收集和紙質檔案收集的方法來進行城市建設檔案管理，存在較大的被動性，同時也嚴重影響了城市建設檔案的完整性。

1.3對城市建設檔案缺乏有效利用

當前之所以對城市建設檔案管理工作的重要性認識不夠，關鍵就在于對城市建設檔案還缺乏有效的利用，沒有全面的認識到建設檔案資料的應用價值。比如許多建設單位或者城市規劃管理部門，對于收集的資料信息完成歸檔后，就是進行長期性的封存管理，沒有對城市建設檔案中的各類信息數據進行有效的分析和處理，在進行后續的城市建設及城市管理時，忽視了對檔案的查詢，沒有根據原始的和有價值的信息資料制定新的工程方案和管理措施，這就很容易導致工程建設和城市管理存在一定的盲目性。

2 城市建設檔案管理的規范化措施研究

2.1 建立健全城市建設檔案管理制度

要實現城市建設檔案的規范化管理，最關鍵的就是要建立健全城市建設檔案管理制度，以制度化來進一步明確城市建設檔案管理的規范和要求。首先是要在認識到城市建設檔案管理重要性的基礎上，構建統一的城市建設檔案管理機構，成立專門的城市建設檔案管理部門，相關工作人員要充分的參與到城市各類工程建設及規劃管理的工作當中，通過與相關建設單位、管理部門的協調合作，設置專門的檔案員崗位，統一的負責進行檔案文件的整理、一些資料的收集與審核。[4]這就規范了城市建設檔案收集與移交等的流程。其次，是要通過制度規范來確保城市建設檔案內容的真實性和完整性，要明確檔案收集的范圍，相關檔案管理人員要經過必要的考核和培訓，能夠做到檔案信息資料同步收集、同步整理與同步監督檢查，健全檔案管理責任機制與監督機制，從而有效的提升城市建設檔案管理工作的專業性。

2.2 搭建信息化城市建設檔案綜合管理平臺

伴隨著信息技術的不斷發展和互聯網絡的普及，城市建設檔案管理工作的模式和手段也要不斷優化和改進。借助于先進的信息網絡，可以搭建信息化的城市建設檔案綜合管理平臺，投入必要的資金強化計算機網絡建設，引進統一的檔案信息管理軟件，改變傳統的人工收集與信息錄入的方法。首先通過信息化城市建設檔案綜合管理平臺，可以以網絡化對接的方式直接對相關的工程建設單位和管理部門進行信息資料的收集，只需要利用計算機進行信息的實時上傳，就實現了檔案信息的快速傳輸，極大的提高了城市建設檔案管理的效率。[5]其次在先進信息技術和現代化掃描儀等設備的支持下，還能夠有序的對傳統紙質檔案進行數字化轉化，這也就確保了原始檔案資料的安全性，同時在計算機平臺上還可以同時實現文字、圖片、數據以及音像等各種資料的兼容，也就極大的保證了城市建設檔案的完整性。

2.3 優化城市建設檔案管理服務

城市建設檔案在城市規劃管理工作中發揮著重要的作用，新的工程項目的建設以及管理規范的制定提供了必要的依據。檔案管理的最終目的就是要實現檔案資料的有效利用，因此有必要通過不斷的優化城市建設檔案管理服務來彰顯檔案的利用價值。[6]在構建相應的信息化檔案管理平臺的基礎上，還可以進一步建立和充實城市建設檔案數據庫，利用大數據實現對各類檔案信息的快速檢索與集中處理，不斷的擴充城市建設檔案管理的服務功能，比如編制檢索目錄，使用戶能夠通過年份檢索或關鍵詞檢索實現快速查找，再比如主動的根據一些工程項目建設的需要對歷史檔案信息數據進行整合，為其提供精準化的信息參考，真正的變檔案管理為檔案應用。

3 結語

要提升城市建設檔案管理效率和水平，就要解決好當前城市建設檔案管理中存在的突出問題，通過制度約束、技術升級以及優化服務等的措施提高城市建設檔案管理的規范性和有效性。

參考文獻

[1]聶敏環.城市建設檔案管理現狀與規范化措施[J].城建檔案，2019（12）：47-48.

[2]李萌.推進城市建設工程檔案管理工作規范化標準化措施[J].傳播力研究，2019，2（24）：198.

[3]李然.城市建設檔案管理的規范化措施探析[J].黑龍江科學，2017，8（14）：120-121.

[4]劉宇.城市建設檔案管理現狀以及規范化策略[J].才智，2016（16）：239.

[5]夏麗穎.探討城市建設工程檔案規范化管理現狀以及優化策略[J].才智，2018（10）：271.

[6]鄭偉.淺論城市建設檔案管理現狀及規范化建設[J].辦公室業務，2017（09）：107.