城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀與規(guī)范化措施探討

司徒海羽

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的加快，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日益完善，彰顯了城市建設(shè)與發(fā)展的現(xiàn)代化水平。伴隨著城市數(shù)量和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，越來越多的基建類工程項(xiàng)目投入建設(shè)，并且還有一部分舊城改造項(xiàng)目得到順利開展，在這樣的背景下，城市建設(shè)檔案管理工作的重要性日益凸顯。城市建設(shè)檔案真實(shí)的反映和記錄了一個(gè)城市的建設(shè)過程以及大大小小的工程項(xiàng)目，這些詳實(shí)的信息和資料是探究城市發(fā)展變化的最重要依據(jù)，同時(shí)城市建設(shè)檔案還能夠?yàn)榻窈蟮某鞘幸?guī)劃工作的開展提供必要的參考。但是當(dāng)前面臨著日益復(fù)雜的城市建設(shè)信息和數(shù)據(jù)，城市建設(shè)檔案管理工作中也暴露出了一定的問題和不足，本文就主要圍繞城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀及其規(guī)范化措施進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè);檔案管理現(xiàn)狀;規(guī)范化措施

城市建設(shè)檔案主要就是指在城市發(fā)展和規(guī)劃的過程中，對與城市建設(shè)相關(guān)的工程項(xiàng)目、管理資料等的記錄，相關(guān)的信息數(shù)據(jù)記錄可以以文件、表格、圖紙和影音等的形式呈現(xiàn)。城市建設(shè)檔案具有原始性和動(dòng)態(tài)性的特征，城市建設(shè)檔案主要就是記錄了城市規(guī)劃和管理活動(dòng)形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料，城市建設(shè)檔案主要分為城市勘測與城市規(guī)劃檔案、城市建設(shè)管理檔案、市政工程檔案等幾大類別，其中涉及的城市建設(shè)信息包括城市的自然風(fēng)貌、地理環(huán)境、地上建筑物以及地下管線工程等等。[1]這些信息伴隨著城市的發(fā)展變化不斷更新，城市建設(shè)檔案既包括對這些資料原始的記錄，同時(shí)還需要不斷的進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)以及相關(guān)文件資料的補(bǔ)充和更新。城市建設(shè)檔案的管理內(nèi)容十分復(fù)雜，在當(dāng)前城市快速發(fā)展的大環(huán)境下，要切實(shí)提高城市建設(shè)檔案管理的有效性，就必須要解決好當(dāng)前檔案管理工作中存在的弊端，提出城市建設(shè)檔案規(guī)范化管理的優(yōu)化舉措。

1 城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 對城市建設(shè)檔案管理工作重視程度不夠

當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理工作在開展的過程中暴露出對城市建設(shè)檔案管理缺乏重要性認(rèn)知的問題，這也就導(dǎo)致城市建設(shè)檔案管理長期處于比較混亂的狀態(tài)。首先就是體現(xiàn)在缺少專門的和統(tǒng)一的城市建設(shè)檔案管理部門，對于城市建設(shè)檔案大多是實(shí)行分散化的管理，涉及相關(guān)工程以及其他規(guī)劃管理的內(nèi)容是由各自的主管部門進(jìn)行檔案資料收集與整理，難以統(tǒng)一進(jìn)度，增加后期匯總難度。[2]其次是體現(xiàn)在現(xiàn)有的城市建設(shè)檔案信息資料不夠全面，由于在城市建設(shè)發(fā)展的過程中長期存在著忽視檔案管理的問題，使得一些重要的工程信息、管理文件沒有及時(shí)歸檔，甚至資料丟失，造成這種情況的根本原因就在于缺乏完善城市建設(shè)檔案管理機(jī)制。

1.2 城市建設(shè)檔案管理的形式落后

隨著城市建設(shè)水平的不斷提高和城市規(guī)模的不斷擴(kuò)展，城市建設(shè)檔案管理需要涉及的范圍更加的廣泛，相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)也更加龐大和復(fù)雜。但是當(dāng)前在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理的過程中，仍然采用比較傳統(tǒng)的檔案資料收集、整理、分類和歸檔的方法，不僅使得城市建設(shè)檔案管理效率低下，同時(shí)還容易影響信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和全面性。[3]尤其是對于一些工程類的建設(shè)項(xiàng)目，其主要的檔案呈現(xiàn)形式不是一份文件，更多的是借助于圖片、工程數(shù)據(jù)及各類動(dòng)態(tài)化的影像資料來進(jìn)行記錄，如果僅僅采取人工收集和紙質(zhì)檔案收集的方法來進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理，存在較大的被動(dòng)性，同時(shí)也嚴(yán)重影響了城市建設(shè)檔案的完整性。

1.3對城市建設(shè)檔案缺乏有效利用

當(dāng)前之所以對城市建設(shè)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，關(guān)鍵就在于對城市建設(shè)檔案還缺乏有效的利用，沒有全面的認(rèn)識(shí)到建設(shè)檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。比如許多建設(shè)單位或者城市規(guī)劃管理部門，對于收集的資料信息完成歸檔后，就是進(jìn)行長期性的封存管理，沒有對城市建設(shè)檔案中的各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和處理，在進(jìn)行后續(xù)的城市建設(shè)及城市管理時(shí)，忽視了對檔案的查詢，沒有根據(jù)原始的和有價(jià)值的信息資料制定新的工程方案和管理措施，這就很容易導(dǎo)致工程建設(shè)和城市管理存在一定的盲目性。

2 城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化措施研究

2.1 建立健全城市建設(shè)檔案管理制度

要實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案的規(guī)范化管理，最關(guān)鍵的就是要建立健全城市建設(shè)檔案管理制度，以制度化來進(jìn)一步明確城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范和要求。首先是要在認(rèn)識(shí)到城市建設(shè)檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，構(gòu)建統(tǒng)一的城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，成立專門的城市建設(shè)檔案管理部門，相關(guān)工作人員要充分的參與到城市各類工程建設(shè)及規(guī)劃管理的工作當(dāng)中，通過與相關(guān)建設(shè)單位、管理部門的協(xié)調(diào)合作，設(shè)置專門的檔案員崗位，統(tǒng)一的負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案文件的整理、一些資料的收集與審核。[4]這就規(guī)范了城市建設(shè)檔案收集與移交等的流程。其次，是要通過制度規(guī)范來確保城市建設(shè)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，要明確檔案收集的范圍，相關(guān)檔案管理人員要經(jīng)過必要的考核和培訓(xùn)，能夠做到檔案信息資料同步收集、同步整理與同步監(jiān)督檢查，健全檔案管理責(zé)任機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制，從而有效的提升城市建設(shè)檔案管理工作的專業(yè)性。

2.2 搭建信息化城市建設(shè)檔案綜合管理平臺(tái)

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，城市建設(shè)檔案管理工作的模式和手段也要不斷優(yōu)化和改進(jìn)。借助于先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)，可以搭建信息化的城市建設(shè)檔案綜合管理平臺(tái)，投入必要的資金強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，引進(jìn)統(tǒng)一的檔案信息管理軟件，改變傳統(tǒng)的人工收集與信息錄入的方法。首先通過信息化城市建設(shè)檔案綜合管理平臺(tái)，可以以網(wǎng)絡(luò)化對接的方式直接對相關(guān)的工程建設(shè)單位和管理部門進(jìn)行信息資料的收集，只需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的實(shí)時(shí)上傳，就實(shí)現(xiàn)了檔案信息的快速傳輸，極大的提高了城市建設(shè)檔案管理的效率。[5]其次在先進(jìn)信息技術(shù)和現(xiàn)代化掃描儀等設(shè)備的支持下，還能夠有序的對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這也就確保了原始檔案資料的安全性，同時(shí)在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上還可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)文字、圖片、數(shù)據(jù)以及音像等各種資料的兼容，也就極大的保證了城市建設(shè)檔案的完整性。

2.3 優(yōu)化城市建設(shè)檔案管理服務(wù)

城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃管理工作中發(fā)揮著重要的作用，新的工程項(xiàng)目的建設(shè)以及管理規(guī)范的制定提供了必要的依據(jù)。檔案管理的最終目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用，因此有必要通過不斷的優(yōu)化城市建設(shè)檔案管理服務(wù)來彰顯檔案的利用價(jià)值。[6]在構(gòu)建相應(yīng)的信息化檔案管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，還可以進(jìn)一步建立和充實(shí)城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對各類檔案信息的快速檢索與集中處理，不斷的擴(kuò)充城市建設(shè)檔案管理的服務(wù)功能，比如編制檢索目錄，使用戶能夠通過年份檢索或關(guān)鍵詞檢索實(shí)現(xiàn)快速查找，再比如主動(dòng)的根據(jù)一些工程項(xiàng)目建設(shè)的需要對歷史檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，為其提供精準(zhǔn)化的信息參考，真正的變檔案管理為檔案應(yīng)用。

3 結(jié)語

要提升城市建設(shè)檔案管理效率和水平，就要解決好當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理中存在的突出問題，通過制度約束、技術(shù)升級以及優(yōu)化服務(wù)等的措施提高城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范性和有效性。

參考文獻(xiàn)

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