探索病歷檔案規范化管理的新模式

鄒巖明

摘 要：探索病歷檔案規范化管理的新模式指的是借助云計算、大數據等技術，以互聯網為基礎的病歷檔案規范化管理的形式。在醫藥管理改革的背景下，病歷檔案規范化管理改革不僅是檔案管理的技術改革，而且是觀念的轉變。在長期的病歷檔案管理實踐中，病歷檔案管理工作者必須克服壓力，迎接挑戰，必須不斷提高自身能力和技能，努力做好工作。本文具體探索病歷檔案規范化管理的新模式，為推動醫院病歷檔案規范化發展提供參考。

關鍵詞：病歷;規范化;檔案;新模式;管理

隨著醫療衛生事業的不斷發展和現代化的需要，科學管理和有效利用病歷檔案已成為加強醫院管理的重要組成部分。病歷檔案是醫院的主要檔案，基數大，增長速度快。醫院的病歷有幾萬、幾十萬、幾十萬甚至幾百萬、幾萬。如何規范這些巨額病案的管理，是醫院最關心、最困難的問題，人們認識到只有通過各項舉措探索病歷檔案規范化管理的新模式，努力提高病歷檔案管理水平，醫療事業的發展才會更加持續穩定。

1 新模式環境對病歷檔案規范化管理的存在的問題

1.1 病歷檔案規范化管理人員的專業素養較低

隨著醫藥管理改革的到來，病歷檔案規范化管理人員的專業素養的缺失阻礙了病歷檔案規范化管理工作的有效開展。病歷檔案規范化管理人員的管理知識主體和客體沒有不斷更新，未與時俱進。病歷檔案規范化管理人員由于缺乏對專業素養的認識，所以目前我國病歷檔案規范化管理中對于新模式環境方面的關注度不夠，醫院未能在引進相關方面人才上做出投入，現有的人才體系由于專業度不夠以至于難以制定出行之有效的新模式環境控制方法，無法了解掌握新模式時代病歷檔案規范化管理的相關技能，更不必說將其融入新模式環境。

1.2 病歷檔案規范化管理的新模式服務水平較低

我國很多醫院采用的是粗放型的病歷檔案規范化管理服務模式，沒有形成相對完善的病歷檔案服務制度。這種簡單而又無規律、無任何約束的檔案管理服務，導致財務管理過程中存在一些很大的漏洞。要么病歷檔案規范化管理不重視提高新模式服務水平，一味追求高收益，要么病歷檔案規范化管理過度重視提高新模式服務水平，導致醫院的病歷檔案規范化管理建設成本支出過于龐大。同時，病歷檔案規范化管理的媒體水平較低雖然規劃了整潔統一的服務區域，但新模式基礎設施卻并不健全，而且還存在著很嚴重的服務不到位、錯位等多方問題。

1.3 缺乏科學、專業的檔案管理制度

病歷檔案規范化管理存在問題的主要原因是沒有建立相應的規章制度，缺乏規范病歷檔案規范化管理的主動性。缺乏新模式應用土壤使得教育、衛生和文化在病歷檔案規范化管理是很難進行下去。一些醫院的檔案管理制度與實際脫軌，盲目跟風地追求自動化、現代化，對于真正科學、專業的檔案管理制度的發展，沒有一個相應具體規劃，不能及時、準確的在新模式環境中應用檔案管理制度。

2 建立病歷檔案規范化管理新模式的建議

2.1 組織落實，責任明確，快速高效建好病歷檔案

以醫院名義行文成立檔案升級領導小組、檔案鑒定領導小組和醫院綜合檔案室，由醫院黨總支書記任組長，負責檔案管理的組織指揮和協調工作，醫院各科室負責人為領導小組成員，有關科室明確了一名同志作為兼職檔案干部; 在檔案管理中，快速高效建好病歷檔案，各種信息之間存在著邏輯依賴關系，卷宗與庫房管理、編碼與總件數與分類件數等。邏輯關系和信息數據實體一起構成計算機數據庫。一方面，用戶應更多地參與系統設計，包括系統功能設計和數據庫設計。例如，根據不同地區的檔案相關信息，我們可以根據地圖、關鍵字或菜單建立查詢。我們可以為用戶提供可擴展的查詢功能。可以查詢。可以向研究所內部人員提供查詢。此外，還可以增加查詢歷史和基于查詢內容的相關內容推薦功能，提高系統的實用性。

2.2 實現了病歷檔案的規范化管理

醫院在沒有現成經驗的情況下，對該院病歷檔案的形成規律、內容、特點進行認真地分析研究，開創性的工作，為病歷檔案訂制了專用的檔案盒，避免了原來軟袋、選購了病歷檔案專用的計算機軟件，做到病人出院結賬，病歷檔案就及時錄入、編號、裝盒、歸檔，前后銜接;四是為病歷檔案設置了專用的庫房，并按照庫房安全保管的要求購置了防護設備，安裝了防護設施;配備了病歷檔案專用的檔案柜子，永久保存的檔案用鐵皮柜關門保管，長期和短期保存的檔案用木柜開架保管。在檔案管理信息系統的備份技術保護指的是數據拷貝技術，數據拷貝備份存儲在不同的地方，能夠對自然災害及暴力突發事件等破壞導致信息丟失進行預備。在檔案管理信息系統的備份技術的核心是質量和安全。在檔案管理信息系統的運行、加工、運輸、查詢過程中，甚至在廢棄、回收利用過程中，都要運用備份技術的原理，使計算機在檔案管理信息系統的中履行備份技術保護義務和相關程序。數據拷貝保存形式主要分為：硬盤、磁帶、光盤。

2.3 吸引和培養檔案管理專業技術人才

目前為了更好地發展檔案數據庫，將其理論優勢最大程度地展現出來，進行人才培養。首先醫院能夠幫助學生更好吸收書本檔案理論知識，而后各醫院工作內容能夠提供給學生更好的實踐選擇，讓學生能夠豐富自己的實踐經驗，將檔案理論知識與具體實踐內容相結合起來，更高效地提升專業人才培養程度。其次是需要保證核心人才工作的長期性。對于每一個醫院來說，都需要意識到現階段已經不再是幾十年以前的包分配的管理形式，而是面對醫院和人才雙向選擇的一個全新局面。在這個局面之下，人才可以自由的選擇是否辭職、是否求職、是否長期工作，而病歷檔案規范化管理方面所需要做的就是不斷的激發自身的優越性，使得更多的高質量人才愿意來到醫院，參加病歷檔案規范化管理工作并且長期的留用下去。

2.4 履行檔案管理原則，實現了病歷檔案的集中統一管理

長期以來，由于病案數量多、相對獨立，醫院大部分病案沒有納入全院檔案管理系統，基本上都是由醫務科（科室）單獨保管，其分類和編號與醫院其他檔案分開。醫院實現了“三個個統一”：一是統一領導，在醫院檔案領導小組統一領導下，全面部署醫院各類檔案和載體;二是統一目錄，除統一制作病歷外，還有檔案目錄，編制的病歷目錄，統一交醫院總檔案室保管和使用。三是統一臺賬，將病案基數、增減數量列入醫院綜合檔案統計臺賬內容。檔案管理信息系統的集中統一管理目前正由各醫院和科研機構牽頭實施，“計算機+檔案管理”的出現為病歷檔案管理信息系統安全策略奠定了基礎，病歷檔案管理信息系統安全策略在檔案管理的實踐為社會創造了不可估量的價值，病歷檔案數據庫的管理對網絡和信息系統有很強的依賴性。

3 結束語

病歷檔案管理發展在國內外都有著悠久的歷史。我國現代病歷檔案管理已有近百年的歷史。總結100年來病歷檔案管理的發展歷史，總結病歷檔案管理的經驗，只有全面理解新技術豐富的理論知識和操作經驗，才能把檔案管理中的高效率和高準確率等優點完全的發揮出來，為醫院的進一步的發展提供更加精確的數據和信息服務，促進病歷檔案規范化管理的快速發展。希望通過本文論述，為推進醫院管理改革貢獻一份力量。

參考文獻

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