就業服務中心檔案管理深思

摘 要：就業服務中心在新時期下為廣大民眾提供各種就業服務工作中，會產生大量檔案資源，只有加強對各種檔案資源的充分利用，做好檔案管理工作，才能使得就業服務中心能夠充分發揮自身應有職能效用。基于此，本文將結合筆者自身多年工作實踐，在對當前就業服務中心檔案管理中存在的實際問題進行說明下，重點針對就業服務中心如何高效開展檔案管理工作進行簡要分析研究。

關鍵詞：就業服務中心;檔案管理;現存問題;管理策略

雖然近些年各地就業服務中心對檔案管理及其重要性的認識程度不斷加深，能夠自覺認識到落實檔案管理，是就業服務中心有效提升人才服務能力的重要路徑。但因受到諸多因素影響，使得當前就業服務中心在檔案管理中仍然問題頻出，本文可以為突破當前就業服務中心檔案管理困境，提升其整體管理成效給予相應理論參考與實踐指導幫助。

1 就業服務中心深化落實檔案管理的現存問題

1.1 檔案管理規范性較低

就業服務中心在當前的檔案管理中，存在的一大現實問題即體現在檔案管理工作時常會出現各種不規范的情況。例如同省份不同城市地區的就業服務中心在檔案歸檔中采用的方式、標準等往往會截然不同，而這一問題出現的根本原因在于就業服務中心中所采用的檔案管理制度并不完善，現行制度一般只籠統地對檔案管理要求進行說明，但并未對各項具體管理流程、各崗位工作人員在檔案管理中的應負職責、管理權限等進行詳細明確。在缺乏規范、統一、完善的檔案管理制度約束與指導下，比較容易導致就業服務中心檔案管理工作出現較為隨意、規范性偏低的問題。

1.2 信息化管理程度不足

在我國信息技術水平的全面提升下，就業服務中心對檔案管理信息化建設要求也不斷提高。特別是隨著每年就業人數的持續增加，就業服務中心中涉及的檔案資源數量也愈來愈多、類型更加多樣。完全依賴相關工作人員的工作經驗，采用單一化的人工管理模式顯然不合時宜。但在開展檔案管理信息化建設工作中，大部分就業服務中心只通過簡單運用相關工具軟件，對各檔案名稱、歸檔與建檔時間等基本信息進行電子化處理。或是使用掃描儀等裝置實現傳統紙質檔案資料的電子化轉化，但工作人員鮮少能夠深入挖掘檔案資源，對其內在價值進行充分利用，這也在一定程度上影響了就業服務中心檔案資源利用率的有效提升，同時也不利于其檔案管理成效的全面優化。

1.3 開發與安全保護缺失

眼下我國部分就業服務中心在檔案管理中仍然固守傳統、被動的工作理念，只負責對就業服務中心內部的各項檔案資料、檔案文件等進行相應管理，未能主動開發更多有效的檔案資源。而即便有工作人員能夠主動從網絡中搜集整理相關檔案資源，但其也未能對檔案資料的真實性、全面性等進行嚴格審核[1]。同時在使用信息化技術手段以提高檔案管理效率時，相關工作人員也缺乏對檔案資源安全保護的重視力度，例如就業服務中心檔案管理人員在選定使用某一信息化管理系統后，未能定期對其進行更新升級，且由于缺乏嚴格的監控管理，使得外部移動設備可隨意插入主機中，故而也大大增加了就業服務中心的檔案管理安全風險。

2 就業服務中心高效開展檔案管理的策略分析

2.1 建立健全檔案管理制度

就業服務中心在深入落實檔案管理工作時，需根據具體檔案管理需要，立足自身實際并認真遵循相關章程規定，盡快制定出規范、統一的檔案管理制度。在明確規定就業服務中心檔案編碼、歸檔方式、管理流程等基礎上，還需要對就業服務中心中不同崗位工作人員，在檔案管理工作中的應負職責、管理范圍與權限等進行詳細明確。使得就業服務中心全體工作人員均可以正確認識檔案管理的重要性，并自覺配合管理人員規范落實各項檔案管理工作。另外，考慮到當前我國不同地區就業服務中心在檔案管理工作中，還存在管理標準、管理方式等截然不同的情況，因此本文也建議，各地區就業服務中心可以通過運用局域網等渠道積極加強溝通交互，針對其在檔案管理內容、管理標準等方面的差異性進行協商討論，以國家制定的相關管理規程為藍本，構建完善、統一的檔案管理規章制度，進而有效達到全面提升就業服務中心檔案管理規范性的目的。同時也可以為就業服務中心后續各項檔案管理工作的實際開展，提供堅實可靠的理論指導。

2.2 引入先進技術相關設備

創新就業服務中心檔案管理工作的一大重要路徑，即加強對檔案管理的信息化建設。在此過程中，相關工作人員需要在對就業服務中心檔案管理中的各項現有優勢資源，進行集中整合與合理配置的基礎上，積極引入包括計算機技術、數據庫技術等在內的各種先進技術手段及相關配套設備，構建起能夠覆蓋整個就業服務中心且功能強大、性能完善的檔案管理信息平臺[2]。如某就業服務中心內依托原有的信息化管理平臺，在主動將數據采集器、數據庫軟件等引入其中后，對信息化管理平臺進行分區。包括信息服務、檔案查詢等功能區域，用戶在經過實名認證登錄進入該平臺后，即可根據自身需要進入相應的功能區，在線完成檔案調取查閱等操作。不僅如此，該就業服務中心還將VR技術融入至平臺內，配合使用高效搜索引擎，用戶只需輸入需查詢使用的檔案的名稱、編號等關鍵信息，平臺頁面中將會快速、準確、立體化地展示出相應的檔案信息，在有效方便用戶查詢使用的同時，也能夠深化用戶體驗。該就業服務中心還在靈活使用云計算、大數據等先進信息技術的同時，配合使用數據庫、云盤等專業工具軟件，利用其自帶的應用功能，自動對就業服務中心內各項檔案資源及相關信息數據進行分類、匯總整理。在對于各人才檔案中人才所學專業、年齡、工作經歷等方面的信息數據進行深入挖掘和統計分析下，有針對性地為其提供就業指導、就業技能培訓等服務，使得就業服務中心的整體工作質量水平能夠獲得全面提升。

2.3 加強檔案資源開發保護

就業服務中心中的檔案管理人員，需盡快轉變其被動的工作理念，主動利用互聯網，通過積極與各大院校、企業單位等進行高效交互，在主動搜集整理更多檔案資源的同時，也可以加強優勢檔案資源的共享傳輸，為豐富就業服務中心檔案資源創造有利條件[3]。但在此過程中，管理人員需在主動收集各類檔案資源之余，重視加強對檔案信息數據的嚴格審核，及時篩除信息錯誤、資料不全的檔案資源。此外，在檔案管理工作中，工作人員在積極使用各種專業的信息化管理系統及相關軟件工具時，也需要重視加強其安全維護。包括定期對管理系統進行更新升級、修補漏洞，及時對上傳至管理平臺中的各項檔案信息資料進行備份。對于安全和重要等級較高的檔案資料或相關數據信息，工作人員還需要使用加密、解碼等技術對其進行相應處理，并嚴禁在檔案管理系統中使用任何外部硬件設備，以此有效保障就業服務中心中各項檔案資源的安全可靠性。

3 結束語

針對眼下就業服務中心在檔案管理中存在的管理規范性較低、信息化程度不足以及檔案資源利用率偏低、安全性未得到有效保護等問題。相關工作人員還需根據就業服務中心實際情況，在嚴格遵循相關管理規定主動構建完善的檔案管理制度下，靈活運用各種先進的檔案管理技術手段及相關設施設備，重視加強對檔案資源的深度開發利用與安全保護，從而有效落實就業服務中心檔案管理工作，獲得更為理想的檔案管理效果。

參考文獻

[1]龍艷玲.芻議檔案管理工作的重要性[J].辦公室業務，2018（16）：109.

[2]沙秀青. 呼倫貝爾市靈活就業人員人事檔案管理問題研究[D].黑龍江大學，2018.

[3]王亞超.新時期就業服務局檔案管理的新思路探尋[J].辦公室業務，2018（08）：113.

作者簡介

陳楓，女，本科，研究方向：檔案管理。