檔案數字化的質量管理和安全保密工作相關措施

鐘瓊香

摘 要：隨著互聯網技術的廣泛應用，信息技術也被應用在了各行各業的發展中。任何企業在發展的過程中，檔案管理都發揮出了積極的作用。近年來被廣泛使用的檔案數字化管理是一種新型的管理方式，在一定程度上保證了檔案資料查閱工作的方便和快捷。本次就詳細的分析了檔案數字化在質量方面的管理以及做好檔案保密工作的相關措施。

關鍵詞：檔案數字化;質量管理;安全保密;創新措施

社會經濟的不斷發展，數字化信息技術受到了各行各業的青睞，其不但改變了行業傳統的運營模式，還為行業的發展作出了極大的貢獻。對檔案的數字化管理實際上也是時代不斷發展的產物，此種數字化的檔案管理方式打破了傳統的檔案管理思維，高效并且快捷的完成了高難度和大規模量的工作[1]。但是在運用檔案數字化進行檔案管理的過程中，其檔案泄密事件也開始頻繁發生。各企業應針對檔案管理的新方法，詳細分析此過程中逐漸凸顯出來的質量管理及安全保密方面的問題，并針對企業自身實際情況，提出有針對性的改進措施。

1 提高檔案數字化質量管理效果的措施

檔案數字化管理也就是采用數字化的模式針對檔案信息質量控制工作，進而提高檔案的使用效率，在傳統檔案管理模式的基礎上對檔案管理的模式進行優化。作為檔案管理的工作人員，在工作的過程中一定要清楚檔案建設的方式，并遵循一定的原則對檔案管理的流程進行規范。另外，在檔案管理軟件的選擇上，要選擇與本企業檔案業務、查詢方式等相符合的管理軟件，科學的設置相應的功能，在后期工作中能夠根據工作的需求對檔案進行優化。

1.1 提高檔案管理人員的專業能力

檔案數字化管理是一項比較新型的工作方式，企業要加強對檔案管理人員的培訓，提高其專業技能及綜合素養，還要制定相應的考核制度，定期或者不定期的進行考核，保證檔案管理崗位上的每一位工作人員都能具備較高的專業素養。在保證檔案管理質量的基礎上促進檔案管理工作的順利開展。對此，企業要將選拔制度與技術培訓結合起來，在人員招聘上，應優先選擇技術能力過硬、能夠適應企業檔案管理工作需求的工作人員，還要具備細致、謹慎的工作責任心，在遵守企業相關規范的基礎上，明確自身工作職責，管理人員也要明確分工，將責任落實到每一個人。對于在崗人員，也要定期對其進行檔案管理知識的考核，培養其正確的道德意識。

1.2 加強對檔案管理相關規章制度的完善

企業在進行檔案數字化管理之前，一定要制定符合本企業使用的規章制度，這對保證檔案管理工作的順利進行是非常重要的。企業在制定規章制度時要注意遵循相關的原則，如數字化檔案管理原則，還要考慮到一些政策對檔案數字化管理的影響。在培養技術人員的基礎上進一步調整和優化原有的規章制度，促使企業所建立的相關制度能夠對工作人員的行為起到約束的作用。隨著企業發展年限的延長，其涉及的檔案資料在種類、數量上也會越來越多，檔案管理的內容也會越發復雜，這樣一來，檔案管理人員的工作量會明顯增加，在這樣的情況下，企業要想保證檔案工作的準確性，就必須要建立科學合理的規章制度，明確的劃分檔案管理人員的工作職責，保證檔案管理中的每一項工作都要有專門的人員進行負責，這對提高檔案數字化管理的質量是非常重要的。

1.3 建立科學的監督體系

企業在發展的過程中，檔案管理工作極其重要，檔案管理的質量直接關系著企業經濟效益的提升。為了有效預防檔案管理中存在的風險問題，就要對數字化檔案管理工作的流程進行監督，準確的評估檔案管理的質量。在檔案管理整個過程中貫穿監督體系，建立嚴格的管理工作驗收標準，保證檔案管理工作的順利進行，促進企業檔案管理走向現代化發展的方向。在對檔案數字化管理質量進行控制的過程中，企業還應根據實際情況建立相應的獎懲制度及階段性的目標，如月度目標、季度目標等，在每個階段考核結束后還要對工作人員的工作結果進行評估，對表現出色的給予獎勵，提高工作人員對工作的積極性，進而提高數字化檔案管理工作的總體質量。

2 加強檔案數字化安全保密的措施

檔案數字化安全保密工作涉及了多個方面的內容，如建立科學的制度規范、確定保密管理的目標等，這也就對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其明確自身工作職責，嚴格遵守相應的安全保密制度，加強對風險的預防，保證檔案信息的安全性。

2.1 提高控制技術方面的措施

數字化信息技術在檔案管理工作中的應用，在為企業檔案管理工作帶來了便捷的同時，也增加了安全方面的風險。在此種環境下，企業要想做好檔案信息的安全保密工作，就要加強對檔案數據信息泄露、丟失等風險問題的預防，從根本上杜絕安全事件的發生。與傳統檔案管理模式相比較，數字化檔案管理模式則需要利用現代化的技術手段，充分的利用網絡技術，在計算機中尋求相應的幫助，如可利用防火墻技術、密碼加密技術、數字簽名技術等提高檔案管理系統運行的安全性，進而為檔案管理工作提供一個安全的操作環境[2]。尤其是加密技術，此種技術當前網絡信息安全管理中應用比較廣泛的一項技術，屬于比較安全的控制模式，且使用效果較好，對提高檔案資料等信息文件的安全性，保證檔案資料的完整性等均起到了積極的作用。檔案加密技術中，所涉及的具體的加密方式又比較多，如密鑰非對稱加密方式，能夠有效保證信息傳輸的安全性。還可通過使用公開密鑰和私人密鑰，在信息發送和接受的過程中，有效防止第三方對檔案信息的截獲和解碼，進一步保證檔案數字化的安全保密水平。

2.2 完善相應的控制制度

企業在進行數字化檔案管理的過程中，各工作人員要將檔案信息的安全保密工作重視起來，但是在切實做好檔案數字化安全保密時，需要健全的檔案管理規章制度為依據，要進一步明確在互聯網及信息化環境下，檔案管理工作的正確程序，對檔案管理人員的工作職能和責任制度進行明確的劃分，保證檔案數字化管理工作在相對安全的環境下進行，促使檔案信息資料能夠得到安全利用。企業可根據檔案資料的內容對其安全等級進行劃分，然后根據各工作人員所負責的工作范圍，得到相應的文件處理的權限。企業還要加強對檔案管理人員的崗前培訓，促使企業檔案管理工作在安全的環境中高效的進行，使企業管理人員及相關問題的決策人員能夠在共享檔案資料信息的同時，保證檔案信息不被泄露。另外，企業還要注重對檔案數據庫的定期維護，如可針對電磁波、非法拷貝、病毒進入、計算機硬件零件出現損壞等，加強對這些現象的預防，保證檔案數據信息不丟失、不缺損、不盜用[3]。部分檔案管理人員為了防止檔案信息丟失、受到破壞等，對部分檔案信息進行了備份，但是需要注意的是，在備份數據時，要及時做好相應的登記，并及時加密相應的檔案數據信息。

3 結束語

總之，隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案數字化管理方式在各企業中的應用逐年增多，但是企業通過應用數字化技術實現對企業檔案信息資料的管理，促使企業在檔案管理工作效率及管理質量等方面均有了明顯的提升。對于工作人員較多的企事業單位，所涉及的檔案信息包括人事檔案，還包括一些保密性較高的機密文件，在將檔案數字化管理模式應用到檔案管理工作中之后，檔案管理質量有了明顯的提升。因此，企業在應用檔案數字化管理模式時，要重點加強對檔案數字化安全保密的控制，使檔案管理工作能夠為企業的發展提供切實性的保障。在信息技術廣泛使用的現代化，企業檔案數字化管理就要充分的利用現代化的手段進行控制，以此來實現檔案資源信息的安全共享。

參考文獻

[1]嚴萍.試論檔案數字化的質量和安全保密控制[J].冶金與材料，2019，39（03）：88+90.

[2]吳藝輝.檔案數字化的質量和安全保密研究[J].現代國企研究，2018（12）：113+115.

[3]齊二美.淺談檔案數字化的質量及安全保密控制[J].辦公室業務，2016（07）：137.