檔案管理工作的重要性及對策研究

左元元

摘 要：檔案管理工作指的是在實際工作之中，所產生的具有保存價值，不同形式與不同載體的歷史記錄，這些記錄可以作為工作的考察證據，也能夠為科學研究提供一定的幫助，所以需要通過管理工作使其更好的發揮作用。要想保證檔案管理工作的有效性，就需要建立更加健全的管理機制，優化管理設備，建立更加完善的制度。本文就相關內容展開了綜合性的闡述與分析，首先介紹了檔案管理工作的重要性，并分析了檔案管理工作中存在的問題，最后提供了檔案管理工作的優化措施。希望通過本文對相關內容的闡述與分析，能夠進一步提升相關研究的實際效果，為檔案管理工作提供更大程度的幫助。

關鍵詞：檔案管理;重要性;優化措施

伴隨著社會的不斷發展，人們對于檔案的重視程度越來越高，因為檔案中所記載的信息都是真實內容，能夠為國家或者是社會組織提供重要的工作依據。在不同行業與不同工作之中都會形成不同形式的檔案，其中所涉及的內容非常廣泛，并且覆蓋了幾乎所有范圍。在工作中如果出現了問題，可以通過查看檔案的方式了解問題的所在。檔案管理工作是通過各種方式進行檔案管理工作，使人們能夠更好的利用其中的信息。借助相關措施也能夠提升檔案管理人員的工作熱情，使其更加規范化與科學化發展。

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是否有效，能夠體現出企業或者單位在業績與管理工作方面的實際水平。檔案中會記錄一個企業在歷史發展中所獲得的成果，對于企業與單位的經營與發展都能夠提供更大程度的幫助，幫助其展開科學的分析，減少自身所遇到的問題，制定出更加科學與有效的發展方案。從我國經濟發展的歷程來講，通過良好的檔案管理工作，不斷的更新管理觀念，探索出更加全面的檔案管理方式，可以為單位與企業的發展帶來更大程度的幫助。檔案管理工作可以為其發展提供更多的資源與方向，對其未來前進與自我優化都能夠帶來非常大的好處。所以加強檔案管理工作對于優化經濟發展效果，提升企業在市場中的競爭力具有更加積極的意義。

檔案管理同樣具有考察意義，檔案自身帶有一定的法律效力，而且其中對于歷史信息的記錄也非常的客觀與公正，人們在使用檔案信息的之后，也能夠提升自身的話語權與說服力[1]。檔案管理工作可以降低檔案被更改的可能性，所以其屬于最具有現實效力的憑證與依據。基本上所有地區或者是單位都擁有自身的檔案室，其中所包含的內容也非常的寬泛，領導工作人員或者是其它工作人員在遇到問題之后，都能夠從檔案中獲得一定的幫助，解決問題。所以檔案管理工作具有更加積極的意義，也需要通過更有效的方式解決相關問題。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作人員不負責

檔案管理工作人員的責任心問題主要體現在兩個主要的方面，首先是對于相關工作的重視程度不高，這類工作人員在實際工作的過程中，僅僅是將檔案保存下來，并沒有進行相應的分類與整理等工作，導致檔案過于混亂，在需要相關檔案處理工作的情況下，其無法在最短的時間內找到相應的內容，對于正常工作會產生一定的影響。其次是因為一些管理人員對于檔案管理工作的重視程度不足，導致有關工作人員并不具有完善的檔案管理知識，使其無法更好的加強檔案管理工作。

2.2 檔案管理收集制度不完善

檔案中的內容具有全面性的特點，所以需要企業與單位中的所有部門都將檔案信息及時上交，但是一些部門為了自身工作的方便性，不愿意上交檔案，導致一部分內容無法成功收集，而這一情況就會對有關工作造成嚴重的影響。例如一些工作人員在出國工作期間，會形成非常多的檔案資料，而相關資料會保存在工作人員手中，但是檔案室中卻并沒有相關資料，這一情況就會造成信息資源的缺失，對于日后工作會造成較大的影響。如果指定了完善的收集制度，在工作人員返回工作崗位之后，及時進行檔案信息回收，則能夠有效的減少相關問題，從而避免在日后工作中遇到更多困難的可能性。

2.3 檔案管理鑒定效果不到位

因為現階段領導和工作人員對于相關工作的重視程度并不是非常高，沒有將其擺放在較為重要的位置，所以在實際工作中非常容易出現一系列的問題。例如沒有進行信息資源的編研工作。而且其對于歸檔檔案材料的鑒定工作也并不是非常重視。材料鑒定工作實際上就是將眾多檔案內容信息進行簡化，借此節省精力。但是在實際工作之中，有關工作人員因為害怕將一些比較重要的信息遺漏掉，所以會留下非常多用處并不是非常大的內容，導致所占用的空間與管理工作的負擔明顯的提升，使其在實際工作中也需要付出更多的精力。

3 檔案管理工作的優化措施

3.1 加強工作人員培訓力度

要想保證檔案管理人員能夠更好的解決相關問題，就需要使領導人員認識到相關工作的重要性，能夠在人力與物力等方面加強對相關工作的重視程度，進而讓檔案管理人員認識到自身工作的重要性[2]。在實際培訓的過程中，檔案管理人員需要加強對檔案法的掌握程度，借此不斷的提升自身的工作能力。企業與單位需要設置相應的獎懲措施，提升工作人員的積極性，使檔案管理工作能夠更加的完善。通過不斷的培訓工作，使員工對其有更加深刻的認識，并將培訓獲得的知識應用到實際工作中，進而提升整體工作效果。

3.2 優化檔案收集工作效果

要想保證檔案能夠有效的發揮出實際作用，使其覆蓋所有范圍，提升其利用價值，就需要優化收集工作的實際效果[3]。為了能夠實現這一目的需要企業與單位進一步加強宣傳工作，保證相關部門能夠及時的提交自身工作中所形成的檔案信息與技術資料，使檔案管理人員能夠及時的進行檔案與技術資料的歸檔工作，在最短的時間內完成整理工作，為日后使用提供更大的幫助。

3.3 改進檔案鑒定工作水平

鑒定工作需要從眾多的內容之中選擇出最具有價值的一部分。所以工作人員在這一過程中需要明確檔案價值能力，通過對檔案的歷史作用還有檔案的全面性進行綜合性的分析，對其是否具有實際應用意義與保存意義有更加深入的思考，借此提升最終的利用效果。在計算機技術不斷發展的過程中，其對于檔案管理工作也能夠起到一定的優化效果。借助這一技術的幫助，可以使工作人員更好的鑒定檔案信息，使其中有價值的內容可以發揮出更大的作用[4]。而且伴隨著計算機技術的不斷利用，其不僅在檔案鑒定中能夠發揮出實際效果，也能夠更有效的提升檔案管理工作的效率，發揮出更大的作用。

4 結論

檔案因為具有內容真實、覆蓋范圍廣和內容涉及豐富等特點，使其在各項工作中都受到了非常大程度的重視。通過進行檔案管理工作可以優化檔案利用的實際效率。檔案管理工作具有非常高的重要性。科學規范的檔案管理必須與時代共同進步，滿足時代的各項需求，吸收更加優秀的研究成果，不斷滿足其發展趨勢，進而在實際工作中也需要從各個角度解決其中存在的問題，使工作人員對相關工作有更高的認識，加強檔案的收集力度，并且發揮出檔案的全部價值，降低其中出現問題的可能性，使檔案在實際工作中能夠發揮出更大的作用。

參考文獻

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