基于新一代統(tǒng)一資源管理系統(tǒng)Alma的文獻(xiàn)清點(diǎn)實(shí)踐研究

黃 薇，于 靜，張慧琴（北京師范大學(xué)圖書(shū)館）

Alma統(tǒng)一資源管理系統(tǒng)，是以色列艾利貝斯集團(tuán)為學(xué)術(shù)圖書(shū)館自動(dòng)化而研發(fā)的支持電子型、數(shù)字型及印刷型各類(lèi)資源一體化管理的現(xiàn)代化集成管理系統(tǒng)，Alma采用統(tǒng)一資源管理框架，支持圖書(shū)館全譜系資源的選擇、采訪、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)字化及讀者服務(wù)等完整業(yè)務(wù)流程，［1］基于云構(gòu)架共享數(shù)據(jù)，提供擴(kuò)展服務(wù)。Alma由Aleph 500升級(jí)而來(lái)，目前已在全球41個(gè)國(guó)家和地區(qū)的1,800多家機(jī)構(gòu)運(yùn)用。［2］北京師范大學(xué)圖書(shū)館（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我館”）自2000年開(kāi)始使用Aleph 500圖書(shū)館集成系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)館藏的有效管理；2017年9月將其升級(jí)為Alma系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了元數(shù)據(jù)管理、電子資源采購(gòu)與管理、數(shù)字資源保存及讀者服務(wù)等全流程管理，對(duì)各類(lèi)資源的收藏、保存和利用起到了重要促進(jìn)作用。

1 基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)

1.1 Alma系統(tǒng)的在架報(bào)告功能

北京師范大學(xué)圖書(shū)館的本次文獻(xiàn)清點(diǎn)是基于Alma系統(tǒng)在架報(bào)告功能實(shí)施的。該功能是Alma系統(tǒng)館藏統(tǒng)計(jì)報(bào)告中的一種，屬于資源管理模塊中“管理紙本資源”的范疇，建立在系統(tǒng)單冊(cè)管理的基礎(chǔ)上，圖書(shū)館利用包含條碼的Excel文件或txt文件與存儲(chǔ)在Alma數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行比較，以識(shí)別紙本單冊(cè)是否就位、不在架或丟失。

Alma 系統(tǒng)的在架報(bào)告功能運(yùn)行簡(jiǎn)單，處理迅速，單次可處理5 萬(wàn)條條碼數(shù)據(jù)。在架報(bào)告將運(yùn)行結(jié)果分為6 類(lèi)，即子表1“Items in place （單冊(cè)在架）”、子表2“Missing items but marked in place （丟失但標(biāo)記在架圖書(shū)）”、子表3“Items on shelf but marked not in place （單冊(cè)在架上卻標(biāo)記為不在架）”、子表4“Known items notin place （已知不在架的單冊(cè)）”、子表5“Items on shelfbut out of range/set （單冊(cè)在架但所在范圍或集合錯(cuò)誤）”、子表6“Barcodes with no matched item （條碼未匹配的單冊(cè)）”。

1.2 文獻(xiàn)清點(diǎn)流程概述

本次清點(diǎn)是我館自20世紀(jì)80年代以來(lái)一次較大規(guī)模的針對(duì)實(shí)體圖書(shū)的清點(diǎn)，2018年12月至2019年6月集中完成了第一階段清點(diǎn)任務(wù)，共清點(diǎn)閉架外借和開(kāi)架外借圖書(shū)27.5萬(wàn)冊(cè)。本次清點(diǎn)從前期調(diào)研、制定方案、實(shí)施清點(diǎn)、過(guò)程監(jiān)控到總結(jié)評(píng)價(jià)，環(huán)環(huán)相扣，既準(zhǔn)備充分、組織嚴(yán)密，又關(guān)注細(xì)節(jié)、注重質(zhì)量，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題倒推原因，開(kāi)展梳理總結(jié)，挖掘與讀者服務(wù)相關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)館藏管理的辦法，最大化地實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)清點(diǎn)的價(jià)值。

在前期調(diào)研中，我館對(duì)京津兩地有代表性的高校圖書(shū)館進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研，借鑒了相關(guān)高校開(kāi)展文獻(xiàn)清點(diǎn)的流程和方法，獲得了不少可供參考的一手資料。在此基礎(chǔ)上，我館起草并制定了《北京師范大學(xué)圖書(shū)館普通紙質(zhì)文獻(xiàn)清點(diǎn)方案》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《清點(diǎn)方案》），明確了文獻(xiàn)清點(diǎn)業(yè)務(wù)的目標(biāo)和任務(wù)、方式、范圍、技術(shù)方案、問(wèn)題圖書(shū)處理、提交報(bào)告及文檔、時(shí)間要求等內(nèi)容，涵蓋數(shù)據(jù)采集、在架報(bào)告運(yùn)行、清點(diǎn)報(bào)告編制等流程與規(guī)范。本次清點(diǎn)特別注重過(guò)程監(jiān)控，對(duì)清點(diǎn)工作中涉及的步驟環(huán)節(jié)和操作細(xì)節(jié)均有嚴(yán)格而清晰的規(guī)定。在清點(diǎn)之初，我館先進(jìn)行了小批量數(shù)據(jù)測(cè)試，主要針對(duì)盤(pán)點(diǎn)儀讀取效果、數(shù)據(jù)上傳是否準(zhǔn)確、在架報(bào)告運(yùn)行情況等，每個(gè)步驟都嚴(yán)格按流程進(jìn)行操作（見(jiàn)下圖），要求工作人員及時(shí)反饋遇到的問(wèn)題并進(jìn)行分析研判，爭(zhēng)取最優(yōu)方案和最佳效果。

圖 北京師范大學(xué)圖書(shū)館文獻(xiàn)清點(diǎn)流程

1.3 文獻(xiàn)清點(diǎn)實(shí)施步驟

（1）采集數(shù)據(jù)并提交。將所有文獻(xiàn)分為有RFID標(biāo)簽的文獻(xiàn)和無(wú)RFID標(biāo)簽的文獻(xiàn)兩類(lèi)，以便分別通過(guò)采集RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)和條碼數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行清點(diǎn)。采集數(shù)據(jù)時(shí)需要注意以下幾點(diǎn)：① 及時(shí)保存或設(shè)置自動(dòng)保存；② 集中力量盡快完成單個(gè)Excel表格的數(shù)據(jù)采集，并及時(shí)提交至主管，以減少因圖書(shū)借還動(dòng)態(tài)變化而造成的數(shù)據(jù)變動(dòng)；③ 定位與盤(pán)點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行，每天盤(pán)點(diǎn)前先同步當(dāng)天盤(pán)點(diǎn)區(qū)域書(shū)目數(shù)據(jù)，盤(pán)點(diǎn)后將新定位數(shù)據(jù)導(dǎo)出并上傳。［3］

（2）運(yùn)行在架報(bào)告。Alma系統(tǒng)運(yùn)行在架報(bào)告要求上傳Excel表格，且首行為“Barcode”（條碼）。在運(yùn)行在架報(bào)告時(shí)，需要提交當(dāng)次采集的條碼文件，同時(shí)選擇匹配的起止索書(shū)號(hào)。此時(shí)應(yīng)注意“到索書(shū)號(hào)”意味著匹配的索書(shū)號(hào)緊鄰該索書(shū)號(hào)，但不包含該索書(shū)號(hào)，因此要確定較為精確的索書(shū)號(hào)范圍，避免因所選索書(shū)號(hào)范圍不準(zhǔn)確導(dǎo)致某子表數(shù)據(jù)異常。在架報(bào)告運(yùn)行后導(dǎo)出的文件按規(guī)范命名并保存，同時(shí)保存原始條碼數(shù)據(jù)文件和系統(tǒng)運(yùn)行文件，作為清點(diǎn)原始檔案留存。

（3）過(guò)濾數(shù)據(jù)并打印清單。根據(jù)在架報(bào)告運(yùn)行的結(jié)果，導(dǎo)出子表結(jié)果集（子表1和子表4除外），其余子表需要濾除從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)處理時(shí)間區(qū)間中產(chǎn)生的正常數(shù)據(jù)，如在清點(diǎn)時(shí)間段內(nèi)已歸還的圖書(shū)等。然后按子表類(lèi)型分別打印需要查找的問(wèn)題圖書(shū)清單，交書(shū)庫(kù)工作人員逐冊(cè)查找并下架問(wèn)題圖書(shū)。為便于對(duì)問(wèn)題圖書(shū)進(jìn)行分析，問(wèn)題圖書(shū)清單中保留在架報(bào)告提供的所有字段。在架報(bào)告中反映的問(wèn)題圖書(shū)類(lèi)型、數(shù)量及過(guò)濾后需要查找的問(wèn)題圖書(shū)數(shù)量均需記錄，便于后期處理問(wèn)題圖書(shū)時(shí)參考。

（4）查找并下架問(wèn)題書(shū)。根據(jù)各子表反映的問(wèn)題類(lèi)型找到實(shí)體圖書(shū)加以核對(duì)，并逐一修正錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)清點(diǎn)的目標(biāo)。查找并下架問(wèn)題書(shū)是文獻(xiàn)清點(diǎn)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，關(guān)系到清點(diǎn)報(bào)告各核心指標(biāo)及相應(yīng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性，只有盡可能多地查找到問(wèn)題書(shū)，才能保證文獻(xiàn)清點(diǎn)的整體質(zhì)量。如，有的實(shí)體書(shū)因被放到其他館藏地導(dǎo)致系統(tǒng)館藏址有誤，工作人員就需要根據(jù)實(shí)際情況，分析它最有可能被錯(cuò)放的館藏地并到相應(yīng)館藏地查找；又如，有些圖書(shū)的書(shū)目數(shù)據(jù)被掛錯(cuò)到其他單冊(cè)，就需要從館藏號(hào)、索書(shū)號(hào)、架位號(hào)、單冊(cè)歷史記錄等不同渠道進(jìn)行分析，根據(jù)各種線索找出問(wèn)題圖書(shū)并進(jìn)行下架處理。為保證查找效果，共進(jìn)行了兩輪查找：第一輪由書(shū)庫(kù)工作人員查找，第二輪由學(xué)生助館查找。兩輪查找時(shí)間間隔一至兩周，避免因查找時(shí)間間隔太短而造成疏漏。

（5）處理問(wèn)題圖書(shū)并分析錯(cuò)誤類(lèi)型。在問(wèn)題圖書(shū)處理環(huán)節(jié)，按照Alma系統(tǒng)在架報(bào)告給出的六種類(lèi)型，分析各類(lèi)問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并給出具體處理辦法（見(jiàn)下表）。為保證實(shí)體圖書(shū)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，在實(shí)體書(shū)在架時(shí)采集條碼并形成Excel文件，依據(jù)實(shí)體書(shū)逐冊(cè)處理，僅當(dāng)某類(lèi)問(wèn)題集中呈現(xiàn)時(shí)才采取批處理方式。如有圖書(shū)在文獻(xiàn)清點(diǎn)階段確未找到，那么將在后續(xù)半年內(nèi)再進(jìn)行兩輪圖書(shū)查找（不僅在本館藏地找，還需要到關(guān)聯(lián)的館藏地查找），然后在Alma系統(tǒng)中再次進(jìn)行數(shù)據(jù)過(guò)濾，確認(rèn)圖書(shū)無(wú)其他處理類(lèi)型（如Missing、Loan、HoldShelf、Technical-Migration、Transit等）后，以批處理的方式設(shè)置“查找中”或“未在架”狀態(tài)。需要注意的是，清點(diǎn)每個(gè)館藏地時(shí)，都需要建立相應(yīng)的問(wèn)題圖書(shū)處理匯總統(tǒng)計(jì)表，記錄問(wèn)題圖書(shū)類(lèi)型、問(wèn)題情況、已處理數(shù)量、未處理數(shù)量、備注說(shuō)明等。每完成一個(gè)館藏地清點(diǎn)，需集中上報(bào)一次處理情況。

表 文獻(xiàn)清點(diǎn)問(wèn)題圖書(shū)處理

1.4 編制清點(diǎn)報(bào)告

本次文獻(xiàn)清點(diǎn)規(guī)定以館藏地為單位出具清點(diǎn)報(bào)告，全部館藏清點(diǎn)一輪后，出具清點(diǎn)總報(bào)告。

在清點(diǎn)并處理完地下閉架外借書(shū)庫(kù)和教育學(xué)分館開(kāi)架外借閱覽區(qū)后，我館出具了這兩個(gè)館藏地的清點(diǎn)報(bào)告，主要包括館藏地概述、采集數(shù)據(jù)結(jié)果、Alma系統(tǒng)在架報(bào)告運(yùn)行結(jié)果、Alma系統(tǒng)在架報(bào)告問(wèn)題分析和問(wèn)題圖書(shū)處理情況，并對(duì)各館藏地的代表性問(wèn)題進(jìn)行了分析和梳理，提出了改進(jìn)文獻(xiàn)管理和服務(wù)的積極建議和合理規(guī)劃，較好地實(shí)現(xiàn)了文獻(xiàn)清點(diǎn)的預(yù)期目的。清點(diǎn)報(bào)告的核心指標(biāo)包括在架單冊(cè)量、“未在架”單冊(cè)量、有實(shí)體書(shū)但系統(tǒng)標(biāo)記為“未在架”單冊(cè)量、已知未在架的單冊(cè)量、錯(cuò)架單冊(cè)量、未匹配條碼單冊(cè)量等。根據(jù)以上核心指標(biāo)計(jì)算出問(wèn)題率、解決率、未處理率、丟失率等數(shù)值，并結(jié)合各館藏地具體情況分析問(wèn)題及原因，以便在今后的工作中避免同類(lèi)情況發(fā)生。

本次文獻(xiàn)清點(diǎn)的最終結(jié)果：開(kāi)架外借提交了78,634條數(shù)據(jù)，問(wèn)題率為5.75%，處理率為78.10%，丟失率為1.04%；閉架外借提交了196,316條數(shù)據(jù)，問(wèn)題率為3.04%，處理率為98.42%，丟失率為0.05%。可見(jiàn)，對(duì)于實(shí)體圖書(shū)管理來(lái)說(shuō)，閉架外借模式要優(yōu)于開(kāi)架外借，但閉架外借模式不便于讀者使用圖書(shū)資源，僅適于保存本圖書(shū)或管理特色文獻(xiàn)，并不能作為圖書(shū)館文獻(xiàn)管理的主要模式。

2 基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)的特點(diǎn)與意義

基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)在保證圖書(shū)館日常業(yè)務(wù)正常開(kāi)展的前提下，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)分區(qū)域、分批次清點(diǎn)，查清了圖書(shū)在架數(shù)量，檢查并糾正了書(shū)目數(shù)據(jù)和實(shí)際排架中存在的各種問(wèn)題，使館藏圖書(shū)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持一致。［4］

2.1 基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)的特點(diǎn)

（1）運(yùn)行簡(jiǎn)單，處理迅速。在Alma系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析模塊，當(dāng)提交的規(guī)范格式條碼文件不超過(guò)5萬(wàn)條時(shí)，數(shù)據(jù)運(yùn)行時(shí)間最長(zhǎng)僅需十幾分鐘，在系統(tǒng)比對(duì)完成后就能形成一份包括6類(lèi)子表的在架報(bào)告，可分別導(dǎo)出結(jié)果集清單，供工作人員判斷和過(guò)濾。

（2）智能動(dòng)態(tài)，反饋及時(shí)。Alma系統(tǒng)的在架報(bào)告功能實(shí)現(xiàn)了開(kāi)架借閱管理模式下動(dòng)態(tài)清點(diǎn)的可能，能及時(shí)給出各類(lèi)子表的反饋，便于工作人員分析和處理。這是圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)最重要的功能之一，工作人員不再擔(dān)心影響讀者使用，即使是清點(diǎn)期間借出、歸還、調(diào)撥的圖書(shū)，Alma系統(tǒng)在架報(bào)告也會(huì)給出相應(yīng)分類(lèi)，在導(dǎo)出結(jié)果集清單中清楚標(biāo)明不同處理類(lèi)型，便于識(shí)別。

（3）分區(qū)分類(lèi)，錯(cuò)因?qū)颉lma系統(tǒng)在架報(bào)告功能可以實(shí)現(xiàn)分區(qū)分類(lèi)的局部清點(diǎn)，對(duì)于任一館藏地、任一大類(lèi)或相對(duì)完整的索書(shū)號(hào)區(qū)間，都可使用在架報(bào)告功能導(dǎo)出結(jié)果集清單，完成某一區(qū)域或某一類(lèi)別圖書(shū)的清點(diǎn)及問(wèn)題呈現(xiàn)，有助于工作人員根據(jù)結(jié)果類(lèi)型進(jìn)行原因查找和判斷分析。

2.2 基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)的價(jià)值與意義

文獻(xiàn)清點(diǎn)是圖書(shū)館建設(shè)中重要的一環(huán)，也是清產(chǎn)核資的一項(xiàng)重要工作，能夠保證國(guó)有資產(chǎn)不流失，保障讀者權(quán)益，因此，定期開(kāi)展文獻(xiàn)清點(diǎn)工作十分必要。

（1）核查館藏?cái)?shù)量。文獻(xiàn)清點(diǎn)最直接、最首要的目的是核查館藏?cái)?shù)量。基于Alma系統(tǒng)的在架報(bào)告功能可以采集圖書(shū)條碼，將條碼與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相比對(duì)，從而判斷出哪些圖書(shū)實(shí)際在架、哪些已知不在架、哪些存在書(shū)目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，既達(dá)到了核查實(shí)體館藏的基本目的，也獲得了實(shí)體館藏的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（2）發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤。在本次文獻(xiàn)清點(diǎn)中，基于Alma系統(tǒng)的在架報(bào)告發(fā)現(xiàn)有兩類(lèi)錯(cuò)誤比較常見(jiàn)：書(shū)目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和實(shí)體圖書(shū)錯(cuò)架，集中體現(xiàn)在子表3和子表5中。① 書(shū)目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。導(dǎo)致這類(lèi)錯(cuò)誤的原因包括：一些早期編目的圖書(shū)采用簡(jiǎn)編格式，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范為現(xiàn)在通用的詳編格式，導(dǎo)致Alma系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別；在調(diào)整實(shí)體館藏位置、變更系統(tǒng)館藏地時(shí)，采用了批量修改方式，導(dǎo)致成批書(shū)目數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤或單冊(cè)鏈接錯(cuò)誤；在批量粘貼或更換RFID標(biāo)簽時(shí)，出現(xiàn)單冊(cè)信息錯(cuò)誤或缺失的情況，導(dǎo)致Alma系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)。［5］② 實(shí)體圖書(shū)錯(cuò)架。本次文獻(xiàn)清點(diǎn)中，實(shí)體圖書(shū)錯(cuò)架現(xiàn)象比較普遍，導(dǎo)致這類(lèi)現(xiàn)象的原因有：教育學(xué)分館有兩個(gè)閱覽室都收藏同一大類(lèi)（G類(lèi)）圖書(shū)，但具體區(qū)間不同，導(dǎo)致該類(lèi)圖書(shū)被讀者無(wú)意混放或工作人員上錯(cuò)架；教育學(xué)分館圖書(shū)與主館圖書(shū)通借通還，兩個(gè)館藏地的圖書(shū)容易出現(xiàn)相互放錯(cuò)的情況；教育學(xué)分館部分圖書(shū)外貼的色標(biāo)脫落，無(wú)法從外觀判斷而被錯(cuò)放到其他館藏地。

（3）優(yōu)化圖書(shū)管理。基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)在優(yōu)化圖書(shū)管理上作用顯著：① 發(fā)現(xiàn)并糾正了書(shū)目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和實(shí)體圖書(shū)錯(cuò)架的情況，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)和實(shí)體圖書(shū)一一對(duì)應(yīng)，很大程度上避免了“有賬無(wú)書(shū)”和“有書(shū)無(wú)賬”；［6］② 促進(jìn)了實(shí)體圖書(shū)管理，提取各流通賬戶中的數(shù)據(jù)，通過(guò)篩選圖書(shū)最近一次流通記錄，及時(shí)查找不屬于該館藏地的圖書(shū)，有助于降低圖書(shū)錯(cuò)架率，方便讀者使用；③ 便于分析導(dǎo)致實(shí)體圖書(shū)狀態(tài)異常的原因，如某部分圖書(shū)由開(kāi)架閱覽區(qū)轉(zhuǎn)至閉架服務(wù)時(shí)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與實(shí)體圖書(shū)對(duì)應(yīng)情況出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致實(shí)體圖書(shū)出現(xiàn)“永久位置”為“不服務(wù)圖書(shū)”，“狀態(tài)”為“單冊(cè)未就位”等。為避免此類(lèi)問(wèn)題的產(chǎn)生，今后進(jìn)行文獻(xiàn)下架、開(kāi)架轉(zhuǎn)閉架等系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改時(shí)，應(yīng)盡量依據(jù)實(shí)體圖書(shū)條碼文件批量修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)體文獻(xiàn)一一對(duì)應(yīng)。

（4）改善服務(wù)質(zhì)量。文獻(xiàn)清點(diǎn)很好地實(shí)現(xiàn)了為讀者找書(shū)的目的。基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)通過(guò)技術(shù)手段方便快捷地完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)體圖書(shū)的匹配，顯示圖書(shū)狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題圖書(shū)，使數(shù)以百萬(wàn)計(jì)的館藏有了直觀可視的結(jié)果，為讀者找不到書(shū)或圖書(shū)不在正確的架位提供了可供追蹤的線索，有助于改善讀者體驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量。

3 基于Alma系統(tǒng)的文獻(xiàn)清點(diǎn)的不足與改進(jìn)

本次基于Alma系統(tǒng)在架報(bào)告功能的文獻(xiàn)清點(diǎn)，基本達(dá)到了預(yù)期的效果，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體館藏與系統(tǒng)館藏的匹配，也為今后定期開(kāi)展文獻(xiàn)清點(diǎn)積累了經(jīng)驗(yàn)。但是，這一階段的清點(diǎn)實(shí)踐也反映出Alma系統(tǒng)在架報(bào)告功能的不完善性，需要在今后加以改進(jìn)。

3.1 在架報(bào)告運(yùn)行單次數(shù)量有限制

Alma系統(tǒng)在架報(bào)告運(yùn)行的單次條碼數(shù)量最多為5萬(wàn)條，對(duì)實(shí)際文獻(xiàn)清點(diǎn)有所限制。如果為了加快文獻(xiàn)進(jìn)度，多人同時(shí)采集盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)，在合并上傳前需將條碼文件切分成單個(gè)不超過(guò)5萬(wàn)條數(shù)據(jù)的Excel表格，增加了文獻(xiàn)清點(diǎn)工作量。

3.2 內(nèi)設(shè)排架規(guī)范與實(shí)際不一致

Alma系統(tǒng)對(duì)于以《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法（第五版）》為排架規(guī)則的圖書(shū)給定的索書(shū)號(hào)排序并不能完全適應(yīng)實(shí)際應(yīng)用情況。根據(jù)Alma系統(tǒng)在架報(bào)告導(dǎo)出的問(wèn)題圖書(shū)清單，在對(duì)索書(shū)號(hào)進(jìn)行排序時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與實(shí)際排架規(guī)則不一致的情況。如Alma系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別中圖分類(lèi)號(hào)中帶“-”的索書(shū)號(hào)，導(dǎo)出的清單中問(wèn)題圖書(shū)會(huì)出現(xiàn)誤報(bào)的情況，即本來(lái)屬于該批次盤(pán)點(diǎn)區(qū)間范圍的圖書(shū)卻因Alma系統(tǒng)判斷錯(cuò)誤而被認(rèn)為“單冊(cè)在架但所在范圍或集合錯(cuò)誤”，［7］為后期數(shù)據(jù)篩選造成困擾，增加數(shù)據(jù)過(guò)濾的工作量。

3.3 創(chuàng)建結(jié)果集備選字段有待增加

在Alma系統(tǒng)在架報(bào)告“創(chuàng)建單列式結(jié)果集”導(dǎo)出成員清單時(shí)，所提供的備選字段中缺少“最后還書(shū)時(shí)間”字段，導(dǎo)致在數(shù)據(jù)過(guò)濾時(shí)無(wú)法通過(guò)“Last Return Date”獲取圖書(shū)最后一次流通記錄，從而判斷是否需要查找實(shí)體書(shū)。同時(shí)，Alma系統(tǒng)中記錄的最后更新時(shí)間為單冊(cè)獲得財(cái)產(chǎn)編號(hào)的時(shí)間，而不是圖書(shū)調(diào)撥時(shí)間，這也導(dǎo)致在文獻(xiàn)清點(diǎn)時(shí)無(wú)法 直接過(guò)濾盤(pán)點(diǎn)區(qū)域的新調(diào)撥圖書(shū)，增加了需查找圖書(shū)的數(shù)量。

3.4 讀取的標(biāo)準(zhǔn)格式單一

Alma系統(tǒng)在架報(bào)告運(yùn)行僅限于以“Barcode”為標(biāo)準(zhǔn)格式的條碼文件，而不能以“館藏編號(hào)”為條件格式創(chuàng)建結(jié)果集，對(duì)于部分條碼缺失、只有館藏編號(hào)的圖書(shū)就只能采取輸入“館藏編號(hào)”逐個(gè)查詢(xún)的方式，而不能批量導(dǎo)出，不便于此類(lèi)文獻(xiàn)的清點(diǎn)操作。