公共圖書館中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購的思考與建議——以廣州市為例

王曉萌（廣州圖書館）

關鍵字：公共圖書館；中文圖書；聯(lián)合采購

圖書采購經(jīng)費短缺是圖書館普遍存在的現(xiàn)實問題，也是制約圖書館事業(yè)發(fā)展的主要因素之一。如何利用有限的資金最大限度地獲得更多的書、滿足用戶的文獻需求，是圖書館需要考慮的重要課題。近年來，廣州市公共圖書館實現(xiàn)了圖書通借通還，統(tǒng)一了書目數(shù)據(jù)，建立了地區(qū)的RFID標簽數(shù)據(jù)模型標準，并于2018年提出了“全市公共圖書館文獻信息資源實現(xiàn)聯(lián)合采購并統(tǒng)一編目，降低招投標成本，提高采購質(zhì)量和效率。中心館加強對全市公共圖書館文獻信息資源采購統(tǒng)籌和指導，區(qū)域總分館服務體系實現(xiàn)文獻信息資源統(tǒng)一采購和配置，保障鎮(zhèn)、街道分館的館藏建設和定期更新”。［1］在公共文化服務體系的建設過程中，廣州市公共圖書館嘗試用體系發(fā)展規(guī)劃和統(tǒng)籌的思想，通過集中各圖書館有限的經(jīng)費利用聯(lián)合采購的方式來提高圖書采購質(zhì)量和效率。

1 文獻回顧

筆者在中國知網(wǎng)中設定主題詞“聯(lián)合采購”且“圖書館”進行檢索，截至2019年5月20日，得到文獻160篇。通過可視化分析軟件，導入題錄信息后進行共詞分析可知（見下圖），目前此類研究主要集中在高校圖書館和圖書館聯(lián)盟的聯(lián)合采購，在資源類型的關鍵詞中，主要為電子書、電子資源等。

圖 共詞分析

對文獻進一步篩選后發(fā)現(xiàn)，關于中文圖書的聯(lián)合采購，吳錦榮分別介紹了國外和國內(nèi)基于讀者決策采購（Patron Driven Acquisitions，PDA）模式的小范圍的紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購；［2-3］張俊娥從系統(tǒng)角度探討聯(lián)合采購平臺來管理書目數(shù)據(jù)，希望通過一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，聯(lián)合出版社、館配商和高校圖書館構成館、社、商書目數(shù)據(jù)一體化的聯(lián)合采購模式；［4］代素滿探討了少年兒童圖書館聯(lián)合采購實施設想，提出制定區(qū)域性少年兒童文獻聯(lián)合采購原則，［5］還有學者從招標采購的角度對實行區(qū)域性圖書聯(lián)合采購進行了研究。［6-7］

綜上，目前國內(nèi)圖書館學界對于公共圖書館開展中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購的研究還有待深入。聯(lián)合采購是公共圖書館服務體系建設中的重要環(huán)節(jié)，探索中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購方式，對于解決區(qū)域公共文化資源不均衡、完善公共圖書館服務體系建設具有重要意義。

2 廣州市公共圖書館開展中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購的實踐

2.1 聯(lián)合采購實踐內(nèi)容

廣州文化廣電新聞出版局印發(fā)的《關于全面推進我市公共圖書館總分館制建設的實施意見》作為實施保障依據(jù)，為廣州市公共圖書館服務體系開展中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購提供了政策支撐。［1］其中，明確提到了“實現(xiàn)聯(lián)合采購，統(tǒng)一編目”。但是，該意見只在內(nèi)容上對公共圖書館實現(xiàn)聯(lián)合采購有所提及，而對于具體采購手段和方式尚未有明確的指導。廣州圖書館在實施聯(lián)合采購的前期調(diào)研階段也發(fā)現(xiàn)，圖書館界關于聯(lián)合采購可供參考的示例并不多。因此，廣州市公共圖書館通過館長會議，最終決定首次嘗試針對2018年國內(nèi)中文圖書、特色文獻及盲文圖書開展聯(lián)合采購。對于公共圖書館而言，中文紙質(zhì)圖書的采購無疑是采購工作中最重要的部分，其采購經(jīng)費管理作為圖書館經(jīng)費管理中的重要環(huán)節(jié)備受重視。廣州圖書館聯(lián)合各級圖書館開展采購存在各成員館對經(jīng)費支出管理要求各有不同的差異，其中，市級圖書館受到的管制約束較多，區(qū)縣館約束相對較少。此外，在確定聯(lián)合采購需求時，為了保障圖書的及時供應，對供應商的供貨速度及提供現(xiàn)購的場所進行了重點要求。在聯(lián)合采購招標過程中，由廣州圖書館統(tǒng)籌負責項目的整體規(guī)劃、技術方案可行性設計論證與實施。規(guī)劃中包含了各成員館提出的個性化需求，故招標需求文件中也體現(xiàn)了各館圖書采購的共性和個性需求。同時，廣州圖書館還作為合同采購方的主體承擔著招標質(zhì)疑回復、項目驗收與評價等工作。

2.2 聯(lián)合采購實施效果

從調(diào)查回訪結果來看，各成員館對開展中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購的成效均表示滿意。中文圖書屬于貨物類采購類目下，而貨物類政府采購有金額限額（各地限額不同）。以廣州地區(qū)為例，如果當年的購書經(jīng)費只有二十萬或者更少，就無法公開招標，只能組織館內(nèi)采購或通過其他途徑采購，同時，以往各圖書館因采購經(jīng)費有限，采購招標一般只有一兩家供應商能中標，而通過廣州地區(qū)公共圖書館開展聯(lián)合采購，有更多的供應商可供選擇。但是，由于招標期間遇到的困難較多，也相應地影響了圖書館后續(xù)工作進度。

3 存在的問題

在廣州地區(qū)公共圖書館實施中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購的實踐過程中，出現(xiàn)了不同層面的問題，致使聯(lián)合采購項目中斷。

3.1 分館資源建設規(guī)劃比較單一

從資源建設的整體規(guī)劃上來說，聯(lián)合采購的初衷是為了完善區(qū)域內(nèi)資源的合理配置。廣州圖書館作為廣州市公共圖書館服務體系的中心館，資源建設規(guī)劃時僅對廣州圖書館的直屬分館有相應的文獻供應職能，而區(qū)縣館作為地區(qū)總館同樣也僅對自身下屬分館負責，各級圖書館管理相對較為封閉。同時，在廣州市公共圖書館服務體系中，各級別的圖書館的直屬分館由于所處地域不同，往往依據(jù)圖書借閱量、讀者喜好程度來進行圖書采選，沒有科學、系統(tǒng)地配置學科性文獻，從而造成各個分館資源建設規(guī)劃較為單一。此外，由于分館的中文紙質(zhì)圖書由總館統(tǒng)一購置，隨著開設分館地點越來越多，需要統(tǒng)一配置的復本量就越來越大，而對于負責分館資源建設的館員們來說，最多的反饋即是要求提高復本量，并沒有對區(qū)域內(nèi)資源的互補性做出貢獻。

3.2 各館招標金額差異性較大

從經(jīng)費管理上看，各級圖書館經(jīng)費來源不一，廣州圖書館的購書經(jīng)費由廣州市財政全額撥款，參與的區(qū)級圖書館由區(qū)財政單位撥款。與廣州圖書館相比，區(qū)縣館的整體撥款經(jīng)費較少，其總體標的金額占比小。開始準備實施階段，作為主體的廣州圖書館并未感受到特別的壓力，但是在實際操作過程中，卻遇到各種情況，造成了一定的采購壓力。

由于聯(lián)合采購招標的標的過大，對未中標的圖書供應商來說，受到的利益損害比往常要大，意味著失去的市場份額更多。在未展開聯(lián)合采購時，一些實力比較小的圖書供應商可以去應需求量不是很大的圖書館的標。但是作為一個如此大金額的標的，難免對圖書供應商的供貨能力有一定要求，因此在招標文件設置評分標準時也對部分條件作了要求。此外，廣州圖書館的經(jīng)費管理相對比較嚴格，招標流程上的遲滯也對后續(xù)工作造成了相當大的壓力，從而影響到最后的經(jīng)費支出。

3.3 聯(lián)合采購流程和相關人員行為不夠規(guī)范

隨著《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》的施行，各領域的招標得到了迅速發(fā)展，圖書招標采購也從2004年開始迅速普及，［8］整個采購流程越來越規(guī)范。但在實際工作中，由于負責采購人員對政策不了解或由于經(jīng)費額度不大，無法找到合適的代理機構，造成在實施圖書聯(lián)合采購過程中參與招標各方的行為不夠標準、規(guī)范。

4 開展中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購的建議

基于廣州地區(qū)公共圖書館開展中文紙質(zhì)圖書聯(lián)合采購的實踐，筆者認為：① 區(qū)域的中心館需擁有一個專門的、大型的采編中心；② 聯(lián)合采購的經(jīng)費都由中心館集中掌握。同時具備以上兩個條件才能進行統(tǒng)一采購。

4.1 制定區(qū)域資源建設整體規(guī)劃

在公共圖書館服務體系的建設過程中，資源建設尤為重要。科學、合理的資源建設規(guī)劃除了需要強有力的政府財政支持外，還涉及每個區(qū)域總館的資源建設及資源配置規(guī)劃，且需要開展廣泛的調(diào)查研究，此外，還需要注重各個館的基本文獻需求，最大限度滿足用戶需求。

4.2 尋找合適的圖書館作為聯(lián)合采購的實施主體

從廣州市公共圖書館實行的聯(lián)合采購的結果來看，區(qū)縣館對招標結果的滿意度高于中心館。聯(lián)合采購將各館有限的購書經(jīng)費集中在一起，可供選擇的圖書供應商范圍和數(shù)量都有了擴大和提升。對于具體實施采購的主體而言，可設立可持續(xù)的管理辦法進行科學系統(tǒng)的統(tǒng)籌。鑒于區(qū)縣館以往由于經(jīng)費不足，未必熟悉政府采購和公開招標的相關流程，可由各館分別派出一名專職負責招標采購的館員，組成聯(lián)合采購實施小組，再由中心館指派專門的負責館員，協(xié)助處理聯(lián)合采購遇到的問題，并可對其進行培訓。

4.3 加強各館采訪員之間的溝通

目前，制約公共圖書館采訪質(zhì)量提升的一個重要原因在于各圖書館之間沒有形成有效的良性互動，主要表現(xiàn)在交流對象偏少，各個圖書館之間的書目信息、讀者需求信息、圖書缺藏信息以及圖書流通信息不對稱。盡管在技術手段的介入下，一些發(fā)展比較好的圖書館之間可以通過系統(tǒng)內(nèi)的設置和管理進行交流，但是由于難以避免的書目信息編目誤差和各館的圖書采訪傾向問題，特別是在資源的建設方向上無法進行整體判斷，諸多問題都仍然無法得到較好解決。在實際工作中，負責圖書采訪的館員與其他館的溝通方面存在不足，特別是同規(guī)模較大、購書經(jīng)費較多的圖書館之間。故而，對圖書館管理而言，各館的溝通不能僅限于管理層，也要重視實際工作責任人之間的溝通。同時，參與招標各方應遵從規(guī)范化招標流程，嚴格規(guī)范招標人員行為，采訪館員應就招標行為規(guī)范溝通達成一致，特別是在公開招標的采購過程中。