行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

盧榮平

【摘要】在行政事業(yè)單位管理中，人事檔案管理是非常重要的一部分，隨著我國(guó)行政事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，加強(qiáng)行政事業(yè)單位人事檔案管理顯得更加重要。推進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展，能夠有效提升檔案管理整體效果，為行政事業(yè)單位提供可靠支持。本文闡述了行政事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義，分析當(dāng)前階段人事檔案管理面臨的問(wèn)題，并討論提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的策略。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;人事檔案;管理規(guī)范化;策略

在行政事業(yè)單位發(fā)展中，職工占據(jù)非常重要的地位，做好人事檔案管理工作能夠有效提升行政事業(yè)單位綜合管理水平，對(duì)于行政事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展有積極影響。但是，當(dāng)前階段行政事業(yè)單位人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在，影響了人才的充分發(fā)揮，對(duì)行政事業(yè)單位產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。在行政事業(yè)單位改革不斷深化的過(guò)程中，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展勢(shì)在必行。基于此，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，探討行政事業(yè)單位人事檔案管理的方法，以期為相關(guān)人士提供借鑒。

一、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的意義

做好行政事業(yè)單位人事檔案管理工作主要有以下兩個(gè)方面的作用：一是為行政事業(yè)單位日常管理工作提供資料，人事檔案涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，可以為行政事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)提供參考，比如績(jī)效考核、職工培訓(xùn)、社保辦理等，通過(guò)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行有效分析，為日常管理工作的開(kāi)展提供原始材料，確保行政事業(yè)單位管理工作的正常開(kāi)展。二是為隊(duì)伍建設(shè)提供依據(jù)，人事檔案管理是隊(duì)伍建設(shè)的重要手段，構(gòu)建一支能力突出、結(jié)構(gòu)合理的員工隊(duì)伍，這是行政事業(yè)單位人事檔案管理的最主要工作。在人事檔案管理分析的基礎(chǔ)上，能夠深入挖掘職工更多的資料，為職工崗位調(diào)整、晉升等提供有效的參考，確保人才隊(duì)伍建設(shè)的健康發(fā)展。

二、行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）重視程度不足。整體而言，很多行政事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作重視程度不足，在資金和人力投入上也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。盡管一些單位在檔案管理方面增加了新的軟件系統(tǒng)，檔案錄入方面取得了一定的進(jìn)展，但是由于行政事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，整體檔案管理工作的開(kāi)展存在較大限制，工作進(jìn)展較為緩慢。有些工作人員簡(jiǎn)單地認(rèn)為，檔案管理就是將相關(guān)的資料存入到計(jì)算機(jī)中，這是一個(gè)很大的誤區(qū)。還有一些單位平時(shí)工作比較繁忙，人事檔案管理一直處于邊緣化狀態(tài)，缺乏資金、人才和技術(shù)上的支持，比如設(shè)備落后、人員素質(zhì)不高、經(jīng)費(fèi)短缺等，影響行政事業(yè)單位人事檔案管理工作的正常開(kāi)展。

（二）檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。不同的行政事業(yè)在人事檔案管理側(cè)重點(diǎn)上存在一定的差異，人事檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理軟件琳瑯滿目，不同的行政事業(yè)單位在使用的檔案管理軟件有所區(qū)別，造成格式混亂，相互之間不兼容，在進(jìn)行檔案資料移交時(shí)，不能實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，影響檔案的存儲(chǔ)和正常使用。這種情況無(wú)疑給人事檔案管理工作增加了難度。

（三）檔案管理信息化程度不足。一方面，信息化建設(shè)資金薄弱。檔案信息化管理對(duì)軟件和硬件設(shè)備有較高的要求，比如系統(tǒng)軟件，計(jì)算機(jī)、自動(dòng)掃碼系統(tǒng)、服務(wù)器，這些軟件和硬件設(shè)備需要大量的資金投入。此外，人事檔案信息需要對(duì)信息進(jìn)行收集、處理、存儲(chǔ)和使用等，這離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程、機(jī)房和相應(yīng)的服務(wù)器，資金的限制給行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)造成一定的困難;另一方面，人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)不健全。從實(shí)際情況來(lái)看，雖然一些行政事業(yè)單位建立了獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但是不能實(shí)現(xiàn)與電子文件的互用，檔案的其他功能得不到有效的發(fā)揮。此外，行政事業(yè)單位的人事檔案信息在使用范圍上比較局限，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的共享，發(fā)揮不了檔案的全面作用。

（四）檔案管理人才參差不齊。新的發(fā)展時(shí)期，行政事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)于人才有較高的要求，但是很多行政事業(yè)單位在人事檔案管理人員方面較為匱乏，在工作時(shí)由其他人員來(lái)兼任，在檔案工作方面缺乏深入的研究，在實(shí)際工作開(kāi)展時(shí)往往無(wú)所適從。在信息化背景下，行政事業(yè)單位人事檔案管理工作不僅要求掌握基本的操作知識(shí)，同時(shí)還要具有計(jì)算機(jī)能力。

三、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升的策略

（一）提高對(duì)人事檔案管理關(guān)注度。首先，行政事業(yè)單位需要樹(shù)立全新發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展特點(diǎn)，建立全面人事檔案管理方案和目標(biāo)，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，加大單位內(nèi)部宣傳力度，提升廣大職工的認(rèn)知水平，同時(shí)關(guān)注職工最新想法，對(duì)于貫徹檔案管理工作有很大幫助。其次，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予檔案管理人員充分的信任，為他們提供人力和物力上的支持，優(yōu)化制度，構(gòu)建一個(gè)一體化制度體系，為工作人員實(shí)際管理工作提供理論依據(jù)和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

（二）樹(shù)立科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的推動(dòng)下，行政事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢(shì)，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，樹(shù)立科學(xué)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。但是，檔案管理信息化建設(shè)不能盲目跟風(fēng)，要根據(jù)自身單位的人員、資金、工作性質(zhì)等綜合考慮，確保各項(xiàng)工作的開(kāi)展符合本單位的基本要求，設(shè)定檔案管理信息化的短期和長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，從而確保檔案管理信息化建設(shè)有條不紊地進(jìn)行。

（三）提升信息化管理水平。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，行政事業(yè)單位在人事檔案管理中要注重自身信息化建設(shè)，為人事檔案的全面管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案信息的規(guī)范化發(fā)展。一方面，要引入更多硬件和軟件方面的設(shè)備，有效提升硬件設(shè)施的工作效率，通過(guò)引入更多先進(jìn)的設(shè)備，提升人事檔案管理的信息化管理效果;另一方面，構(gòu)建人事檔案管理信息體系，引入更多信息化發(fā)展方面的人才，不斷提升整體管理效果。

（四）完善團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高工作人員工作能力。作為檔案管理的直接參與者，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于檔案管理質(zhì)量和效果具有較大影響。為了實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位人事檔案管理目標(biāo)，首先要完善團(tuán)隊(duì)建設(shè)，構(gòu)建一個(gè)高效率、高凝聚力、高素養(yǎng)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。樹(shù)立科學(xué)合理的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)目標(biāo)，建立培訓(xùn)和教育目標(biāo)，對(duì)工作人員及時(shí)培訓(xùn)和教育，分析培訓(xùn)需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，確保檔案管理人員充分發(fā)揮其作用，不斷優(yōu)化管理流程和效果。其次為了做好人力資源布置工作，行政事業(yè)單位在工作人員開(kāi)展工作時(shí)，對(duì)工作人員工作行為監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)工作人員存在的行為弊端，及時(shí)指導(dǎo)和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業(yè)單位可以建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作積極性高、表現(xiàn)好的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，在行政事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)骨干，為工作人員提供全新發(fā)展機(jī)遇。

（五）創(chuàng)新檔案管理模式。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，行政事業(yè)單位人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，工作人員要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方法，推動(dòng)人事檔案的智能化、全面化發(fā)展。要逐步完善人事檔案的相關(guān)信息，結(jié)合市場(chǎng)運(yùn)行特點(diǎn)，做好檔案內(nèi)容的有效補(bǔ)充，充分借鑒先進(jìn)的人事檔案管理模式，融入更多管理經(jīng)驗(yàn)、管理模式相關(guān)的內(nèi)容，逐步形成科學(xué)的年度考核體系，構(gòu)建共享性的人事管理檔案，推動(dòng)行政事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，行政事業(yè)單位人事檔案管理不是一朝一夕的事情，這往往需要一個(gè)較為長(zhǎng)期的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員之間的配合，要加大對(duì)人事檔案的關(guān)注度、樹(shù)立科學(xué)的管理規(guī)劃、提升信息化管理水平、提升工作人員的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新檔案管理模式等，從而確保行政事業(yè)單位人事檔案管理開(kāi)展的整體效果。

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