淺談學生檔案管理工作的重要性

鄧君汝

【摘要】高校學生檔案是記錄和反映學生在校學習的個人成績和表現，是人事檔案的前身，是能夠隨著時間的不斷推移而獲取最真實的個人信息的憑證。

【關鍵詞】學生檔案;管理;重要性

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習以及參加各種社會實踐活動、志愿者活動的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。本人從事學生檔案工作近十年，深刻認識到學生檔案管理工作的重要性。在與檔案管理部門及用人單位溝通及交流中發現，高校學生檔案工作的細致與否甚至決定了學生的命運。

一、高校學生檔案的收集范圍

高校學生檔案是人事檔案的前身，指對學生在校期間管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、品德、才能、學習和工作表現的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的最原始的記錄。我院學生的檔案包括高考錄取通知書、體檢表、軍訓鑒定表、入團志愿書、高考材料、學籍表、成績表、畢業生登記表、在校期間的獎勵材料、團籍卡、實習手冊及其他材料。完整記錄了學生初到學校時的身體健康狀況、心理健康狀況;初入學校軍訓時的表現;進入學校后每個學期的成績;融入學校后參加的各項校內外活動及比賽情況;實習期間在實習單位的表現;在校期間所獲榮譽情況等等。

二、高校學生建檔工作流程

（一）進校轉接工作、審查工作。新生剛進入學校時需將參加高考進入學校讀書前的高考考生檔案袋即高考材料以及團員檔案轉至學校，學生的這些材料必須進行審查后才能入檔。如學生在高考后進行了名字的更改或者班級中出現同名同姓的現象時，就需要對高考材料及團員檔案進行嚴格的審查以免檔案真實性受到影響。

（二）新生注冊后建檔工作。新生來校后，經過身份驗證后學籍信息會統一到省教育廳注冊，對應每個學生有一個唯一的學籍號。新生建檔工作同步進行，先要將學生信息填至檔案袋封面，然后將學生入校的相關資料即錄取通知書、體檢表、軍訓鑒定表、入團志愿書、其他材料、高考材料（需裝訂成冊）對應裝入檔案，一個學生對應一個檔案袋，將其所有資料單獨存放，學生檔案在學生畢業參加工作后就轉化為人事檔案，因此每個人的人事檔案的前身就是就業前的學生檔案，所以大學生的第一次建檔工作顯得尤為重要。

（三）學生在校期間的評優審查材料的進檔工作。每年省、市及本院都對優秀學生進行評優評先工作。包括院級軍訓標兵;院級優秀團干、優秀團員、優秀志愿者;院級三好學生、優秀學生干部;院級十佳優秀學生、十佳優秀學生干部、十佳志愿者、十佳創新學生、十佳勵志學生;院級十佳團員、十佳團干、十佳志愿者;國家獎學金、國家勵志獎學金;省級優秀畢業生、市級優秀畢業生、院級優秀畢業生等等。這些獎勵的審批材料是最原始最真實的獎勵資料，進入檔案后能證明其在校期間所獲榮譽的真實性，因此本著對學生負責任的態度必須每年沒有遺漏地將這些材料完整進檔。

（四）畢業前檔案資料的進檔、密封、蓋章工作。畢業前還有一些畢業生的基本材料進入檔案，如學籍表、成績表、畢業生登記表、實習手冊、團籍卡等裝入檔案，這就形成了一份完整的學生檔案。本地市學生檔案移交本地市人才市場不需要密封，但是外地市學生的檔案必須貼上封條密封并在檔案袋的背面蓋上7個章，通過EMS轉遞至學生戶籍所在地的人才市場，寄出前如果檔案袋密封不嚴實，當地人才市場工作人員會將檔案退回并要求學校將檔案重新封存后寄出。

（五）畢業生檔案郵寄工作。畢業生的檔案郵寄工作也是一個相當繁瑣的事情，先要收集學生當地人才市場的收件人、地址、電話，還有學生本人電話，如果快遞過程中出現地址錯誤或拒收檔案管理人員還要跟學生本人取得聯系，實在找不到解決辦法時只能讓檔案退回，然后學校再次與學生聯系后進行續寄檔案工作。

三、高校學生檔案規范管理的重要性

高校學生檔案將會轉化成伴隨學生終身的人事檔案，其原始憑證性、真實性和完整性足以影響學生一生的學習、工作和生活。加強高校學生檔案的規范管理顯得尤為重要。

（一）接收高考學生檔案審查的重要性。學生檔案中的高考檔案是我們沒辦法幫助學生去補辦的，如果遺失就無法得知學生是應屆高中生、往屆高中生還是中專畢業的對口招生的學生。因為大多數用人單位只招收全日制高中畢業的應屆大學生，這份高考檔案就是證明學生學歷的最真實有力的佐證材料。

（二）名字與身份證等信息變更帶來實質性的影響。學生如果在注冊后更換了自己的姓名或者身份證號碼的信息，而檔案中沒有附上信息更改的資料，那么學生信息更改前所獲得獎勵材料、考試通過的相關證書就會受到用人單位的質疑。用人單位就會要求學生本人出具一系列的能夠證明學生身份的資料。在學歷驗證中也會因信息變更等因素受到一定的影響。

（三）書寫不規則、手續不齊全影響學生檔案的原始憑證性質。人才市場接收學生檔案時的審核也相當嚴格，如果檔案資料沒有按要求填寫或者有涂改，它會拒收學生檔案。如學生檔案中的畢業生登記表有涂改，人才市場工作人員會要求學生返回學校重新填寫一份并簽字蓋章，將檔案資料完善后才能歸檔。手續不齊全的各種獎勵證書、比賽證書、學籍登記表、成績冊等也會對學生檔案的原始性和真實性產生影響。

四、目前高校學生檔案存在的一些問題

（一）領導不夠重視。在學生檔案管理中領導在認識上存在一些誤區，認為學生檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失不遺漏，能應付畢業生檔案移交就行。因此，往往容易忽視學生檔案管理工作，檔案工作自然做得不夠完善。

（二）管理的科學化、信息化程度不高。在學生檔案管理上，學生檔案管理軟件沒有深入開發應用，不能夠準確地將每個學生的檔案資料進行系統的歸類、記錄。只是簡單地將學生的資料裝入本人的檔案袋，隨著學生畢業將檔案移交人才市場或教育局。

（三）學生檔案管理工作人員專業技能的缺乏。學生檔案工作是學生工作中的一部分，一般學生檔案管理人員都是由學生思想政治輔導員擔任，專業程度不高且管理意識薄弱。而且輔導員的流動性較大，人員變動頻繁導致學生檔案管理水平不高。檔案管理專業技能的缺乏，導致學生檔案收集不齊全，整理不規范，由此影響學生檔案的憑證價值和利用價值，甚至對學生畢業后的工作和生活帶來不可估量的負面影響。

五、如何完善高校學生檔案的管理工作

（一）建立檔案法律法規、檔案知識技能學習機制。對所有的輔導員、班主任以及學生檔案管理人員進行系統的關于檔案知識的培訓，把檔案知識培訓納入相關人員培訓的范疇。特別是要加強二級學院領導干部的檔案意識的培養，使他們在自己做到身先士卒的情況下帶領其他人員活學活用。

（二）加強對高校學生檔案管理的重視度。高校學生檔案的重要性一直不被師生所知曉、關注，必須加強對學生檔案重要性的宣傳工作力度，使學生檔案管理意識深入人心。1.領導要重視高校學生檔案宣傳工作。學生檔案工作只是學生管理工作中的一個部分，與學生管理工作的其他方面相比，沒有學生學籍注冊工作帶來的殘酷性，沒有學生安全工作帶來的毀滅性，也沒有學生資助工作導致學生輟學帶來的危害，所以大部分學生管理的工作人員忽視了檔案管理工作的重要性。因此加強領導對檔案管理的重要性認識，建立完整的檔案管理機制是迫在眉睫的工作。2.要將檔案的重要性滲入師生各項課堂教學等活動。檔案需用時它堪比黃金，不需用時仿若廢紙一堆，這種陳舊的思想觀念導致學生認識上存在巨大偏差。當前學生在學校被動的熏陶下對檔案的認識逐步增強，但是還遠遠沒有達到能讓學生主動關注檔案的穩定。如學生本人在填寫學生檔案里需要的資料時，會要求必須用黑色或藍黑色水性筆填寫，不能涂改，填寫的內容必須真實有效。然而再三強調還是有部分學生不能達到這些基本要求，抱著一種事不關己的態度，使之到畢業都不知道學生檔案的內容，也不知道自己的檔案資料是否有缺失和遺漏。

（三）加強學生檔案管理現代化和信息化建設。通過查詢學生檔案用人單位可以馬上對這名即將畢業且希望就業的學生有一個系統而全面的了解，檔案提供了大量的最真實有效的原始資料及數據。要進一步提高工作效率，就需要對學生檔案實行計算機及網絡輔助管理，通過相應的技術處理實現學生檔案紙質與電子數據并存。不僅方便查詢也將最大限度地提高檔案的利用率。如用人單位進入學校網站輸入學生信息可以查詢這名學生所有情況，包括學生學習、身體、受資助、獲得榮譽、檔案資料詳細份數及最后移交地址。

六、結語

學生檔案管理工作是每所高校必不可少且十分重要的工作，只有讓學校領導、所有老師、以及每個學生都知道其重要性，才能推動學生檔案管理工作的開展、促進學生檔案管理工作的完善、讓檔案管理取得實質性的進步。