新時(shí)代企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理創(chuàng)新

董娟

【摘要】加強(qiáng)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理不僅能為企業(yè)生產(chǎn)提供依據(jù)，還能為各級(jí)政府機(jī)關(guān)檢查企業(yè)在制造和設(shè)計(jì)過程中是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，質(zhì)量是否達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等方面提供數(shù)據(jù)支撐。目前產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理存在不足，主要表現(xiàn)為檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不到位，管理人員綜合素質(zhì)有待提升，安全管理存在不足。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，重視檔案的安全管理工作。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);產(chǎn)品質(zhì)量檔案;創(chuàng)新

企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量檔案是指產(chǎn)品在研制、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、計(jì)量、測(cè)試、理化試驗(yàn)、使用、服務(wù)全過程形成的反映產(chǎn)品質(zhì)量的各種文件、原始記錄、報(bào)告、合格證書、聲像資料等真實(shí)記錄。它不僅能為企業(yè)生產(chǎn)提供依據(jù)，還能為各級(jí)檢查提供數(shù)據(jù)支撐。因此，加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理是十分必要的。然而，由于缺乏相應(yīng)的管理規(guī)章制度或者是規(guī)章制度沒有得到嚴(yán)格落實(shí)，部分檔案員綜合素質(zhì)有待提升，加上計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的作用不明顯，制約了產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理水平的提升。

一、企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理的意義

產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作。新時(shí)代，加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理，對(duì)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展都具有重要作用。

（一）為制造檢查和評(píng)估提供依據(jù)。產(chǎn)品質(zhì)量檔案能客觀、公正、詳細(xì)地記錄產(chǎn)品在研發(fā)和制造過程中的基本情況。通過加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理，有利于獲取豐富的檔案數(shù)據(jù)資料，進(jìn)而為開展檢查，進(jìn)行生產(chǎn)評(píng)估提供依據(jù)。同時(shí)，也有利于更為詳細(xì)和全面掌握企業(yè)生產(chǎn)的基本情況，對(duì)改進(jìn)產(chǎn)品在研發(fā)和制造過程中的不足具有積極作用。

（二）為企業(yè)改革和發(fā)展提供支撐。通過加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理，對(duì)原始的、系統(tǒng)的檔案進(jìn)行研究和綜合分析，了解研發(fā)和制造的現(xiàn)狀，能為企業(yè)制定科學(xué)合理的決策提供依據(jù)，對(duì)推動(dòng)企業(yè)研發(fā)和制造的改革和發(fā)展具有重要意義。

（三）有利于推動(dòng)產(chǎn)品質(zhì)量的提升。產(chǎn)品質(zhì)量檔案是企業(yè)進(jìn)行制造檢查、評(píng)比、評(píng)估的重要依據(jù)，能為制造過程的改進(jìn)提供參考。在日常工作中，通過詳細(xì)收集并整理產(chǎn)品質(zhì)量檔案，查閱產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料，不僅能客觀了解企業(yè)生產(chǎn)和制造的基本情況，同時(shí)通過與國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的對(duì)比，檢查生產(chǎn)和制造過程的不足和缺陷，學(xué)習(xí)并借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，有利于改進(jìn)產(chǎn)品制造過程中的不足，有利于優(yōu)化制造方案，提升產(chǎn)品質(zhì)量。

二、企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理存在的不足

（一）產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不到位。傳統(tǒng)的產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理，主要由檔案員按照規(guī)章制度對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和保管，為企業(yè)各級(jí)人員提供檔案服務(wù)。檔案員的日常工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行整理和維護(hù)，對(duì)過期的、可報(bào)廢的檔案則按國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。目前，部分檔案員仍然沿用傳統(tǒng)模式開展檔案管理，工作效率偏低，已難以有效滿足新時(shí)代企業(yè)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理的需要。此外，由于產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不到位，未能構(gòu)建有效的管理系統(tǒng)，忽視對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，信息化管理系統(tǒng)建設(shè)滯后，信息檢索和檔案資料查詢也不方便。

（二）產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理具有復(fù)雜性、重要性和保密性等顯著特征，對(duì)檔案員的綜合素質(zhì)要求也比較高。管理人員不僅要熟悉產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理流程，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，還要注重提高計(jì)算機(jī)使用技能，能對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，滿足信息化管理需要。但目前企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案專職管理人員數(shù)量不足，甚至許多是由行政管理人員兼職的。部分檔案員專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)缺乏，甚至連計(jì)算機(jī)和掃描器都不能熟練使用，根本不能勝任產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理信息化工作。

（三）產(chǎn)品質(zhì)量檔案的安全管理工作存在不足?，F(xiàn)有的產(chǎn)品質(zhì)量檔案以紙質(zhì)為主，為確保檔案資料安全，只能憑個(gè)人的能力做好防潮、防水和防火等工作。大多數(shù)企業(yè)沒有配備相應(yīng)的防護(hù)器材，如消防器材、防蟲劑、防蟲紗窗、溫濕度計(jì)等。一旦有突發(fā)性情況危害文件安全時(shí)，我們沒有防護(hù)措施可以保護(hù)文件不受損壞。

三、新時(shí)代企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理的創(chuàng)新策略

為改進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理的不足，順應(yīng)新時(shí)代的要求，企業(yè)有必要采取以下措施加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理：

（一）加強(qiáng)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理人員要更新管理理念，改變傳統(tǒng)的“重保存、輕利用”觀念，更加注重企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案的綜合利用。要樹立現(xiàn)代化管理理念，加大新時(shí)代產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理重要性的宣傳力度，宣傳新時(shí)代檔案管理方式變革和服務(wù)理念轉(zhuǎn)變，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量檔案的服務(wù)功能，注重對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檔案信息資源的二次挖掘和分析利用，讓產(chǎn)品質(zhì)量檔案更為有效地發(fā)揮作用。我們要對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，這樣可以檢索查閱全文，無須調(diào)用紙質(zhì)檔案，最大限度地保護(hù)了檔案原件，節(jié)省了查找檔案的時(shí)間，提高了工作的效率，要盡量做到紙質(zhì)與電子資料同時(shí)歸檔。由于企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案具有保密性要求，只能在一定范圍內(nèi)開放。因此，檔案員應(yīng)該合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的模式，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行保存。通過對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置密碼，嚴(yán)格控制檔案的查找權(quán)限，防止非檔案管理人員隨意對(duì)檔案進(jìn)行瀏覽和下載。這一環(huán)節(jié)的設(shè)置，使檔案管理工作具有較高的安全性、機(jī)密性、穩(wěn)定性。這樣做也能夠保證檔案信息的真實(shí)性和安全性得到進(jìn)一步提升。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。招聘專業(yè)化檔案管理人才，滿足檔案管理需要。檔案管理人員既要具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)理論，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技能，確保勝任企業(yè)檔案管理需要。注重對(duì)檔案員的培訓(xùn)，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富他們的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，使其能掌握計(jì)算機(jī)使用技巧，能熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，確保勝任檔案管理工作。此外，還要組織檔案員開展經(jīng)驗(yàn)交流與研討會(huì)，相互學(xué)習(xí)和借鑒，從而豐富自身檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理的綜合技能。

（三）重視檔案的安全管理工作。增強(qiáng)檔案管理安全意識(shí)，將安全管理擺在突出位置，防止安全事故發(fā)生。要做到以下幾點(diǎn)：1.新進(jìn)資料要進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲霉現(xiàn)象要進(jìn)行消毒除蟲后方可入庫。2.庫房應(yīng)切實(shí)做好溫濕度控制、防潮、防霉、防蟲、防塵、防有害氣體、防光、防盜、防磁等工作。

3.通過科學(xué)管理，庫房應(yīng)達(dá)到溫濕度適宜、清潔衛(wèi)生，使資料能夠長(zhǎng)期保存在良好環(huán)境中，最大限度的延長(zhǎng)其壽命。4.庫房?jī)?nèi)不得吸煙，非工作人員不得隨意入內(nèi)。5.對(duì)庫藏文件要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并積極采取有效措施處理。6.發(fā)生突發(fā)性危害文件安全時(shí)，要采取積極措施保護(hù)，并及時(shí)向上機(jī)報(bào)告。7.庫房應(yīng)有防蟲紗窗、防蟲劑等防蟲設(shè)施。8.庫房要保持清潔，庫房門窗不得隨意打開。9.庫房或其附近必須配備適用的消防器材，并要定期檢查更換。10.庫房電源線路要安全可靠，定期檢查。嚴(yán)禁有明火裝置和存放易燃易爆物品。庫房無人工作時(shí)，必須關(guān)閉所有電器電源。此外，還要組織檔案員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，確保檔案員認(rèn)真遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，提升檔案管理水平。

（四）完善規(guī)章制度。完善的規(guī)章制度是規(guī)范檔案工作的基礎(chǔ)。我們應(yīng)該根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，借鑒兄弟單位的規(guī)章制度，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際制定相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理有章可循，有序開展。產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理對(duì)生產(chǎn)的開展和企業(yè)的發(fā)展具有重要作用。應(yīng)該認(rèn)識(shí)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理存在的不足，順應(yīng)新時(shí)代的要求，推動(dòng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案員素質(zhì)，重視產(chǎn)品質(zhì)量檔案安全管理。從多個(gè)方面入手，提升新時(shí)代企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理水平，使其更為有效地發(fā)揮作用，也為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王詠梅.新時(shí)代高職院校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新[M].九江職業(yè)學(xué)院，2019.

[2]張莉莉.檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作的實(shí)踐與體會(huì)[J].防護(hù)林科技，2017（5）：86-87.

[3]崔蓮花.學(xué)校對(duì)檔案管理工作的體會(huì)[J].科學(xué)管理，2019（12）：172.