檔案數字化建設與企業檔案管理研究

白巧麗

【摘要】21世紀以來，中國經濟飛速發展，社會不斷進步，社會企業數量越來越多且規模越來越大。在企業發展過程中，檔案信息保管是一項非常重要的工作內容，應合理引用新時代的技術，充分運用云端數字網絡實現高效的檔案管理。本文就檔案數字化建設對于企業的重要作用以及檔案數字化建設的開展策略進行探討和研究，希望能夠為推動企業的發展提供一定的幫助和支持。

【關鍵詞】檔案管理;數字化建設;開展策略;信息資源

隨著社會的不斷發展，互聯網信息技術已經深入到社會中的各個階層，且發揮著重要的作用，信息資源已經成為提高人們工作效率的重要技術手段。在企業的發展過程中，檔案管理是一項重要的環節，科學合理的檔案管理能夠為企業的決策發展起到明確的指導性作用，因此我們應當把信息技術應用到檔案管理工作中，實現新時代的檔案數字化建設，讓檔案數據更加清晰明確和便于使用。

一、企業檔案數字化建設的重要性

作為一種原生的信息資源，檔案對于企業的發展而言至關重要，檔案能夠體現企業的發展歷史和發展現狀，并且包含有企業的組成結構、資金運營、分配等基礎數據，通過調閱和研究檔案，決策者能夠對企業的未來發展動向做出清晰的規劃，其重要性不言而喻。目前，企業中所產生的數據量和信息量越來越大，面對這種日益復雜的檔案信息量，科學收集信息管理信息和歸納信息非常重要，這對新時代的檔案管理人員提出了巨大的挑戰，因此必須要建立一支專業化的檔案管理工作者隊伍，加強信息化技術手段應用，為企業的安全生產提供保障。早在21世紀初期，國家檔案局就把加快檔案信息化建設列入發展規劃中，信息化建設是一個長期的過程，需要企業長時間投入人力、物力和財力開展研究，必須要對檔案管理中的各個環節進行深入分析，做好各項技術工作，嚴格按照規章制度執行檔案管理策略，從而提高數字化管理水平。

（一）企業檔案數字化建設能夠優化檔案管理工作質量。在新時代的社會發展背景下，企業檔案數字化建設有非常重要的作用，其能夠優化檔案管理工作質量，通過把紙質信息上傳到云端，能夠實現原始信息的數字化，從而突破檔案利用的種種局限，讓檔案能夠被更多的人員所調用和分析，讓檔案管理部門從原先的封閉管理工作狀態轉變為服務型工作狀態。由于采用信息化技術手段，檔案的保存具有永久性，不會出現與紙質檔案一樣的破損和丟失等問題，從而讓檔案信息資源得到了合理配置，為企業的發展和決策提供了更加優質的服務。

（二）企業檔案數字化建設是新時代的發展需求。當今世界是數字化的世界，企業必須要跟上時代的步伐，加強云端平臺建設，把檔案數字化建設放置在戰略性地位進行對待，加強重視程度，成立專門的檔案信息職能部門，把企業所有的基礎數據進行上傳。對已有的文字檔案要進行掃描處理，并且把圖片上傳到云端，從而實現更加高效的信息資源共享。同時，要為員工們分發相應的檔案提取賬號，按照職位級別設立不同的權限，從而讓檔案信息更好地服務廣大技術工作者，發揮其應有的價值。要做好檔案信息的篩選工作，整理工作和服務工作，在海量數據中尋找出最有價值的信息，保障數據的真實性，為后續的科學決策提供保障。

二、電子檔案的整理

（一）文書電子檔案整理。在企業的日常運行過程中，必然會產生各種各樣的文書類檔案，要嚴格保管好這些檔案，首先是內部文件，要按照年限、部門、保管期限進行分類和保管，同時做好數據的拷貝工作，即使一個服務器出現問題，仍然有備用的服務器保存有相應的電子檔案。要建立相應的網站系統，加強分類整理，做好服務性工作，及時更新文書檔案的文件目錄，方便工作人員進行查找。其次是外來文件，工作人員應當定期收集和整理外來文件，并且在掃描室進行數字化掃描，將圖片文件上傳到云端平臺，加強相應的網絡辦公系統配套，所有公文的傳遞、審批、蓋章工作均在網上操作，從而提高工作效率和工作質量，讓工作流程更加透明和清晰。當某一個環節出現問題時，能夠根據網絡足跡追本溯源，找到相應的責任人。對于整理完畢的文件，應當由檔案管理部門進行，統一存檔，確定保密級別和保管期限，并且加上檔案管理信息，比如分類號，檔案號等等，以供后續查閱和調用。

（二）科技電子文檔整理。在企業的日常工作過程中，必然會涉及各種技術類的文件，例如設備圖紙等等，要按照相應的電子科技文件種類劃分，然后進行歸檔，對于一些重要設備必須要做好檔案存儲工作，把設備的購置清單，購置合同以及保修期限等信息進行掃描，相應的資料和圖紙也一并上傳云端檔案信息平臺。為了提高檔案的安全性，可以刻錄相應的光盤，做好硬件方面的存儲，從而實現設備檔案的雙重保護工作。

（三）會計電子文件整理。對于企業的財務信息，要及時進行數字化檔案建設，首先是工資單，要把全體員工的信息記錄在檔案中，并且列出部門、代碼、工資等等，后續有員工出現工資方面的疑問時，能夠及時查找檔案，并且獲得合理的解釋，保障工資發放的公平性和透明性。其次，公司運營過程中會涉及各種的資金出納等問題，要將賬本的內容上傳到云端，一切能夠從實現數據化的操作，都要避免紙質化操作，將資金的流通及時整理，每一筆資金的流動都要有相應的流通部門負責人，會計主管審核人員信息，并且實現電子簽名上傳，從而保障賬本的真實性。

三、企業檔案數字化建設的優勢

企業檔案數字化建設是新時代的企業發展需求，能夠充分提高企業的市場競爭力，增強企業的內部發展活力，主要體現在以下幾個方面：

（一）檔案數字化建設有助于檔案轉變，實現高效的信息處理。在企業的各項管理活動中，必然會產生大量的數據，包括活動內容、活動時間、活動手段及活動中所產生的文件等等，如果使用傳統的紙質文件進行記錄，不但難以實現長久的保存，也容易導致填寫的不規范和后續使用困難等等，只有通過數字化檔案建設才能夠提高軟件的可用性，并且讓文件以高速度傳遞到各個部門，提高信息的可用性，充分發揮其原有的數據價值。例如，部分企業需要對設備進行更新和技術改造，必然會產生很多圖紙，通過數字化CAD圖紙，能夠及時記錄圖紙的每一項變動，并且按照日期進行存儲，以供工作人員進行調用，其顯示出了比紙質圖紙更加旺盛的生命力和靈活性，提高了企業工作效率，創造了更多的價值。

（二）檔案數字化能夠讓檔案分類更加科學合理。在以往的檔案存儲工作中，工作人員缺乏科學有效的整理，即使有部分工作人員進行了檔案整理，但是沒有一個清晰有效的規范制度以供執行，從而導致后續檔案查閱困難，可用性不強。通過檔案信息化，我們能夠利用計算機軟件設置檔案分類，通過簡單的操作就能夠實現檔案的批量轉移和調整，從而實現檔案的科學分類和使用，讓各類信息更加清晰和透明，當后續工作人員需要查閱時，只需要在云端平臺輸入幾個關鍵詞，就可以得到自己想要的結果，從而更加貼近企業的生產和經營，優化工作效率和工作質量。

（三）檔案數字化建設有助于檔案管理工作者的知識更新。通過學習新時代的計算機云端管理技術，檔案管理工作者能夠提高自身的信息化處理能力以及檔案信息維護能力，檔案信息隨時處于更新的狀態，讓數據更加真實和可靠，這部分高素質檔案工作者對于企業的發展而言是重要的后備支持力量。

四、小結

總而言之，在企業日常運營過程中，檔案數字化建設是一項非常重要的工作內容，其能夠實現由紙質信息到數字化信息的轉變，提高檔案利用效率，充分發揮其價值，提高企業的市場競爭力，我們必須要不斷探索檔案數字化建設的開展策略，從而有效提高檔案管理工作質量。

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