提升機關事業單位文書檔案管理質量的建議

韋珉

【摘要】新時期，機關事業單位的規范化發展，增加了文書檔案數量。為了使工作質量得以保證，工作效率有效提升，必須要完善文書檔案的管理制度。在機關事業單位中，文書檔案是重要組成部分之一。文書檔案屬于機關事業單位發展的寶貴資源，記錄了事業單位發展過程。文書檔案管理對于專業性和保密性以及政策性都非常重要。要求資料既要具有很高的安全性，又要具有完整性，對于機關事業單位而言，是既高效運行又有序協調的重要保障。所以，各部門都應該重視文書檔案管理工作。

【關鍵詞】機關事業單位;文書檔案;管理質量

對于各個機關事業單位而言，文書檔案管理是一項重要的工作，其既具有技術性和政治性，又具有服務性，能夠記錄各個機關事業單位的重要資料和社會發展信息。高效科學的文書檔案管理工作，能夠提升機關事業單位的管理水平，使機關事業單位做出正確且合理的決策，無論對于機關事業單位的發展還是進步，都是重要的舉措。

一、機關事業單位規范文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是一個單位或部門極為重要的有保存價值的文件材料，對于機關事業單位而言，檔案管理日常重要的工作環節，就是科學收集、分類和整理辦公室文書檔案，機關事業單位管理文書檔案的過程中，無論是收集信息方式，還是對信息進行分類的方式，都應該重視起來，防止出現誤差，影響單位決策。工作人員在日常的工作中，儲存文書檔案的條件也必須要考慮到，工作人員應該按照標準和相關規定，整理后續文書檔案和編目，以及保管文書檔案工作。使辦公室文書檔案管理更加規范化，縮短查找文書檔案時間，及時銷毀一些沒有利用價值的辦公室文書檔案，提高保管文書檔案的水平，從而有序地開展辦公室文書檔案管理工作。在新時期，文書檔案管理工作有了新的時代內涵，這項工作比以往有了更加重要的意義。

二、機關事業單位文書檔案管理工作中存在的問題

（一）機關事業單位對文書檔案管理工作的重視度欠缺。有些機關事業單位對文書檔案管理工作的重視程度較低，尤其是有的單位主要領導對文書檔案管理工作的忽視，把文書檔案管理工作，只看成是辦公室工作中一項最容易做的事情，直接導致了文書檔案管理工作混亂的局面，并且對保密工作也不重視，沒有把加強對保密工作的領導作為一項重要職責。有的工作人員認為，管理辦公室文書檔案，就是簡單地保存相應的活動材料和會議，保存的這些數據過后不可能將其效用充分地發揮出來。所以，忽視了對辦公室文書檔案管理工作的重要性的認識。

（二）文書檔案管理人員專業素質欠缺。辦公室文書管理工作比較復雜，要求參與工作人員具有很高的素質，但是，開展文書檔案管理工作的過程中，有些工作人員管理文書檔案工作的能力比較差，無論是專業技能，還是相關理論知識都欠缺，很難滿足管理辦公室文書檔案的需求。另外，有些機關事業單位安排在管理文書檔案工作崗位上的人員，都是一些年齡比較大的工作人員，這些人因為學習的動力欠缺，致使機關事業單位文書檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。

（三）文書檔案管理制度體系不健全。有些機關事業單位只是簡單地整理和分類文書檔案，部分工作人員甚至整理文書檔案的過程中，沒有按照操作流程規范地進行整理，致使有些辦公室文書檔案流失了。此外，有些機關事業單位的文書檔案管理工作體系不完善，在文書檔案管理工作進展的過程中，推諉責任等問題出現，并且辦公室文書檔案管理工作的分工也不明確，有些工作人員開展文書檔案管理工作的過程中，相關工作的依據欠缺，導致開展文書檔案管理工作非常艱難。

三、優化提升機關事業單位文書檔案管理質量的建議

（一）機關事業單位提高對辦公室文書檔案管理工作的重視程度。辦公室文書檔案管理工作，對于機關事業單位全面開展辦公室工作具有重要的影響，機關事業單位主要領導必須要重視起來，作為機關事業單位的主要領導，對于辦公室管理文書檔案工作，應該主動出謀劃策，將保密工作納入黨委重要議事日程，并且認真地思考和研究所涉及的全局性辦公室文書檔案工作，科學合理謀劃近期部署的辦公室文書檔案工作。同時，落實的過程中，分管檔案工作的領導應親自過問，親自抓，要經常檢查，發現問題，及時督促整改，積極地推廣經驗做法和優點，在機關事業單位領導的帶動下，使全體工作人員都能夠重視辦公室文書檔案管理工作。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員既要開展文書檔案管理工作，又要具體落實文書檔案管理的制度。所以，必須要提高檔案管理人員的綜合素質，增強管理意識。通過加強培訓，使檔案管理人員對整理規范和檔案法律法規有更深的了解，進一步提升綜合業務能力和專業水平，從而使辦公室文書檔案的管理工作能夠更好地開展，不斷為事業單位做好文書檔案管理工作，滿足現代化發展的需求，需努力提高事業單位文書檔案管理工作水平。

（三）建立健全文書檔案管理制度體系。在機關事業單位領的重視文書檔案管理的基礎上，辦公室文書檔案管理制度體系也要建立健全。將文書檔案管理制度的作用和功能充分地發揮出來。為開展文書檔案管理工作，營造良好的外部環境，檔案管理人員提高對文書檔案管理的重視程度，有效運用制度形式規范文書檔案管理中發現的問題，從而使辦公室文書檔案管理工作標準化水平得以提高。

（四）結合現代化，提升辦公室文書檔案管理的效率。實際管理文書檔案的過程中，應該與現代信息化發展有機地結合，有效運用現代化信息發展的優勢，優化機關事業單位的辦公室文書檔案管理，從而實質性地提高文書檔案管理工作的效率和準確性，機關事業單位應該根據自身單位實際的管理情況，構建一個新型的統一化和數字化的管理模式，致使信息資料能夠更加科學化，便于機關事業單位主要決策者更好地應用。1.應用計算機網絡技術。實際應用計算機技術，既能夠提升工作人員工作的效率，又能夠促進工作的準確性和質量，機關事業單位實際工作的過程中，有效運用計算機系統，能夠使主要領導更好地了解和掌握各級工作的情況，因此，機關事業單位一體化管理模式構建的過程中，工作人員必須要加強應用計算機技術，熟練具備計算機操作技術，全面應用計算機網絡技術，能夠很大程度提高檢索文獻的速度，從而使辦公室文書檔案管理的工作效率得以提升。2.統一化管理文書檔案。機關事業單位對辦公室文書檔案進行優化管理的過程中，文書檔案管理工作中的各項管理制度必須要規范，致使管理制度對于機關事業單位的發展需求能夠滿足，有效運用一體化管理模式，實現統一管理各項工作任務，在機關事業單位中，設置一個專門對文書檔案統一管理的科室，實行批注簽字的管理制度，文書檔案材料無論是進庫，還是出庫，該科室都必須要審批和簽字，從而提高文書檔案管理的工作效率。

四、結語

在機關事業單位中，文書檔案管理工作屬于一項重要的內容，對于開展各項工作具有重要的現實意義。為了與時代的發展形勢相適應，機關事業單位必須要重視辦公室文書檔案管理工作，認真思考怎樣提高文書檔案管理工作，建立健全文書檔案管理機制，加強培訓機關事業單位的文書檔案管理人員教育，構建既具有高素質檔案管理，又與時代發展趨勢相符合的文書檔案管理隊伍。

【參考文獻】

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