中職學校檔案管理信息化及科學化建設探討

何文仙

【摘要】中職學校檔案類型涵蓋行政檔案、人事檔案、教學檔案、學籍檔案、教務檔案、基建檔案、實用檔案等，由于檔案管理內容紛繁復雜、千頭萬緒，如果僅僅依靠于傳統的人工管理模式，不但工作效率低，人為失誤率高，而且檔案的利用價值也被封存。因此，將計算機技術、大數據技術、云計算技術等信息化管理手段融入檔案管理當中，勢必會收到事半功倍的理想效果。本文結合中職學校檔案信息化管理的必要性，針對檔案管理的信息化及科學化建設策略展開全面論述。

【關鍵詞】中職學校;檔案管理;信息化;科學化

中職學校檔案管理涉及檔案信息收集整理、價值信息篩選、檔案編目、檢索、借閱、保管等工作，隨著信息技術的快速發展，目前，中職學校檔案管理已經建立了高效便捷的檔案信息化管理系統，檔案管理逐步朝著科學化、規范化、標準化、智能化方向邁進。因此，在這一大好形勢下，檔案管理人員應當依托于先進的科學技術，加快推進中職學校檔案管理的信息化及科學化建設進程，為學校其他各項工作的順利開展保駕護航。

一、中職學校檔案信息化管理的必要性分析

（一）改善存儲環境，節省存儲空間。由于檔案資料保管具有長期性特征，在一段時期內，檔案資料的使用頻率相對較低，這就對檔案的存儲環境提出了較高的要求，檔案存儲空間必須同時滿足防熱、防潮、防濕、防腐、防火、防盜、防蛀的條件。但是，隨著學校規模的不斷擴大，檔案類型以及數量也不斷攀升，學校原有的存儲空間已無法滿足檔案的存儲條件，極易造成檔案資料丟失或者破損，進而使學校蒙受損失。而實施檔案信息化管理，多數紙質檔案完全轉變為電子文檔格式，借助于大數據技術海量容量的特性，電子版檔案資料全部存儲在檔案數據庫當中，存儲空間只需要一個虛擬的云存儲空間，不再占用大量的實體空間面積，保障了檔案存儲安全性。

（二）簡化借閱流程，避免原件受損。過去，檔案借閱流程較為繁瑣，過程審批手續占用時間長，給檔案借閱人帶來諸多不便，同時，在查詢與借閱檔案過程中，檔案原件極易丟失或者受損，給檔案管理人員帶來諸多困擾。而建立檔案信息化管理系統后，借閱人只需要按照管理系統提示進行操作，就可以完成借閱流程，大大節省了借閱時間，如果借閱人需要查看紙質檔案，利用打印設備輸出紙質材料即可，無須借閱檔案原件，確保檔案的完整性。

（三）檢索路徑便捷，服務理念升級。中職學校檔案室作為服務機構，主要為檔案資料需求者提供便捷的檔案信息服務，保證為各項工作的開展提供有力的數據支持以及資料參照。當信息化技術與檔案管理融為一體后，檔案資料需求者可以隨時隨地利用檔案信息管理系統查詢檢索相關的檔案信息，快速查找到所需資料，使工作效率得到大幅提升。此外，檔案管理人員也可以根據需求者的主觀需要，為其提供個性化服務，比如檔案信息的推送服務、檔案資料的更新情況等，檔案管理的人性化服務價值逐步突顯。

二、中職學校檔案信息化管理現狀

（一）思想意識守舊，管理方式落后。由于中職學校檔案室的多數管理人員文化知識水平低，專業管理知識膚淺，個人職業素養不高，導致在檔案管理工作當中，思想意識過于保守，對信息技術的認知度較低，與當下的社會發展形勢嚴重脫節。部分管理人員缺乏主動學習意識，對新事物、新理念、新方法、新技術的接受能力較差，使檔案信息化管理進程嚴重滯后。比如將原有的紙質檔案材料轉變成電子檔案，存儲在檔案數據庫當中，但是，管理人員無法掌握掃描儀的操作技能，因此，這項工作也遲遲沒有進展，學校檔案從表面看已經實施了信息化管理，但實際上卻是換湯不換藥。

（二）資金投入少，重視力度小。部分中職學校的相關領導將關注焦點往往集中在教學管理、學生管理以及校風建設方面，而忽略了檔案管理的重要性，在資金投入方面，用于檔案管理信息化建設的資金少之又少，這就使得檔案信息化管理系統的建設工作始終不見成效，甚至一些基礎硬件設施也嚴重缺失。此外，在專業人才引進方面，往往只是招錄一些檔案管理專業的應屆或者往屆畢業生，而缺少專業的信息技術人才，這樣一來，檔案信息管理系統的日常維護、維修以及系統建設等項工作嚴重滯后，檔案管理工作始終沒有實質性進展。

（三）安全防范意識淡薄，系統整合速度緩慢。檔案信息化管理系統能夠方便借閱人進行檔案查詢工作，進而達到省時省力的目的，但是，由于部分中職學校的檔案信息系統建立時間較晚，系統內部的資源整合情況不容樂觀，比如文檔一體化系統，紙質文檔與電子文檔的匹配率依然較低，導致系統的部分功能無法應用。此外，當計算機系統接入互聯網后，系統極易被病毒侵蝕或者黑客攻擊，而造成檔案資料丟失或者被惡意盜取，這主要是由于系統操作人員安全防范意識淡薄，并未設置專用的防火墻以及病毒消殺軟件，而一旦遭遇病毒感染，后果將不堪設想。

三、中職學校檔案管理信息化及科學化建設的有效策略

（一）加快電子檔案建設步伐，完善檔案目錄數據系統。電子檔案既能夠節省存儲空間，同時，也能夠提高檔案檢索與借閱效率，因此，檔案管理人員應對以往的紙質檔案與當下符合存檔要求的資料制作成電子檔案，錄入信息管理系統當中。同時，建立一個完善的檔案目錄數據庫，并嚴格區分開每一個檔案種類的名稱，避免發生重復錄入現象，而增加工作量。比如學校教學檔案的子目錄應當包括教學業務檔案、教學計劃檔案、學籍檔案、學生活動檔案等，在建立該類別的檔案目錄時，需要在系統當中標注每一個類別的目錄明細。此外，檔案管理人員制作電子檔案時應借助于計算機系統以及掃描儀，值得注意的是，在掃描紙質資料時，應當掃描資料全文，建立全文資源數據庫，避免遺漏檔案資料的一些重要信息，確保檔案資料的完整性與實用性。

（二）應用多種存儲方式，避免檔案資料丟失。在建立檔案信息化管理數據庫時，檔案人員對已經錄入數據庫的檔案資料，應當采取多樣化的存儲方式，對檔案資料進行備份，防止檔案資料丟失。比如可以利用大容量U盤、移動硬盤、光盤等方式，這樣能夠保證學校檔案資料的雙保險，當系統中的電子檔案資料丟失時，完全可以調用第三方存儲介質，將存儲介質的檔案資料再次錄入信息管理平臺。此外，為了保障檔案資料的安全性，信息系統的專業技術人員根據檔案資料的保密級別，設置系統登錄瀏覽權限。比如各專業的任課教師只可以瀏覽教學業務類檔案，包括任教學科計劃、總結、公開課教案、教育教學論文、教學經驗總結等。因為工作原因，需要借閱和瀏覽其他類型的檔案時，必須經過主管領導審批，才可以對其開放瀏覽權限。通過這種方式，檔案管理逐步趨于規范化，避免了重要信息泄漏情況的發生。

（三）加大投入力度，完善基礎設施。中職學校檔案信息化與科學化管理需要一套完備的硬件設施，比如信息管理系統的操作機房、計算機硬件以及軟件、網絡通信設備以及打印、掃描等附屬設施，因此，中職學校應進一步加大資金投入力度，保證信息管理系統的硬件設施齊全，為檔案管理的信息化建設提供重要的硬件資源保障。

（四）培養復合人才，提高職業素養。傳統的檔案管理模式與現代信息化檔案管理模式的融合，對專業型人才、復合型人才的需求量也大幅提升，因此，中職學校可以利用互聯網的第三方招聘平臺，或者借助于社會招聘平臺，公開向外界招募檔案信息化管理人才，并對從業人員的崗位技能、管理經驗、個人職業素養進行全方位考量，在實際工作當中，深入挖掘專業人才的個人潛質。此外，利用內部培訓、外部培訓、遠程授課的方式，對新上崗的管理人員以及在職人員進行崗位培訓，為了驗證培訓效果，學校可以結合各個崗位的工作性質與工作強度，制訂科學合理的工作考核計劃，對考核不合格的管理人員，遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，給一些管理經驗豐富、專業技術水平高、個人職業素養高的優秀人才提供一個展示個人才能的舞臺，以加速推進學校檔案管理信息化與科學化建設進程。

四、結束語

中職學校檔案管理信息化與科學化建設工作是一項長期而艱巨的任務，不僅要求檔案管理人員時刻秉持與時俱進的態度，而且也需要學校各級領導的大力支持，既要保證檔案管理的先進性、完整性、安全性，同時，也要體現檔案資源高效實用的利用價值，為開啟中職學校檔案現代化管理模式打下堅實基礎。

【參考文獻】

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