數字化時代中醫院檔案管理發展新突破

鄭麗娟

【摘要】中醫院檔案管理對我國中醫事業的發展具有重要的助推作用。然而，在中醫院漫長的發展過程中，將大量的人力、物力、財力投入醫療隊伍建設和醫療設備上，而忽視了對中醫院檔案管理水平的提升。隨著科技的日新月異，建立數字化中醫藥檔案管理體系已成必然趨勢，本文從中醫院數字檔案管理概述入手，剖析了目前數字檔案管理過程中存在的問題，并對數字化時代中醫檔案管理的有效策略進行深入細致的闡述，希望可以為醫院檔案管理工作者提供可行性參考與借鑒。

【關鍵詞】數字化;檔案管理;醫院檔案

一、中醫院檔案數字化管理的意義

（一）實現信息資源共享，助推中醫藥事業發展。黨的十八大以來，中醫藥事業發展取得了顯著成果，醫院綜合檔案室的數量和信息量顯著增加。檔案管理由傳統的紙質型向電子型、檔案利用由檔案室查詢向借助互聯網平臺檢索轉變已成大勢所趨。中醫院通過實行檔案的數字化管理，建立檔案信息統一管理、分級共享的資源共享平臺，為文件的落實傳達、醫療技術信息共享等提供保障，對推進中醫藥文化傳承，推動中醫藥事業傳承發展具有重要意義。

（二）拓寬檔案利用途徑，提高檔案利用效率。檔案數字化是將計算機與網絡技術進行有機結合，將原有的檔案信息數字化后建立完整的信息目錄庫，后期查詢、利用只需輸入關鍵詞或重要信息即可實現檢索，深刻改變了檔案信息的載體及形態，突破了檔案利用的時空限制，極大提升了檔案的利用效率。

（三）利于檔案自身保護，促進檔案工作發展。檔案數字化后，檔案的查詢利用借助科技手段，將紙質檔案內容以數字信息的形式輸出，避免了對原始檔案的破壞，有利于檔案自身保護。同時隨著醫療衛生事業不斷發展，大量重要的文件資料、醫療技術探索等成為檔案管理的重要對象，數字化檔案能涵蓋黨建、行政、教學、醫療等方方面面，滿足個性化需求，有利于檔案管理工作的可持續發展。

二、中醫院檔案數字化的現狀

（一）與醫療、中醫藥數據庫、OA等系統不兼容。近年來，多數中醫醫院推進檔案信息化建設，但是，還是很難解決“信息孤島”這一難題。很多醫院的醫療系統、中醫藥數據庫、OA等系統與數字化檔案管理系統不兼容，需要進行“二次”重復錄入，無法實現信息資源共享，影響了檔案數字化效率。

（二）存儲介質影響了檔案數字化的完整性。目前檔案數字化載體主要有：光盤、磁盤和硬盤，這些存儲介質容易在使用過程中因外力劃傷、溫濕度等外部因素影響存儲介質中數據的丟失或損壞，影響了檔案數字化的完整性和有效性。

（三）檔案信息的可操作性影響了檔案的安全性。檔案數字化后信息容易被復制、篡改或刪除，增加了信息的安全性隱患，這就對數字化檔案安全性方面提出了更高的要求。但是目前很多單位檔案數字化后對原始的電子數據保管不夠嚴格，網絡安全隱患仍然非常嚴峻。

（四）數字檔案開發利用較為薄弱。中醫院檔案數字化管理人員多是分布于各業務科室的兼職檔案員，專業素質不強，對檔案的數字化程度局限在文件的保存方面，數字化應用和大數據分析幾乎還是空白。此外，對檔案數字化編研成果較少，制約了檔案數字化工作。

三、中醫院檔案數字化管理對策

（一）統一標準，實現資源共享。在檔案數字化建設前期要與其他系統建立統一的數字化標準規范，統一對接端口，解決“信息孤島”問題，實現資源共享。同時要重視中醫特色檔案的數字化工作，在資料收集整理時突出中醫特色檔案，豐富中醫院特色文獻資料。

（二）技術保障，積極應用檔案數字化技術。一方面，要加快數字化管理的總體設計，加大數字化硬件的資金投入，為檔案部門購置先進的高速掃描儀、備份磁盤、“二十防”必要設備;另一方面，要對數字檔案載體定期進行檢測和拷貝，根據不同的載體檢測時限定期檢查備份，防止數字載體受到溫度、環境、磁性以及黑客侵入的影響。

（三）提供保障，確保數字化數據安全。一方面，要加強硬件方面的投入，合理選擇高性能的管理軟件，根據數字化管理要求，定期做好數據維護工作;另一方面，要加強信息系統安全，通過身份證驗證設置、防病毒體系的構建、元數據格式固定，以及數據備份等形式確保數據安全。

（四）注重培養，培育復合型檔案管理人才。加大對人才的培養，要培養出既具備專業的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機網絡技術和數字技術的復合型人才。要人盡其才，加大對檔案數字化編研力度，發掘檔案資源價值，將“死檔案”變“活檔案”。同時要加大數據分析力度，激發檔案利用活力，發揮數字檔案功能利用的最大化。

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