信息化環境下機關檔案安全保密管理分析

劉化榮

【摘要】計算機和互聯網技術的發展改變了人們日常的工作無紙化自動化，慢慢影響著我們的工作和學習。檔案的處理方法也因為這些技術的發展，發生了轉變。現在很多企業在工作中會使用電子信息處理系統，工作效率得到了大幅度的提高。隨著信息處理技術不斷發展，事業單位作為國家設置的帶有一定的公益性質的機構，其檔案管理工作也應當順應潮流發展，不斷進行改革。事業單位開展電子信息檔案管理是時代賦予的使命。本文對信息化背景下事業單位機關的檔案管理方法進行分析，希望引起事業單位對信息安全的重視，認識到信息技術給檔案管理中帶來的便利。

【關鍵詞】檔案管理;事業機關;檔案安全

計算機技術的不斷發展，不斷小型化，使其延伸到社會的各個領域，大量的信息通過網絡傳輸，信息化慢慢滲透到人們的生活中。當今社會迎來了信息化時代。計算機作為信息化時代發展的機器，改變著許多行業的運營方式。事業單位的檔案管理也受到影響，不斷發展進步。檔案管理工作對各個企業來說都是一項重要的工作，其中作為政府主導的事業單位更需要好好完成這項工作。它能直觀地反應工作的進行情況，能及時對工作進行調整，處理工作中發生的各種問題。目前國內的事業單位在處理工作的初始階段普遍使用紙質檔案，檔案資料過多，難以整理分類和保存。導致搜索檔案資料時工作量大、效率低、時間長。隨著信息化技術的使用，檔案管理的效率和速度得到極大提升。其工作模式也在不斷改變，然而面對繁雜的檔案事業單位的管理工作仍有提升空間。

一、信息化給事業單位機關檔案管理帶來的變化和影響

（一）檔案資料保存的更加完整。在信息化時代來臨之前，檔案資料大多為紙質，保管的條件比較嚴格，檔案的安全難以保證。信息化管理檔案則把檔案做成數據傳輸保管在數據庫中，可以隨時調取數據。即使存儲數據的U盤等損壞，也能夠進行數據恢復。相比紙質檔案的管理其安全性更有保障，很少出現檔案丟失或損毀的情況，檔案保存更加完整。這給事業單位機關檔案的管理帶來了極大的便利。

（二）檔案資料的保管更加安全。機關檔案管理工作是事業單位工作的重要環節，事業單位需要做好保密工作，保障檔案和檔案機密的安全。信息化檔案存儲的介質更加具有保密性。相比紙質的檔案資料，電子檔案資料不僅保證了檔案資料的完整性，也使資料的保存更加安全。電子檔案資料可以隨時備份或銷毀，發生意外時檔案資料可以得到很好的保護。

（三）檔案資料管理效率更高。紙質檔案的管理，對于管理人員來說，其工作量往往比較大。在處理紙質檔案的過程中，首先，需要把紙質檔案歸類，一張一張、一疊一疊分類。其次，把不同的檔案編號按分好的編號放入檔案庫保存。這個過程會耗費大量時間。工作人員后續查閱檔案的時候也需要按照編號一個一個進行查找，查找檔案的時間甚至會超過閱讀檔案的時間。最后，是對檔案的保管，保存檔案的檔案庫需要安排人員定期打掃，否則檔案發生霉變或者被蟲或老鼠啃食，會影響檔案閱讀，前期的整理也會功虧一簣。清掃工作也會耗費大量人力、物力。如果使用信息化技術對檔案進行管理，就可以很大程度上避免這些情況。登記檔案時可以在系統上劃分好的序號上做登記。縮短了查找目錄的時間，可以直接通過搜索找到并提取資料。信息化技術也會縮短紙質檔案的保存時間，減少管理人員維護紙質檔案的工作量。

二、信息化對檔案管理產生的作用

（一）資源的范圍得到拓展。傳統的檔案管理受到有限的信息傳送技術的影響，很難拓展已獲取資源。機關的現有資源管理效率低下，計算機技術的應用與發展推廣了檔案管理的信息化，使得存儲資源更多，資源的拓展性也更強。事業單位一系列化的檔案管理工作和其他日常工作都能做到同時開展，不會影響日常工作的效率。事業單位的內部管理也更加高效化，檔案能得到高效的管理。

（二）檔案更加有系統性。大多數情況下，信息化技術會使數據的存儲容量增加，也會提高其可靠性。這也就使得事業單位的檔案管理能形成一個良好的系統，更加具有系統性。在這個基礎上，事業單位檔案管理的范圍更加廣泛，內容更加豐富。能使不同系統的信息保持統一和完整。事業單位擁有的檔案資源通過信息化技術得到整合，更加系統化。為形成完整的檔案系統奠定了基礎。

三、信息化對檔案管理產生的問題

（一）電子檔案的真實性比紙質檔案更難以保證。電子檔案比較容易被刪除，且刪除后基本不會有遺留痕跡。同時，計算機形成的文件材料，也沒有辦法根據筆跡進行辨識。事業單位的管理者很少直接接觸到這些檔案數據，無法保證其真實性及權威性。事業單位的管理者沒有辦法簽發這些檔案資料，沒有人能保證資料沒有被別人修改或刪除，也很難發現資料中存在的問題。

（二）電子檔案難以保密。網絡技術在不斷發展，各種電子設備可以隨時隨地獲取存儲的電子文件，也能在不同設備上互相傳輸。這就使得其安全性難以保障，在重視保密性的事業單位中難以推廣。所以，雖然當今社會網絡如此的發達，但因為電子檔案的安全性問題，很多事業單位害怕推廣電子化檔案管理。解決保密性問題才能推動事業單位信息化檔案管理的發展。

（三）電子檔案難以保留。各種軟件的發展，改變著人們的辦公方式。很多單位推廣無紙化辦公。因為無紙化辦公更加快速、方便。通過計算機就可以提取資源信息。但也存在缺點，黑客和病毒都會造成電子文件的丟失，從而導致難以想象的后果。尤其對于事業單位來說，這種情況一旦出現甚至會危及國家利益。

四、保證事業單位檔案安全的措施

（一）推廣信息化技術在檔案管理中的應用。事業單位管理檔案需要順應信息化技術的發展，學習信息化技術，用發展的眼光看待信息化技術的發展和應用，不應該用死板的思維看待檔案管理。事業單位的信息化檔案管理需要各個部門的合作才能很好地實行。要根據未來工作的發展趨勢來選擇信息化檔案管理設備和軟件。要重視這項工作，不能花了錢買了設備卻不使用。只有管理人員改變對信息化技術的態度，意識到信息化是社會發展的大趨勢，才能發揮出信息化檔案管理工作的作用。

（二）建立完好的保密機制。在檔案資料的安全問題上，信息安全問題是其源頭。若想保證檔案的安全，首先不能使用不安全的硬件及軟件接入計算機，以免病毒進入。還需要建立服務器防火墻，多重保護檔案資料。要保證能夠在感染計算機病毒時及時反映給使用者，并發出警報，啟動相關程序，保護重要檔案資料。

（三）法律規劃。電子文件在編輯過程中，文件的編輯、歸檔完成后，最后才對電子檔案進行存儲。這樣就使電子檔案信息有可能因為沒有及時保存而丟失或損壞，這種情況下可以在各個環節對電子檔案預先進行保存，以免沒有辦法找回資料。為了保證電子檔案的完整性，相應的管理措施需要加以改變，還需保證措施得以落實。因此，為了更好地保護電子文件的真實性、完整性。相應的法規及管理制度對事業單位來說很有必要，這樣不僅對檔案管理人員起到約束作用，而且對檔案管理有了法律依據。

五、結束語

事業單位改變檔案管理方式能夠適應信息化時代的高速發展，對其發展會產生重要作用。事業單位的檔案管理員也需要掌握信息化技術，意識到信息化檔案管理帶來的便利，把管理的信息進行整合，從而提高檔案管理的效率和速度。信息化檔案管理也能有效避免管理過程中的操作不當和信息的不公開，需要查閱檔案的人員能快速查到自己想要的信息。這對事業單位的檔案管理無疑是一種改革，能大大提高事業單位檔案管理的效率。事業單位的相關領導需要意識到信息技術的好處，在檔案管理中推廣。

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