地質(zhì)部門人事檔案管理數(shù)字信息化創(chuàng)新應用

朱玥

【摘要】隨著信息技術的不斷完善，越來越多的單位開始建設數(shù)字信息化平臺，以求提高自身的服務水平和核心競爭力。為強調(diào)數(shù)字信息化的應用，本文主要從地質(zhì)部門的角度來對人事檔案管理的相關內(nèi)容做出分析，希望可以不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

【關鍵詞】數(shù)字信息化;地質(zhì)部門;人事檔案管理

人事檔案主要是由人事部門在培養(yǎng)、選拔和使用員工的工作活動中所形成的，用于記錄員工個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、品德、業(yè)務能力、工作狀況及獎罰等方面的原始資料。可以說，人事檔案不僅是對員工真實情況的一種客觀反映，而且成了用人單位評價員工能力和素養(yǎng)的重要標準。從地質(zhì)部門角度來看，因為單位性質(zhì)的特殊性，傳統(tǒng)人事檔案管理工作一直存在信息化程度和檔案資料利用率不高的問題，加上近些年人事制度的不斷改革，使得人事檔案管理的范圍和難度都有所加大。因此，為幫助人事檔案管理工作順應時代發(fā)展的步伐，需要強調(diào)數(shù)字信息化在地質(zhì)部門人事檔案管理中的應用，這樣才能更好地助力于人力資源管理工作的開展。

一、人事檔案數(shù)字信息化建設的優(yōu)勢體現(xiàn)

（一）存儲方便。傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙張為載體，其一方面存在占用空間大的特點，另一方面紙張的耐久性往往取決于外界環(huán)境的影響，比如溫度、濕度、老鼠、蟲子等，都可能造成檔案資料的缺損。反觀數(shù)字信息化時代的人事檔案資料，其大多以數(shù)字化的方式來進行存檔，這樣不僅可以有效規(guī)避外界環(huán)境的腐蝕侵害，而且便于后續(xù)對檔案信息的保管和查詢。

（二）提高檔案管理工作效率。檔案管理工作流程較多，過多的人工操作提高了工作失誤的可能性，為此以系統(tǒng)的方式將檔案工作流程規(guī)范化，并且附以自動更新、校驗和報錯等功能，可將復雜多變的手工檔案變得簡單明了，這樣檔案管理人員就可以將寶貴的時間和精力置于檔案資料的開發(fā)和利用上，工作效率自然得以不斷提高。

（三）便于檔案信息的查詢和共享。在檔案信息的查詢方面，人事檔案管理系統(tǒng)存在條件檢索功能，一旦需要對人事做出調(diào)整，只需要將對應的篩選條件輸入系統(tǒng)，就會自動列出合適的人選，這樣就大大方便了領導快速查詢有關信息;在檔案信息的共享方面，人事檔案管理系統(tǒng)將各類檔案資料以電子文檔的形式存儲于數(shù)據(jù)庫中，檔案傳遞和調(diào)取工作不再受到時間和地點的限制，只需要借助互聯(lián)網(wǎng)就可以實現(xiàn)檔案資料共享的功能。

二、提高地質(zhì)部門人事檔案管理數(shù)字信息化應用水平的措施

基于人事檔案數(shù)字信息化建設的諸多優(yōu)勢，筆者認為可通過以下幾個途徑來不斷提高數(shù)字信息化在地質(zhì)部門人事檔案管理中的應用水平：

（一）注重對人事檔案原始資料的收集和整理。人事檔案原始資料的收集和整理是實際工作的首要環(huán)節(jié)，該項工作為后續(xù)的人事檔案管理提供了具體的管理對象，收集和整理工作是否科學高效，直接決定了檔案收集數(shù)量的多少和利用率的高低。因此，如何把檔案收集準確、收集齊全成了人事檔案數(shù)字信息化過程中的突出問題。第一，要做好檔案的收集工作，檔案室要充分發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點、有計劃地收集、整理各門類的檔案，只有把基礎打牢，才能有效發(fā)揮檔案資源的基礎作用，才能實現(xiàn)對重要價值檔案資料的集中管理。第二，在檔案整理工作上，要采取切實有效的措施，不斷改善工作思路，拓展工作對象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案整理工作的效力和效率。第三，要建立相應的檔案管理制度，強化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理，都進行統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的規(guī)章制度來防止人事檔案原始資料的出錯或作假。

（二）以充足的資金為數(shù)字信息化建設做好后盾。人事檔案數(shù)字信息化建設作為一種先進的管理方式和內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)，在其建設的過程中離不開資金的支持。比如，除了計算機、打印機、刻錄機、數(shù)碼相機、掃描儀等必要的硬件設施外，還需要裝備防火、防盜、空調(diào)、滅火裝置、溫濕度測試儀等配套設施，這樣才能保障人事檔案數(shù)字信息化建設的順利進行。因此，地質(zhì)部門需要將人事檔案數(shù)字信息化建設所需資金列入預算，并且做到專款專用，這樣才能為后續(xù)的基礎設施建設提供充足的資金支持。

（三）不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力。地質(zhì)部門人事檔案管理的各項工作都離不開人的參與，因此除了要加強硬件設施方面的建設外，還應該注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力的提高。與傳統(tǒng)檔案管理相比，人事檔案數(shù)字信息化建設可以視為檔案業(yè)務知識和計算機知識、信息技術的有效結(jié)合，所以地質(zhì)部門一方面要積極引進既懂檔案管理，又精通計算機和網(wǎng)絡技術的復合型人才，另一方面又要加強對現(xiàn)有檔案管理人員知識和能力的培養(yǎng)，確保這部分人員可以更好勝任數(shù)字信息化背景下的檔案管理崗位要求。必要時，可將檔案管理人員的學歷、職稱、從業(yè)資格證等級與績效薪酬直接掛鉤，以進一步提高檔案管理人員提高自我的積極性和主動性，進而在地質(zhì)部門內(nèi)部構(gòu)建出良好的學習氛圍。

（四）盡快完善電子人事檔案。待基礎設施建設完成后，檔案管理人員只需將不同分類的紙質(zhì)檔案資料掃描為對應的電子文檔，即可建立成電子人事檔案。而在存檔時，檔案管理人員要注意根據(jù)人事檔案數(shù)字信息化的要求來設置對應的代碼和標簽，以便于地質(zhì)部門和檔案信息使用者后續(xù)的信息查詢。該環(huán)節(jié)看似簡單，實則是一項長期而復雜的過程，比如部分員工對自身檔案的重要性不甚了解，自進入地質(zhì)部門后，就對檔案資料不聞不問，或者沒有及時與檔案管理人員進行核實，導致檔案資料不全，最終淪為“死檔案”“黑檔案”。因為建立電子人事檔案相當于是對以往檔案資料的又一次梳理，當發(fā)現(xiàn)上述問題后，檔案管理人員要及時核查信息，必要時刻與員工本人取得聯(lián)系，在補充完善資料后再進行存檔，這樣便可以幫助地質(zhì)部門有效盤活檔案資源。

（五）利用專業(yè)檔案管理軟件建立數(shù)據(jù)庫。為便于后續(xù)人事檔案管理工作的開展，地質(zhì)部門還需要在數(shù)字信息化建設的過程中采用專業(yè)的檔案管理軟件，確保在人事變動后可以及時更新相應的檔案資料，以實現(xiàn)對人事檔案信息查詢、統(tǒng)計、分析工作的日常化管理。首先，地質(zhì)部門要選擇市場口碑好、相關技術較為成熟的人事檔案管理軟件，確保實現(xiàn)包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理、人事信息的輸入、修改及查詢、自動對數(shù)據(jù)庫的信息生成相應的花名冊等在內(nèi)的基本功能。然后，要依據(jù)檔案管理軟件的特點來重新設計人事信息的收集流程和規(guī)范要求，保證錄入數(shù)據(jù)的準確性和及時性，這樣才能更好滿足檔案管理人員對電子檔案的有效管理，從而達到提高工作質(zhì)量和效率的目的。最后，檔案管理人員還要對數(shù)據(jù)庫進行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份，以確保系統(tǒng)的規(guī)范運行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，對于開通局域網(wǎng)登錄或互聯(lián)網(wǎng)平臺登錄的地質(zhì)部門，還需要注意做好人事檔案資料物理訪問與數(shù)據(jù)庫的隔離，以防止人事檔案資料的真實性受到其他資料的干擾，從而造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

（六）建立人事信息網(wǎng)絡化平臺。人事信息網(wǎng)絡化平臺的建立主要是及時共享地質(zhì)部門內(nèi)部的人事信息，以便于后續(xù)的檔案資料檢索和利用。比如，當領導需要及時了解某位員工的近期表現(xiàn)情況，而該領導又不便于直接去核查時，檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡共享的方式來為有需要的領導提供第一手資料，以便于領導全面掌握該員工的基本情況。這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時間，提高了檔案信息的時效性。需要注意的是，檔案管理人員在對外提供相關資料時，需要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關要求對各種資料進行加密傳送，并且通過不同的用戶權(quán)限來保障檔案信息的網(wǎng)絡安排，避免內(nèi)部資料外泄給地質(zhì)部門構(gòu)成負面影響。

三、結(jié)束語

人事檔案數(shù)字信息化建設既是我國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的客觀要求，又是地質(zhì)部門實現(xiàn)“以人為本”和“人才資源是第一資源”戰(zhàn)略規(guī)劃的有效途徑。因此，相關人員要意識到人事檔案數(shù)字信息化建設的必要性和急迫性，并通過數(shù)字信息化來加強對人事檔案的管理，這樣才能為地質(zhì)部門的人才開發(fā)和利用提供真實有效的一手資源，才能為地質(zhì)部門的不斷發(fā)展作出貢獻。

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