企業經營管理類檔案工作的收集與整理

嚴曉慶

【摘要】收集與整理是整個檔案工作的基本內容，也是最不容小覷的一個環節。在檔案工作中，加強檔案整理的有序性、提高檔案的利用價值以及結合時代背景利用現代化信息手段進行檔案整理工作已成為當前的重點。

【關鍵詞】企業經營管理類檔案;收集;整理

企業的經營管理類檔案的管理與收集工作是企業生產經營過程中的一個重要環節，很多檔案都對企業的經營管理決策等產生重要的影響，企業應當以提高對于檔案收集與管理工作的重視程度為前提，結合信息化時代的特點，通過不斷加強檔案管理人員的專業水平、完善企業內部的相關制度來提高企業經營管理類檔案收集與管理工作的效率和質量，實現企業的長遠發展。

一、企業經營管理類檔案的內容

企業經營管理類檔案包括以下內容：第一，經營決策與計劃文件，具體包括企業的經營目標、經營方針和經營策略以及各種經營決策方案、計劃等。第二，物資供應與能源管理類文件材料，具體包括各種物資定額、材料庫存決策、物資合同、能源供應計劃。第三，生產與質量管理文件材料，具體包括企業各類經濟技術指標完成進度的統計報表、質量工作總結等。第四，市場與銷售文件材料，具體包括市場調查、分析報告與統計報表、商品商標與廣告、產品訂貨與銷售合同、商務糾紛與訴訟文件等。第五，財務與成本管理文件材料，具體包括：財務決策與計劃、成本預測與分析、經濟核算材料等。企業經營管理檔案對于企業的生產經營與發展存在至關重要的作用，它能夠促進企業與外部聯系，也是企業管理層制定生產經營決策的依據，同時對于加強企業自身競爭力的建設，提高其在激烈競爭市場中的地位以及增強生產經營中的經濟利益回報具有關鍵性的意義。

二、經營管理類檔案收集與管理工作面臨的問題

（一）檔案收集人員存在的問題。在收集檔案的過程中，很多企業都會在各個部門內設置檔案員的崗位，由部門內的職員兼職，這些檔案兼職人員的工作便是收集并移交相關的檔案，但是在實際中，各部門檔案兼職人員存在最主要的問題便是目標不明確，他們不確定該將哪些檔案上交給檔案管理部門。主要原因在于他們除了收集與移交檔案外，還有自己的本職工作要做，而本職工作耗費了他們的大部分精力，這就使得在收集與移交檔案的過程中，他們的精力不足或者專業水平不夠高，兼職檔案員的崗位未能發揮有效的價值與作用，形同虛設。最明顯的表現便是不知道該將部門內的哪些文件資料移交給檔案管理部門，在移交檔案文件的過程中覺得沒有文件可以移交，或者讓專業的檔案管理部門的專業人員自己選擇需要移交的檔案文件。

（二）企業內部經營管理類檔案收集存在難度。企業內部經營管理類檔案收集存在難度除了部門內的檔案兼職人員不作為外，某些部門為了一己私利不愿意移交檔案文件，他們將利潤作為部門追求的終極目標，有些相關的經營管理檔案被看作是部門內部的無形資產，為了便于日后的使用，他們找借口將檔案文件保留在部門內，而這些檔案通常關系到企業經營發展過程中的一些重大利益，甚至存在有些部門在發生人事變動的時候會將“私藏”的這部分檔案遺失的情況。

（三）檔案管理人員專業技術水平不足。信息化時代，信息技術已經與企業的生產經營密不可分，而檔案管理工作也是一樣，在檔案管理工作中運用信息技術手段，將大大減輕傳統檔案管理工作中的費時費力又低效的弊端，但是前提是檔案管理部門的專業人員掌握一定的信息技術基礎，能夠熟練使用管理檔案所采用的軟件。在實際情況中很多檔案管理人員沒有系統地學習過相關信息技術，不習慣對檔案進行信息化管理，熟練使用計算機也存在一定的難度，這就對于企業的檔案管理工作造成了很大的阻礙。

（四）檔案管理中的信息安全問題。信息時代為檔案管理工作帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患，尤其是信息安全隱患，與傳統的檔案管理工作不同的是，檔案文件很容易受到黑客或者病毒的攻擊而泄露甚至丟失，一旦發生這些情況，將會為企業帶來極其嚴重的利益損失。

三、解決企業檔案收集與管理工作問題的措施

（一）加強宣傳力度，提高全體員工的檔案收集與管理意識。在日常工作中，檔案管理部門應當加強檔案管理相關內容的宣傳力度，比如通過單位的微信公眾號進行相關宣傳，使員工了解到檔案管理工作的意義以及重要性，諸如在微信公眾號通過發送檔案工作違紀違法案例的相關推文來增強職工的檔案意識，引起員工對于檔案移交以及收集工作的重視，培養員工的檔案保護意識。此外，檔案管理部門需要將日常的檔案管理中遇到的難題以及工作的進展及時匯報給管理層，從上級獲取人力、財力或物資等方面的支持，在獲得各方高度支持的基礎之上提高檔案的服務工作效率。此外檔案管理人員應當積極了解項目的進度，根據項目的不同進度來進行檔案收集與管理工作，并且及時向上級反映在歸檔中遇到的問題，實現項目建設與檔案整理同行的狀態。

（二）增強檔案管理人員的業務水平。企業在選拔兼職檔案管理人員時應當適當提高用人標準，為兼職檔案管理崗位選拔一些細心、耐心、勤勞并且對檔案管理工作感興趣、有熱情的員工。此外，在選拔這些人員時，企業也應（下轉第48頁）（上接第46頁）當適當關注年齡與性別等因素，以期保持檔案管理員隊伍的整體專業穩定性。檔案管理部門應當定期對各個職能部門的兼職檔案人員進行檔案收集與移交方面的專業化培訓，根據其在日常檔案收集與移交工作中的實際問題，提出相應的解決方案，比如確定各個職能部門制定需要移交的檔案內容，解決兼職檔案人員不知道該移交什么檔案的問題，除定期的培訓外，檔案管理部門的專業人員應當定期對各部門的兼職檔案人員進行收集與整理檔案的實際操作指導。管理層應當積極鼓勵檔案管理人員參加市級檔案分管單位組織的業務培訓，并給予時間和經費上的支持，提高檔案管理人員的實際操作與業務指導水平。企業在對檔案管理人員進行業務培訓的時候，可以采取“請進來”與“走出去”相結合的方式，除了上述的請檔案管理部門的專業人士到各個職能部門指導員工的實際操作外，還可以組織檔案管理人員去其他的檔案管理先進單位進行學習，通過學習其他單位的經驗與實際的操作技能提高本單位的檔案管理工作效率。

（三）加強單位內部檔案相關的制度建設。沒有規矩不成方圓，企業在進行檔案管理工作時同樣應當健全相關的制度規范，在相關制度規范的基礎之上強化對于檔案管理工作的約束。具體來講，企業檔案管理部門應當根據本企業的實際情況制定相應的檔案管理獎懲制度，當完善內部檔案相關制度建設之后，檔案管理部門應當加大相關制度的執行力度與對各個職能部門的監督，嚴格依照所制定的制度來對相關的檔案收集與管理行為進行獎勵或懲罰。完善的檔案管理制度就是檔案收集與管理工作中的一道防線，檔案收集工作是檔案管理工作的前提，只有檔案收集工作做得好，后續的檔案管理工作才能得到保障。不斷完善企業內的檔案收集與管理的相關制度，努力實現依照制度開展檔案收集與管理工作，使得檔案收集與管理工作“有據可循”。正如檔案管理界的一句話：“檔案是前人智慧與自己心血的結合，前人智慧啟發了自己，而自己的心血又滋養了后人。”

四、結束語

綜上所述，企業在進行經營管理類檔案收集與管理工作時要結合現有的時代背景，充分利用信息技術的便利性，改善傳統檔案管理工作中的費時費力又低效的弊端，在完善企業內部檔案收集與管理制度的基礎之上提高檔案工作人員的專業素養，不斷增強其實際操作能力以及檔案操作意識。

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