物流企業文秘人員存在的問題及對策

朱旭東

摘 要：對物流企業來說，要實現企業高效管理，文秘人員在企業各項管理工作中發揮著重要作用。物流企業文秘人員的工作水平將直接關系到整個物流企業的工作效率，尤其是對于物流企業這種對工作效率要求非常高的企業，文秘人員的工作水平就顯得更加重要。基于此，本文對物流企業文秘人員存在的問題進行了詳細分析，并給出了多樣、有效的對策，希望能為物流企業文秘工作人員提供一定的參考。

關鍵詞：物流企業;文秘人員;辦公室

物流企業最大的特點就是公司分布錯綜復雜，因此對物流企業文秘人員也就有著更高的要求。物流企業文秘人員在做好企業事務性工作的同時，還應從規范辦公室的規章制度、做好辦公室調研工作以及處理好各級運輸點的交接工作，保證整個物流網絡有條不紊的運行，從而有效展開物流企業的辦公室管理工作。因此，文章針對物流企業文秘人員存在問題和對策的研究具有非常重要的現實意義。

一、物流企業辦公室文秘工作的特點和要求

物流企業文秘人員的工作非常廣泛，比如，物流企業各級運輸點分布錯綜復雜，導致很多行政工作需要遠程完成，包括各種辦公室文件的接受和發送，對辦公室的資料進行收集和整理等等都是屬于文秘人員的工作范疇。同時文秘也是企業管理系統的重要組成部分。越是大型的物流企業，其辦公室的工作也就越是復雜，對文秘人員的工作能力以及工作態度的要求也就越高。作為文秘人員，必須嚴格遵守企業的規章制度，遇到問題要積極面對，嚴格遵守上級領導下達的命令，按時按量完成，并及時向領導匯報工作進度，保證物流企業井然有序的開展各項工作。此外，作為物流企業文秘人員，還應該對于大局有一定的分析能力，做事公正嚴明，嚴格按照辦公室規章制度進行工作，只有這樣才能有效提高整個文秘部門的工作效率。

二、物流企業文秘人員存在的問題

（一）辦公室管理制度不完善

目前，有很多物流企業辦公室的管理制度都不夠健全，各個崗位之間的分工不夠明確，這樣會導致沒有明確劃分給某個崗位的工作沒有人去主動完成。此外辦公室崗位之間定位不夠明確會導致物流企業中不能做到上傳下達，影響部門與部門之間的交接工作，大大影響了物流企業整體的工作效率。

（二）辦公室業務繁雜，員工執行力不夠

物流企業辦公室的文秘工作非常復雜，包括撰寫文稿、文件處理、行政事務管理、公司體系建設、工作協調督辦以及領導臨時安排的工作等。也就是說，物流企業文秘人員除了要完成每天的既定工作之外，還會有許多瑣碎的事情等待文秘人員去處理。在這樣的工作環境下，物流企業文秘人員很難全身心的投入到日常工作中去，尤其是對于工作周期較長的工作，文秘人員很難高效率完成，又很難抓住工作的重點，最后完成的效果很不理想。再加上沒有明確的辦公室規章制度，對文秘人員沒有太強的約束力，這也是導致物流企業文秘人員執行力不高的主要原因之一。

（三）文秘人員職業素質有待提升

我國大部分物流企業的文秘人員其實都不是專業人員，更沒有經歷過系統的文秘培訓，很難達到文秘工作的專業要求。物流企業文秘人員沒有經過專業的培訓，也就不曾具備專業的知識素養和職業技能，很難有效完成每天的文秘工作，盡管工作都很忙，但是自己的工作能力卻很難得到提升。

三、對物流企業文秘人員綜合管理的對策

（一）建立完善的辦公室規章制度

要想有效提升物流企業文秘人員的工作效率，建立完善的辦公室規章制度是很有必要的，有了完善的規章制度，才能夠對文秘人員形成有效約束，進而提升整個辦公室的工作效率。嚴謹的規章制度可以幫助文秘人員培養嚴謹的工作態度，因此，物流企業應花費一定精力來進行辦公室規章制度的建立。在制定辦公室規章制度時，必須結合物流企業的運營發展特點，制定出具有可行性的高效規章制度。同時，也應該征求辦公室各個崗位工作人員的意見，使辦公室規章制度具有更強的合理性和科學性。

（二）完善計劃管理，提高執行力

執行力是一個部門工作能力最直接的體現，但是高效的執行力離不開好的工作計劃，物流企業文秘人員的工作多而雜，沒有一個高效的工作策劃是很難做到高效執行力的。開始工作之前，應該先運用系統思維、戰略思維以及超前思維，先謀而后動，并將其融入到辦公室工作的各個環節中去。在辦公室工作計劃部署時，應結合企業整年的工作情況進行部署，做好全年的工作部署，明確工作重心，形成明確的個人工作清單和責任清單。以年度工作計劃為依托，辦公室每一個文秘人員都要落實責任，嚴格執行每天的工作安排，穩定推動工作進展。堅決抵制前松后緊、臨點突擊，對于敷衍了事的文秘人員應有明確的處罰機制。對于出現的比較復雜的臨時工作，文秘人員應根據自身情況，調整工作重心，確保文秘工作順利開展。

（三）強化工作作風，提升大局意識

一個好的工作環境，也是提高物流企業辦公室工作效率的必要條件，因此，必須要強調每一個文秘人員的工作作風。一個合格的文秘人員，必須要嚴格遵守關于辦公室工作的規章制度，堅持工作原則。文秘人員作為物流企業部門之間連通的橋梁，文秘人員必須要具備一定的大局意識，培養全局觀念，從企業角度出發，敢于擔當，做好企業其他部門之間的協同工作，提升企業凝聚力。

（四）提升辦公室文秘人員的專業素養

作為物流企業辦公室文秘人員，要想做好文秘綜合管理工作，文秘人員必須要有明確的政治立場以及專業的職業素養。一名合格的文秘人員，需要對企業未來的發展戰略以及企業文化有一個清晰的了解;充分了解企業的管理體系，并且融入到企業的管理體系中去;熟知企業各項規章制度，并且嚴格執行。

對于物流企業而言，為了進一步提升文秘人員的專業素養，可以定期開展專業的文秘工作培訓、企業文化培訓等，這對文秘人員專業水平的提升很有幫助。針對目前優秀文秘人員的緊缺情況，為避免文秘人員流動量過大，應根據實際情況建立完善的人才選拔制度，對優秀員工進行大力培養，并且建立一定的激勵政策，提升文秘人員工資待遇，避免辦公室發生嚴重人員流失。

（五）改進工作方法

由于辦公室的特殊位置，辦公室的每一項工作出現問題都會對企業全局產生一定影響。對于辦公室繁雜的工作，文秘人員必須改變工作方法，才能夠有效提升工作效率。第一，細節管理。辦公室作為企業運作的神經中樞，任何一個細節都需要文秘人員細心謹慎的完成，并且以全局意識，對待手里的每一份工作，以行動帶動整個部門人員的運作。第二，堅持工作重心。企業文秘人員的工作更多的是對資料的整理以及與領導之間的信息傳達，作為文秘人員必須保證這兩項工作的準確無誤。如果文秘人員同時需要處理多項工作，此時應對文秘人員的工作進行整理，做到主次分明，找到工作重心，按照輕重緩急去有序完成各項工作。為避免文秘人員出現錯辦漏辦的情況，可以制作一個詳細的日志表，確保每項工作都能按時完成，進而提升工作效率。

四、結束語

對任何一個企業來說，辦公室文秘人員都是企業的運行中樞，是企業管理中不可缺少的組成部分。現階段，物流企業文秘工作過程中存在辦公室管理制度不完善、辦公室業務繁雜、文秘人員職業素養相對較低等問題，亟待采取科學的對策進行處理。因此，建立完善的辦公室規章制度、強化文秘人員的工作作風、提高文秘人員執行力以及對員工進行專業的知識素養培訓就顯得非常重要。與此同時，作為物流企業的文秘人員，自己也應該主動地去提升自身業務能力，使自身能力跟得上企業的發展速度，以促進物流企業可持續發展。

參考文獻：

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