大數據時代下實現醫院人事檔案電子信息化管理的思考

馮峰

[摘要] 隨著互聯網技術的高速發展，目前已經全面進入大數據時代。在大數據時代下，傳統的人事檔案管理模式已經無法使醫院的發展需求得到滿足，醫院要想得到健康穩定的發展，必須創新人事檔案管理的方式。基于此，該文基于大數據時代的背景，對醫院電子信息化人事檔案管理模式進行了研究，并結合實際情況，探究了提升醫院人事檔案管理電子信息化的措施，以期對我國醫院的人事檔案管理工作能夠提供一定的參考。

[關鍵詞] 大數據時代;信息化管理;醫院人事檔案

[中圖分類號] TU246.1+81 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）02（a）-0078-03

Thinking on Realizing Electronic Information Management of Hospital Personnel Files in the Big Data Era

FENG Feng

Heze Municipal Hospital of Shandong Province， Heze， Shandong Province， 274000 China

[Abstract] With the rapid development of Internet technology， it has now fully entered the era of big data. In the era of big data， the traditional personnel file management model has been unable to meet the development needs of the hospital. To achieve healthy and stable development， the hospital must innovate the personnel file management method. Based on this， based on the background of the era of big data， this paper researches the management mode of hospital electronic information personnel files， and combines the actual situation， explores the measures to improve the electronic information management of hospital personnel files management， to provide some reference for managing the personnel files management of hospitals.

[Key words] Big data era; Information management; Hospital personnel files

人才的培養與開發是推動醫院發展的強大動力。我國醫療衛生事業近年來取得了很大的發展，人事管理在其中也發揮著十分重要的作用。人事檔案能夠將醫院職員的詳細資料全面反映出來，能夠為醫院評定職稱以及崗位的分配工作提供有效的參考[1-4]。在大數據時代下，醫院人事檔案管理工作也需要朝著信息化、科學化方向發展，同時也為醫院的可持續健康發展奠定堅實的基礎。

1? 醫院人事檔案電子信息化建設的重要性

人事檔案電子信息化是醫院人才戰略的重要保障。醫療行業人才的競爭變得愈來愈激烈，人事檔案的電子信息化建設能夠幫助醫院構建集共享與存儲為一體的平臺，促進信息更新速度的不斷提升，這樣，醫院工作人員就能對人才信息進行快速的查詢，提升了工作效率[5]。此外，電子信息化人事檔案的建設還能為醫院人才決策的科學性提供有效的保證，為醫院人才戰略的實施奠定良好的基礎。

有利于保障人事檔案信息的完整性與安全性[6]。人事檔案的電子信息化建設能夠實現原始檔案資料的高效處理與存儲，很好地解決了傳統檔案在保存中存在的遺失、磨損等問題。此外，通過電子信息化的人事檔案管理，還能對人事檔案進行授權訪問或者加密處理，提升了檔案的安全性與保密性[7-10]。

有利于促進醫院人事管理效率的提升。電子信息化人事檔案，能夠解決以往檔案管理復雜且難以管理的問題，通過建立電子信息化人事檔案，工作人員能夠在很短的時間內，高效完成人事檔案的管理工作，促進了工作時效性的大幅提升，對于醫院人事檔案管理工作整體水平的提升有著十分積極的意義。

2? 醫院電子信息化人事檔案管理存在的問題

2.1? 缺乏人事檔案電子信息化管理意識

人事檔案管理工作的推進情況與醫院管理者的重視程度有著直接的關系。完善的電子信息化管理體系是醫院人事檔案管理信息化規范化的一個重要保證，我國目前大部分醫院還沒有實現這一目標[10-14]。制度的問題會導致信息存在滯后性的問題，同時也會影響到人事檔案資料的真實性與完整性，對醫院的人事管理工作也會產生很大的影響[15]。我國很多醫院目前對于檔案管理方面的法律法規還沒有進行全面的落實，缺乏科學有效的制度對其進行約束，從而導致人事檔案電子信息化管理的水平整體偏低，這些問題同時也會對醫院的正常運營產生一定的影響。另一方面，從整體視角來看，部分醫院檔案管理部門對人事檔案電子信息化管理工作依然缺乏正確認知，沒有意識到加強檔案信息化建設的重要意義，人事檔案管理模式無法與信息時代背景相適應。受此影響，大多數工作人員也對人事檔案電子信息化管理工作缺乏應有的了解，不會運用信息技術對人事檔案資源進行管理，進而導致檔案管理效率較為低下[15-17]。

2.2? 缺乏人事檔案電子信息化建設的投入

醫院管理層如果沒有充分認識到人事檔案的電子信息化建設的重要性，那么也不會在該工作上投入足夠的資金，在這種情況下，醫院的人事檔案管理將很難實現電子信息化的建設目標。調查顯示，影響醫院人事檔案信息化順利開展的一個重要因素就是缺乏資金投入[18]。很多管理者由于思維觀念較為落后，因而在具體的工作中，往往將工作的重心放在日常的醫護工作上，忽略了人事檔案的信息化建設，人事檔案的信息化建設缺乏有效的支撐，無法取得實質性的進展，對醫院人事管理的整體水平也造成了很大的影響。此外，部分中小型醫院會因為資金、技術等方面的限制沒有購置先進的計算機軟硬件設備，陳舊的設施難以滿足人事檔案電子信息化管理標準，無法充分發揮人事檔案管理工作的價值作用[19-20]。

2.3? 人事檔案信息化建設缺乏專業人才

要想滿足大數據時代的發展需求，加快醫院人事檔案電子信息化建設的進程，僅僅依靠軟硬件設施是難以支撐的，還需要醫院配備大量專業的復合型人才。然而就目前具體的情況來看，很多醫院并沒有對該工作引起高度的重視，且在對崗位和人員進行安排時沒有進行全面的分析，工作人員的專業素質普遍較低。在對人事檔案進行管理時，仍以傳統的紙質檔案為主，且在研究專業信息方面的能力也不高，沒有充分發揮出人事檔案管理軟件的功能，僅滿足于信息的簡單記錄與存儲，工作質量一直得不到有效的提升。相關的調查表明，大部分醫院中，人事檔案管理的主要崗位往往由年齡較大且專業能力較為薄弱的人員負責，檔案信息管理的知識結構有失合理性，同時對于信息化檔案管理相關內容的認識較淺，在實際工作中無法確保檔案數據的精準性，對于檔案的人事檔案管理工作很難適應。除此之外，檔案管理人員對人事檔案電子信息化管理缺乏全面性了解，在日常工作中，檔案信息化操作技能與信息素養存在一定的欠缺，難免因為操作不當而導致檔案信息流失[21]。

3? 醫院電子信息化人事檔案管理的強化策略

3.1? 完善人事檔案信息化建設管理機制

優質的人才隊伍能夠為醫院的建設與發展提供有效的保障，高質量的人力資源管理能夠幫助醫院解決開發和管理人才的問題，能夠與大數據時代人事檔案管理電子信息化建設需求相適應。這就需要醫院高度關注電子信息化人事檔案管理，建立健全相應的管理機制，對工作人員的人事檔案管理意識進行不斷的強化，此外，還需要重視激勵機制的構建，將人事檔案管理人員的工作積極性充分調動起來，使其全身心投身于工作中。醫院在進行信息化人事檔案的過程中，要實現與既有信息化建設資源的有機融合，同時還要研究醫療體制改革的發展趨勢，確保相關的制度能夠推動人事檔案信息化建設的順利開展，避免出現人事檔案被隨意篡改的現象，為人事檔案數據的真實性與完整性提供有效的保證。另一方面，醫院檔案管理部門應結合信息時代的發展趨勢與人事檔案電子信息化管理標準制定科學的管理制度，同時，要充分借助信息化技術對檔案主題與級別劃分、檔案管理體制、管理職責、檔案資料收集和歸檔、檔案文件整理與統計、檔案信息內的保密管理和安全管理、檔案信息資源的開發與使用、檔案電子信息化管理工作經費以及檔案信息管理工作的獎懲進行合理規劃，確保人事檔案電子信息化管理工作的科學性、規范性、合法性與高效性。除此之外，醫院必須充分引入信息技術，組建人事檔案電子信息化管理平臺與安全防護系統，配置先進的硬件設施與完善的殺毒軟件，以此避免檔案資源被竊取，并運用信息技術組建檔案管理數據庫，通過建立自動檢索系統與更新系統來方便檔案調閱與查詢工作，全面提高檔案信息更新效率[22]。

3.2? 加強資金投入的力度

醫院的人事檔案資料能夠推動人事管理工作的順利有序開展。在大數據時代下，醫院要想確保人事檔案管理工作的順利開展，就需要根據《全國檔案系統信息化建設實施綱要》的具體規定與要求，擴大醫院人事檔案管理信息化建設的資金投入，結合信息化建設的具體要求，對配套的軟硬件設備進行及時的更新，為人事檔案管理工作的開展奠定好物質基礎[23]。真實性與完整性是人事檔案的兩個關鍵性指標，要對信息設備進行充分的應用，構建系統的人事管理信息系統，詳細記錄醫院職員的各種信息資料，在保證人事檔案準確、真實、全面的基礎上，促進其實用性的不斷提升，使檔案信息的查閱更加方便快捷。這些信息化平臺的建立與完善都需要資金的支撐。

3.3? 提高工作人員的專業素養

大數據時代下，要想從整體上提高人事檔案管理的效率，就需要重視工作人員應用信息軟件的能力[24]。首先，需要建設一支高素質的專業人才隊伍，使其能夠提升電子信息技術的綜合應用能力。此外，還要重視檔案管理工作人員專業素養的提升，使其能夠符合人事檔案管理崗位的具體要求。其次，要對在崗人員進行系統的教育培訓，使所有人員都能熟練掌握信息軟件的相關操作能力，并能在實際的工作中對其進行科學的應用。在對專業隊伍進行建設的過程中，要系統規劃醫院人事檔案管理的組織架構，使在崗工作人員能夠將自身主觀能動性充分發揮出來，不斷提升自身的業務能力，更好地適應大數據時代的發展需求。再次，醫院檔案部門必須重視提高檔案管理人員的信息技術操作水平與職業道德素養，通過有效的培訓活動加強檔案工作人員的專業管理知識以及對人事檔案電子信息化管理的正確認知，引導檔案管理人員在做好檔案信息安全保密工作的同時合理開發檔案資源，利用現有的人事檔案信息規范企業日常管理工作，促進該院的良好發展。與此同時，醫院應借助信息技術對人事檔案電子信息化管理工作進行定期考核，避免部分檔案管理人員在實際工作出現失誤與差錯，進一步推進檔案工作規范化[25]。另外，醫院應結合檔案電子信息化管理目標，對檔案管理人員職業素養考核工作制定可行的獎懲制度，這樣有助于激發檔案管理人員的工作潛能，規范他們的工作行為，確保他們恪守職業道德準則。

4? 結語

綜上所述，人力資源管理的一個重要組成部分就是人事檔案管理。人事檔案的電子信息化建設，能夠為醫院各項工作的順利開展奠定良好的基礎，同時也為醫院人事檔案管理工作提供了很大的便捷。因此，醫院要采取有效的措施，實現人事檔案電子信息化的建設目標，推動醫院的良性發展。

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（收稿日期：2019-11-06）