大數據下財務管理系統優化的目標與路徑

舒軍 張麗君

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，國家加大了創新支持力度，鼓勵事業單位財務會計制度進行改革。因此，探討新形勢下如何優化科研事業單位的財務管理系統十分必要。本文從科研事業單位財務管理的特點出發，分析該類單位財務管理系統中凸現的問題，并從系統優化的目標與路徑選擇上，探討相應地解決對策。

關鍵詞：科研事業單位? 財務管理系統? 目標與路徑

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）05（a）--02

隨著社會的發展以及科技的進步，信息的傳遞變得更為簡單。為了順應時代潮流，社會組織的各項管理體系也在不斷優化，如何在組織中建立準確、高效、適應性強、能不斷進化的財務管理系統，逐漸成為關乎組織發展的重要命題。以下從財務管理系統的優化目標和路徑角度，探討科研事業單位作為特定的組織，如何建立能發揮優勢、適合特點、提升效率的財務管理系統。

1 研究背景

1.1 科研事業單位財務管理的特征

科研事業單位是指受國家行政機關領導，主要提供科學技術生產和服務的社會公共組織。科研事業單位有以下特征：不以盈利為目的，提供科學技術公共服務，屬于知識密集型組織，以財政撥款為主要經費來源，科研成果是帶動產業發展的核心。不同于其他事業單位財務管理，科研事業單位財務管理具有以下特點：（1）經費管理的專項性。科研事業單位的專家學者主要從事科學技術研究，科研經費主要來源包括相關部委、地方財政部門以及企事業單位等，科研經費主要用于科技創新、科研成果轉化、科研基地的建設等。（2）產出的不確定性。科研事業單位雖然有專項經費，但短期內不一定有科技成果。進行科學研究，需要通過不斷嘗試，從錯誤中學習、改進，一個科研成果的取得，往往需要幾代科研人員的不懈努力。（3）科研成果具備顯著的公共物品性。科研事業單位的科學技術成果，不以盈利為主要目的，除了少數關乎國家安全的研發成果之外多用在公共服務和推廣服務，具有消費對象的非排他性，科技成果轉化應用意義深遠，但獲益難度大。

1.2 時代背景

2015年3月31日，中共中央，國務院發布《關于深化體制機制改革加快實施創新驅動發展戰略的若干意見》，強調“必須深化體制機制改革，加快實施創新驅動發展戰略”，制定了創新驅動發展的總體戰略，并從8個大方面、30個小方面，對鼓勵創新做了具體部署。2016年7月31日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，為貫徹落實中央關于深化改革創新、形成充滿活力的科技管理和運行機制的要求，進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策，做了總體部署，并從6個大方面、16個小方面做了具體要求。

國家對創新的支持力度不斷加大，對科研事業單位的要求也進一步提升。“放、管、服”改革向縱深推進。簡政放權、放管結合、優化服務是全面深化改革特別是供給側結構性改革的重要內容，一直為黨中央、國務院以及社會各界高度重視。黨的十八大以來，經過不斷的改革，科研事業單位的經費自主權不斷加大，科研人員的獎勵激勵機制不斷完善，行政審批大幅簡化，有效提高了科研事業單位的效率和科研人員的工作熱情。

科研事業單位財務管理的要求日益加強。財務管理對會計原始憑證的質量要求日益提升。財務管理制度辦法需不斷更新以適應外部形勢的變化，對財務管理監督評價體系日漸完善，科研項目審計驗收要求不斷提高。

1.3 科研事業單位財務管理的現狀

實行預算管理。預算管理對于科研事業單位具有重要意義，有利于確保科研事業單位正常運轉，促進科研經費合理使用，它包括預算的編制、執行、監督及績效考評四部分。目前，科研事業單位的預算管理正不斷向科研化、系統化、精細化改進，預算編制更加科學、合理，資金使用效率不斷提高，預算編制、執行與決算融合度更高。已經建立了簡單的財務管理系統，實現了收支核算、預算控制、項目管理等功能，但仍不能滿足科研事業單位實際需要。

2 科研事業單位財務管理系統的主要問題

2.1 科研事業單位特點與現行財務管理體制有沖突

科技成果的投入與產出很難單純通過財務手段衡量。科研事業單位的投入與產出往往具有以下特點：需要大量的資金投入，常常要幾代科學家不斷努力，科研成果往往有巨大的社會價值。這些特點不適用于財務的投入產出分析，而且與會計分期有一定的沖突，需要尋找更科學的評價體系。

人才價值無法通過財務數據衡量。人才是科研事業單位最大的“資產”，而這一資產的價值很難用財務數據衡量，現有的人員工資、項目資金投入、成果轉化收入等財務數據，無法匹配科學家的個人和社會價值，這也是科研事業單位改革的難點與重點。

2.2 財務管理系統不能很好服務于科研目標

不斷取得科技創新是科研單位最主要的目標，財務管理系統應該在準確核算的前提下，向輔助與服務科研傾斜。目前，財務管理系統止步于實施項目預算管控、進行財務核算、提供財務報表等基本功能。科研項目組、科研團隊、科研管理人員，在進行相關財務數據查詢、報告時，只能按照財務設置規則，通過輔助核算系統進行多次查詢與統計，工作量大、錯誤率高。

2.3 財務管理系統沒能有效利用現代通信手段

原始憑證傳遞目前尚未實現電子化。只有少數單位啟用了會計原始憑證電子信息采集并通過網絡傳遞的系統，大部分科研事業單位報銷傳遞，仍然指定專門人員負責，浪費大量人力。業務審批未能有效利用通信手段。多數單位的財務業務審批，需要經辦人員面見相應管理人員，進行簽字審批，遇管理人員出差、開會等情況，報賬流程就此中斷，浪費大量的時間和精力。

2.4 財務管理系統缺乏學習功能

科研事業單位屬于知識密集型組織，具備極高的人員素質優勢，財務管理制度通過簡單的培訓和應用，很快就能被全員理解執行。但由于國家持續加大對創新的支持和管理權限的放開，財務制度、管理辦法等變化速度加快，管理人員和科研人員常常不能實時跟進這些變化，報賬審核發現問題，往往需要返回重做，一方面浪費人力物力，另一方面也滋生了誤解與抵觸情緒。

3 財務管理系統優化方案

針對上述問題，科研事業單位財務管理系統應該在服務科研人員這一根本目標上，改變自身定位，進行各種功能優化，最終建成能助力科研單位事業發展的財務共享中心。

3.1 要樹立服務于人的目標

現代通訊技術的發展讓人們有多種渠道獲取外界信息，這雖然給生活帶來便利，但也分散了人的注意力，不利于集中精力專心工作，進而影響工作效率。這一現象，在科學研究工作中一定要杜絕。科研事業單位在財務系統的功能優化時，會加入大量新的信息技術與手段，這些手段在運用時，務必要配合制定科學的管理制度，避免因貪圖賬務處理高效、便捷，導致科研人員的精力分散與時間浪費，建議從以下兩個方面進行財務系統的功能優化。

第一，以人為本，優化制度流程。人才是科研事業單位最重要的“資產”，科研人員的時間和注意力不容浪費。因此，在財務管理系統越來越及時、高效的改進中，要建立保證人力“資產”效用最大化的制度。首先，要避免注意力的分散，系統的操作人員每天可以在自己空閑時接收財務信息并處理;其次，要減少人員時間浪費，用信息化手段遞送憑證，進行財務審核、審批;最后，要把賬務審批要件與內容，通過提示提醒的方式，內化到系統中，形成系統報賬指南，便于操作人員學習。

第二，強化服務科研的職能。要在目前財務管理系統單純的財務核算、預算管理、財務報表等功能基礎上，開發適合科研項目、研發團隊、科研人才，能反映科研投入與成果評價的功能。比如按科學家、項目組查詢賬務生成報表，按項目執行期匯總業務數據，按科研成果或項目負責人查詢整個研發鏈多個相關項目的財務數據等功能。

3.2 優化系統功能的路徑

充分利用現代通信手段。財務報賬可以應用原始憑證掃描、網絡信息傳遞、電子簽章審批的流程。充分利用手機、QQ、微信、電子郵件等信息傳播工具保證財務信息流通順暢，不因管理人員因事離崗而中止。內化報賬指南體系，將最新經費管理政策、財務管理辦法、財務報賬要件、流程節點信息、流程進度信息等通過提示提醒的方式內化到系統中，系統操作人員在審核單據的過程中也能掌握財務的最新動態，發揮知識密集型組織優勢，不斷提升科研事業單位財務處理的專業性。

財務共享中心建設。目前科研事業單位的財務共享中心建設，要充分運用大數據技術，滿足組織在反映人才價值、有效服務科研、方便項目審計、進行評價激勵等方面的需求。筆者認為可以從以下幾個方面入手，進行共享中心建設：（1）運用大數據技術反映人才價值。引入科研人員在成果效益、專利開發、文章影響力等方面的外部數據，結合系統自身數據，建立能側面反映人才科技創新力的評價系統。（2）開發服務科研的查詢功能。在通過財務賬目查詢數據的基礎上開發符合科研人員工作需要的跨年度、跨項目、跨賬套的查詢功能。（3）科研項目審計、結題工具開發。依據最近的科研經費管理政策、制度，以及審計、結題工作的實際要求，開發可自定義的報表生成工具，并不斷按實際的外部情況更新。（4）引入科學、高效的激勵與評價模塊。科研事業單位的績效制度對于科研效率有顯著影響。科研評價與激勵體系應本著評價簡便易行、助力研發效率提高、評價周期可自行定義等需求。目前，谷歌、微軟等國際大企業推行的OKR（目標與主要結果）體系，在上述方面取得了比較優異的效果，但是能否改造成適合我國科研事業單位特點的評價與激勵體系，還要進一步研究。