淺談林業檔案的科學規范管理與應用

高麗娟

摘 要 林業檔案管理工作既系統又復雜，因此檔案工作者首先要明確崗位職責，了解工作內容與技術，根據檔案工作的各個流程與環節認真管理，做好檔案的收集歸檔、整理分類、保管、鑒定銷毀、統計移交、利用、登記、保密以及信息化建設等工作，充分發揮檔案的作用。本文從健全科目、做好歸檔;基礎收集、保護與安全;定期整理、按序分類;建立數據庫、促進信息化;鑒定與定期銷毀;增強保密、限定檔案利用權限等對進行分析，以期提高林業檔案管理工作效率。

關鍵詞 林業檔案 科學 規范 管理 應用

中圖分類號：F326.2文獻標識碼：A

林業檔案不僅是一種歷史文化，同時還是森林工作積累經驗教訓的重要財富，而管理工作既系統又復雜，因此檔案工作者首先要明確崗位職責，了解工作內容與技術，根據檔案工作的各個流程與環節認真管理，做好檔案的收集歸檔、整理分類、保管、鑒定銷毀、統計移交、利用、登記、保密以及信息化建設等工作，充分發揮檔案的作用。下面根據林業檔案涉及的工作內容以及各個環節對檔案管理與應用的工作進行介紹。

1健全科目，配備人員，做好林業檔案歸檔工作

林業檔案管理工作是將所有涉及部門的相關文件進行檢查、驗收、整理、鑒定、統計、編目、研究、歸檔、保存以及查閱利用等一系列的內容，因此需應配備全職或兼職人員對此項工作長期、持續、有效的進行。管理人員不僅要了解相關業務，不斷的學習專業業務知識和技術，而且還要掌握新技術和新技能，運用新方法，將檔案按照科目進行合理保存，并建立健全各項檔案管理制度，確保檔案齊全完整。

2加強基礎收集，注意林業檔案保護與安全

由于檔案收集工作涉及的部門較多，部分工作人員對檔案的重要性沒有認識或不注意資料的歸檔等，從而導致基礎資料的流失或損壞，降低了檔案的利用價值與完整性和時效性，因此應對收集具有利用價值的各種文件，嚴格堅持“集中統一管理”的原則，杜絕據為己有的行為。在檔案基礎收集過程中要求全員配合，還要對資料上交的時間有明確的規定。在檔案收集的過程中工作人員應同時進行鑒定對有不同價值、年度、材質、內容的檔案如文書、科技、會計、音像、電子以及專業等門類檔案的案卷質量符合相應標準進行有規律的、按照排列、分類保存。同時要做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。對于檔案的庫房重地，應注意人員出入登記，對于非管理人員不得隨意進入。定期做好檔案的檢查登記工作，對室內的溫度、濕度合理的控制，特別是濕度不宜過大，不宜超過60%，還要保持庫房清潔衛生，沒有塵土和垃圾，庫房內禁止堆放非檔案物品等。

3定期整理，按序分類歸檔

檔案應根據檔案的本質特性進行分類，根據檔案之間的時間順序、歷史管理、邏輯順序等進行整理，統一編目。可以結合保管期限、年度、機構、工程項目等進行排列，還可按照文書、科技、會計、音像、電子以及專業等進行分類歸檔。在歸檔時應在封面、脊背等地方標注卷宗名稱、類目名稱、案卷、題名、時間、保管期限、件、頁數、檔號、保管期限、起止件號、盒號等。以卷為單位的紙質文書檔案可采用“全宗號―案卷目錄號―案卷號―件、頁（張）號”的結構編制檔號;以件為單位的紙質文書檔案采用“全宗號―年度―保管期限―件號”的結構編制檔號;科技檔案采用“類別號―項目號―案卷號―件、頁（張）號”的結構編制檔號。會計檔案、電子檔案、聲像檔案、實物材料等按照相關規定編制檔號，還要建立資料統計臺帳，及時準確記載室藏檔案、資料情況，按照檔案分類、檢索工具等分別進行統計，確保數據準確、真實、賬實相符。如果遇到帳實不符的情況，應查明原因、分清責任、及時處理。

4建立林業檔案數據庫，促進信息化管理

檔案管理工作還要充分利用網絡，通過全局網絡化建設實現信息與技術的聯通;同時網絡平臺的建設還可實現資源的共享，方便查閱者使用和搜索;同時還要注意軟件的安全性、可操控性以及可擴展性，要滿足數據庫使用的不同終端需求。對保密性較強的文件在錄入數據庫時一定要注意其安全性與機密性。

5林業檔案鑒定與定期銷毀

由于檔案存儲空間的有限、使用時間的有限性使得檔案資料的正確與否，是否具有保存的價值等都需要通過專業的人員進行鑒定，不停的存儲和堆積資料只會造成資源的浪費和工作量的加大，因此需要定期銷毀檔案。檔案的銷毀需要工作人員組成鑒定小組通過森林、行政、會計、科技等各個方面的專業人員對案卷逐卷逐件分析、研究鑒定后判定是否具有留存價值。鑒定為可以銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，經主管領導批準后按照操作流程，派二人或以上人員在場監督銷毀，并在銷毀檔案明細表中備注簽字，注明銷毀時間、地點和方法，并對銷毀工作進行總結。

6增強保密意識，限定林業檔案利用權限

檔案人員調離原崗位需要嚴格填寫移交手續，交接方根據移交工作明細表在清單上核對簽字后方可離崗。對于查閱的檔案者，應該根據工作崗位的不同分為一般查閱權限和特殊查閱權限。檔案的使用一般僅限于檔案室內，不得借出，如遇特殊情況，須經領導同意后借閱，且時間不宜超過3-5天。查閱檔案的人員在使用檔案時不得擅自復印、翻拍檔案，不得將保密性較強的文字與數字向外泄漏。同時還應注意禁止翻閱人員在檔案上勾劃、作記號、撕毀等。工作人員對缺頁、少卷的檔案應及時登記檢查，并盡量查找補充完善。

參考文獻

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