對公共圖書館辦公室工作的思考

潘燕

【摘要】在社會快速發展的影響下，文化大繁榮大發展的時代應運而生，公共圖書館在新的形勢下，對辦公室工作提出了新的挑戰，如何應對成為探討的熱點。本文結合公共圖書館辦公室工作的特點，對其業務情況進行了簡單概述，再基于此提出了相應的工作策略，旨在全面提升公共圖書館辦公室的工作效率和服務質量。

【關鍵詞】公共圖書館;辦公室;策略

在我國經濟飛速發展的影響下，人們的生活水平有了非常顯著的全面提升。當前，人們正基于中華民族偉大復興目標，不斷在小康社會建設進程中摸索，能夠讓廣大群眾享受高質量的精神文化生活則是小康社會至關重要的內容。公共圖書館作為共同文化服務體系中非常重要的部分，必須在上級的引導下，積極探索服務群眾、服務基層的全新路線，不斷進行社會化合作機制的創新，為廣大群眾提供更為豐富的公共文化產品，促使公共文化品牌效應不斷增強，幫助廣大群眾生活更加繁榮、豐富，實現對人們精神文化的提升。如何才能夠更好地實現對公共圖書館服務能力、服務質量的提升，成為每個公共圖書館所面臨的難題，而公共圖書館辦公室作為各項工作的參謀與助手，在統籌全局、提升服務水平上具有非常重要的意義。為此，面對新形勢、新發展、新要求，提升公共圖書館辦公室工作質量，充分展現其溝通樞紐作用，展現圖書館形象，成為當前探討的重點。

一、公共圖書館辦公室業務概述

與各個事業單位辦公室工作相比，公共圖書館辦公室的性質與之有著較高的相似度，是一個負責綜合事務的部門，圖書館辦公室工作主要由黨政領導統一安排，并結合領導下達的任務進行內部職能部門的分配和協調。此外，公共圖書館辦公室還承擔著對外宣傳和聯系的任務，為此，公共圖書館辦公室的工作質量、管理水平可對整個公共圖書館的服務水平、形象帶來直接影響。

當前我國公共圖書館辦公室的主要業務可概括為以下幾點：1.對圖書館內的檔案進行管理，做好相應的保存、分類等相關工作，包括收發文存檔、人事檔案、綜合信息檔案等。2.對轄區范圍內的科研業務、政策信息等相關資料進行收集、整理，并借助數據統計和信息整理做好相應的統計工作。3.接待來訪人員、安排組織會議以及對外文化宣傳等日常服務工作。

公共圖書館辦公室各項工作的最主要目的，是為了能夠滿足轄區范圍內文化宣傳、服務等方面的需求，為此，從事公共圖書館辦公室工作，先必須對轄區范圍內的文化情況進行深入調查研究，以便更好地為轄區范圍內文化工作提供豐富、準確的數據信息資源。與此同時，還可通過文化信息的收集分析，完成相關分析報告以便為管理層提供決策參考，從而更好地推動公共圖書館辦公室管理水平和服務水平的提升。

二、公共圖書館辦公室工作策略

（一）抓住關鍵問題進行協調，當好“樞紐”。公共圖書館辦公室因其特殊的工作性質與特殊的地位，直接決定了公共圖書館辦公室在整個圖書館工作中的服務中樞地位，同時也明確了辦公室工作的職能作用，即為各項工作提供服務。在公共圖書館辦公室中，綜合協調是其基本職能之一，同時落實服務的重要內容。辦公室無小事，一件小事安排不合理都可能會對整個圖書館的工作帶來直接影響。首先，公共圖書館辦公室必須加強對中層干部與館領導之間關系的協調，促使其實施同心力得以增強。其次，必須加強各個部室之間關系的協調，以防因職能不清而引起推諉扯皮問題。最后，把握辦會、辦文、辦事各項工作中的關鍵問題，積極進行協調安排。只有整個圖書館各個部門、各個成員之間得到了統籌協調，才能夠讓全館人員的工作目標、思想觀念得到統一，避免不必要的內部摩擦，保證各項任務順利實施，從而達到事倍功半的效果。

（二）變消極被動服務為積極主動服務，當好“參謀”。公共圖書館辦公室工作可以說涉及方面非常多，辦會、辦文、辦事大小事務都需要合理安排，只要是圖書館相關的人員和事項，都需要辦公室人員提供相關的服務。指令反饋的傳輸、信息的匯總分析、關系的統籌協調、來訪人員的接待等，辦公室的基本職能使得其工作始終處在一個被動的位置上，但這也并非是絕對的。在時代的發展下，公共圖書館辦公室工作也應當積極轉變思想觀念，變被動消極服務為積極主動服務，充分發揮辦公室的主觀能動性，借助辦公室特殊的位置，展現其關鍵作用，主動進行信息的收集整理反饋，為館領導提供實事求是的圖書館運作情況的分析信息，以便決策考量。公共圖書館辦公室可主動根據圖書館的工作情況，拾遺補缺、出謀劃策，主動對各項工作進行監督、檢查，明確上級精神與圖書館之間的最佳切入點和契合點，使得辦公室工作能夠實現“參之有道、謀之有方、言之有效”的主動服務功能。與此同時，公共圖書館辦公室工作人員，還必須提升個人專業素質，以超前服務意識和發展的眼光認識辦公室工作，對圖書館各級人員的工作作風、思想性格、工作規律等特點進行總結，以便更好地配合各項工作開展，同時對文化事業相關的國家政策、方針以及地方文化發展趨勢等進行熟悉，按照“參與不干預、到位不越位、出謀不決策”的原則，成為館領導各項工作的“參謀長”。

（三）做好日常運轉服務，當好“管家”。推動圖書的日常運轉是辦公室的主要工作之一，但運轉質量、效果卻會對整個圖書館的全局工作帶來直接影響。若辦公室在工作中，不追求效率和質量，其運轉科學性必然會隨之下降，導致辦公室工作陷入繁瑣的事務中，無法理清頭緒。為此，公共圖書館辦公室日常運轉中，首先必須從大局出發，基于全館利益進行綜合考慮;對各個部門的意見進行吸收，再基于全局層面進行綜合權衡，為圖書館的整體發展和服務水平的提升出謀獻策。其次，必須具備超前工作意識，公共圖書館辦公室必須對各項可能面臨的問題進行提前分析，做好相應的預防性工作，讓每項工作都能夠深化落實，即便是遭遇特殊情況也能夠在較短時間內迅速解決。

（四）增強保密意識，當好“保險箱”。公共圖書館辦公室工作向來被稱之為“錄音機”“傳聲筒”，同時也是與館領導接觸最多，涉及部門交際最多的工作，加之各項指令任務都需要經由辦公室來傳達、反饋，這使得辦公室工作必然會接觸大量信息。為此，公共圖書館辦公室必須全面提升保密意識，嚴格按照圖書館的規章制度養成良好的保密習慣。公共圖書館辦公室工作人員，必須嚴格按照“未落實的政策、規定，不外傳;不該說的話、絕不說;不該看的機密，絕不看”的原則，對自己的思想觀念進行轉變，以實際行動當好圖書館的“保險箱”。

三、結論

總而言之，在我國全面推動文化發展的環境下，公共圖書館承載著非常重要的文化服務工作，這使得公共圖書館辦公室工作也隨之繁復起來。公共圖書館辦公室必須積極轉變思想，以求真務實的精神，嚴格遵守圖書館辦公室守則要求，不斷提升管理水平和工作質量，助力公共圖書館各項工作及全面發展。

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