淺論西藏地區(qū)高等院校兼職檔案員隊伍建設(shè)

李靖

【摘 要】 本文圍繞民族地區(qū)高等院校檔案部門工作實際，分析了民族地區(qū)高校檔案員工作隊伍存在的問題，并提出了有針對性地建議：即理論支持，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)工作素養(yǎng);制度支持，制定兼職檔案員工作激勵考核制度;領(lǐng)導支持，提高檔案管理中心工作信服力等。

【關(guān)鍵詞】 民族院校;兼職檔案員;有效;問題;制度

現(xiàn)如今，檔案管理工作已經(jīng)成為政府機關(guān)、企事業(yè)單位日常工作不可缺少的部分。在西藏地區(qū)高校，檔案是西藏少數(shù)民族教育的構(gòu)成部分，是我國西部民族工作落實的實際體現(xiàn)，更顯重要。高校檔案的最終形成，不僅是檔案管理人員對文件的標準化加工與妥善保存的結(jié)果，更離不開負責該部門檔案立卷、歸檔等工作任務(wù)的兼職檔案員。西藏地區(qū)高校兼職檔案員是校檔案歸檔工作重要的生力軍，是文件歸檔整理的第一環(huán)節(jié)接觸者，對檔案最終保存范圍與實際數(shù)量有直接決定效力，直觀影響高校檔案歸檔工作質(zhì)量。在西藏地區(qū)高校，培養(yǎng)兼職檔案員的檔案歸檔意識，提升兼職檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)水平，提高兼職檔案員的歸檔工作積極性，建立行之有效的兼職檔案員歸檔工作激勵機制，對整個高校檔案歸檔工作的推動有重要意義。

一、西藏地區(qū)高等院校兼職檔案員歸檔工作中出現(xiàn)的問題

1、兼職檔案員隊伍不固定

自從我國高?！皩嵭形募牧闲纬刹块T、課題組立卷制度”以來，[1]確定了高校內(nèi)部單位部門立卷制度，兼職檔案員要擔任該部門檔案的立卷、整理、歸檔任務(wù)。校檔案管理單位按照慣例是每學年開展一期兼職檔案員培訓會議，對校兼職檔案員進行檔案歸檔業(yè)務(wù)培訓，涉及到檔案歸檔范圍、分類號編排、檔案整理方式、檔案網(wǎng)絡(luò)軟件使用等內(nèi)容。校內(nèi)各單位會推出一到二位部門工作人員作為兼職檔案員參加培訓會議，這些老師一般為新進或者負責辦公室文書工作的人員。

出于工作需要，這些老師有可能會隨著學校人事變動和單位內(nèi)部工作調(diào)整而變換，導致整個兼職檔案員隊伍變動比較大，兼職檔案人員更替頻率高。繼任部門兼職檔案工作人員不熟悉該部門檔案立卷工作，校檔案管理中心工作人員則要隨時注意兼職檔案人員變化，實時更新兼職檔案員個人信息，及時取得聯(lián)系，進行業(yè)務(wù)指導，對部門繼任兼職檔案員進行再次培訓，消耗時間降低檔案歸檔工作的效率。

2、兼職檔案員歸檔業(yè)務(wù)工作不熟悉

校兼職檔案員大部分由兼職檔案單位新進人員或者辦公室主任擔任，這些老師年齡較輕，素質(zhì)較高，踏實肯干，都在本單位有繁重固定的工作任務(wù)。而檔案歸檔工作要求嚴格，兼職檔案員要明確歸檔職責任務(wù)，學習一定的檔案理論知識，對本單位檔案歸檔范圍清楚、明了，并要按時按量完成歸檔任務(wù)，這些要求對于學校兼職檔案員來說都是體力、精力、智力上的考驗。

在兩種工作矛盾下，兼職檔案員老師大都無暇顧及檔案歸檔工作，普遍存在歸檔意識不強，責任心不夠，歸檔業(yè)務(wù)不熟悉，對歸檔工作有著應付心理，歸檔范圍不全，檔案整理方式方法不合規(guī)范等問題。

3、兼職檔案員工作積極性不夠高

校黨委直屬部門的辦文、行文工作量十分巨大，檔案歸檔任務(wù)也是一般單位的倍數(shù)，需要占用個人休息時間來進行檔案歸檔工作。但學校目前未制定以學校名義發(fā)文的兼職檔案員工作考核制度，歸檔工作不能納入學校年終考核，兼職檔案員工作做得好壞與否，難以得到學校層面的認可和表彰，不能給兼職檔案員帶來任何的榮譽獎勵，更不能從從事兼職檔案員歸檔工作中獲得價值定位來評選檔案系列職稱，提高工作待遇。[2]

兼職檔案員在檔案歸檔工作上付出與收獲不成正比，一定程度上影響了他們的工作熱情與工作動力。

4、民族特色檔案缺乏專業(yè)編研

自治區(qū)內(nèi)高校建校于上世紀50年代到70年代，迄今大多有60年歷史，檔案館庫存建校以來校內(nèi)少數(shù)民族團結(jié)互助，教師教書育人等珍貴史料，保存形式有活動照片、文章總結(jié)、個人事跡、藏文課本等，分布在行政、黨群、長期、永久等檔案類目里，缺乏專業(yè)系統(tǒng)類目的編研銜接。這些檔案具有很鮮明的民族特征，是校民族工作落實的體現(xiàn)，也是西藏地區(qū)長期以來民族團結(jié)維穩(wěn)工作的縮影。

民族特色檔案缺乏專業(yè)編研，兼職檔案員工作范圍僅局限于本部門的檔案立卷歸檔實踐，缺乏業(yè)務(wù)拓展，未體現(xiàn)民族院校檔案工作價值。

校兼職檔案員歸檔工作是檔案實體管理的開源，所謂“牽一發(fā)而動全身”，影響到后續(xù)檔案實體加工、信息資源開發(fā)利用反饋環(huán)節(jié)。兼職檔案員隊伍穩(wěn)定、業(yè)務(wù)工作熟悉、工作積極性高，有利于兼職檔案部門立卷制度的實施，保證歸檔工作的內(nèi)在質(zhì)量，減少歸檔工作流程所用時間，提高本部門和檔案管理部門工作效率。

二、如何加強西藏地區(qū)兼職檔案員隊伍建設(shè)

1、理論支持，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)

兼職檔案員歸檔工作包括整理本單位上一年來的形成文件、熟悉文件的分類與保管期限、紙質(zhì)文件的著錄方法，清楚辦公系統(tǒng)文件的歸檔方式?？梢姡咝n案歸檔工作業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高，歸檔文件數(shù)量多，歸檔要求全面廣泛，要做好本部門檔案立卷工作，兼職檔案員要具備一定基礎(chǔ)的檔案工作業(yè)務(wù)知識，熟悉黨和國家檔案工作的有關(guān)方針、政策以及檔案歸檔工作的標準、工作范圍、工作性質(zhì)等等，還要學習檔案專業(yè)知識和基礎(chǔ)理論知識，掌握檔案工作各個環(huán)節(jié)的技能技巧，這樣才能做到對歸檔文件進行科學的鑒別、收集和整理。

學?，F(xiàn)發(fā)文、辦文普遍使用OA智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，校大部分文件都從OA辦公系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)辦理，歸檔方式增加為兩種——紙質(zhì)文件歸檔與OA電子文件歸檔。兼職檔案員要學習電子文件歸檔方法，并且隨著OA智能辦公系統(tǒng)的改變來改進歸檔方式，保證勝任日常的檔案歸檔工作。

校檔案管理中心應該定時定期開展有質(zhì)量的檔案歸檔業(yè)務(wù)培訓，[3]開展豐富的檔案專業(yè)教學活動與知識競賽，參觀訪問部門立卷工作良好的兄弟院校、區(qū)外高校，并且及時在歸檔工作中給予兼職檔案部門業(yè)務(wù)指導與溝通，主動提供業(yè)務(wù)幫助，保證部門立卷歸檔工作順利開展，縮短歸檔工作的時間流程，減少歸檔工作的反復。

2、制度支持，制定兼職檔案員工作激勵考核制度

為了推動部門檔案歸檔工作的進行，學校形成了兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)管理信息圖，責任到人;確定了校領(lǐng)導分工，出臺了《兼職檔案員管理辦法》、《兼職檔案員職責》、《校部門預立卷制度》等兼職檔案員工作制度，明確了兼職檔案員的崗位職責，規(guī)定了兼職檔案員的工作任務(wù)。

從字面意思來看，兼職檔案員的稱呼是相對于校檔案管理中心的專業(yè)工作人員而言，但因為“兼職”二字對兼職檔案員的工作認識有些偏差，兼職檔案員歸檔工作繁重卻也很難得到認可。兼職檔案員相關(guān)工作制度只是規(guī)定了他們的檔案工作職責與歸檔工作任務(wù)，沒有從認可角度來出臺工作激勵制度。兼職檔案員為檔案工作所付出的勞動未得到制度支持，他們在檔案工作中取得的業(yè)績沒有成為晉職晉級的考察依據(jù)，不能參與檔案系列職稱評審，削減了兼職檔案員檔案工作的熱情，不利于高校檔案工作的開展。

學校要推動檔案歸檔工作開展，調(diào)動兼職檔案員的勞動積極性，第一要完善學校的兼職檔案員的崗位職責，強化分明責任;第二要建立一套兼職檔案員檔案歸檔工作考核評價體系，年終對其歸檔工作進行考核，將歸檔工作成效納入整體工作考核或者職稱評審范圍;第三建立兼職檔案員參加檔案系列的專業(yè)技術(shù)資格評聘體系，鼓勵支持兼職檔案員參與檔案系列資格評聘，提高其工作待遇。通過建立這一系列兼職檔案員激勵制度，激發(fā)他們的主觀能動性與積極性，從根本上提升校兼職檔案員工作效率與職業(yè)滿意度。

3、領(lǐng)導支持，提高檔案管理中心工作信服力

在校基層單位，有些分管領(lǐng)導對檔案工作不重視，部門檔案歸檔未從領(lǐng)導角度推行，兼職檔案員歸檔工作被階段性擱置，檔案工作邊緣化;從學校來看，檔案管理中心檔案歸檔工作只要做好，歸檔好，完成度達到一定標準就可以了，校領(lǐng)導不是很了解檔案工作推進的難點、重點是校檔案歸檔工作面臨的窘境與困難。

校兼職檔案員要有效爭取領(lǐng)導對檔案工作的支持，獲得推動檔案工作的外部力量，有助于檔案歸檔工作順利開展。第一通過正面工作匯報讓學校領(lǐng)導了解檔案工作的重要性，知道檔案管理中心工作人員與部門兼職檔案員主要是在干什么，檔案工作的專業(yè)化體現(xiàn)在哪些地方、檔案工作為學校行政科研工作提供了哪些便利;第二兼職檔案工作人員要熟悉并熟練運用各種辦公軟件，與時俱進更新專業(yè)知識與工作技能，工作進展中要及時與外界溝通，及時跟領(lǐng)導溝通，抓住學校重大時節(jié)與契機，在領(lǐng)導面前展現(xiàn)業(yè)務(wù)才干，構(gòu)建有價值的檔案編研，讓檔案工作成效為眾人所目睹;第三熟悉“家底”，掌握“全局”，檔案中心工作人員要對檔案館館藏史料如數(shù)家珍，快速高效地為學校、個人、學生提供檔案利用服務(wù)工作，提升檔案工作的信服度利用率，凸顯檔案的真正價值，以便于讓校領(lǐng)導與部門領(lǐng)導重視檔案，重視檔案工作，從檔案的利用角度來扭轉(zhuǎn)檔案工作邊緣化的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語

西藏地區(qū)高等院校應重視兼職檔案員隊伍建設(shè)，業(yè)務(wù)培養(yǎng)，明確現(xiàn)今檔案歸檔工作中所遇到的各種問題，解決困難，明確責任，將校檔案歸檔工作推向新臺階，賦予自治區(qū)高校檔案工作深層次意義。

【參考文獻】

[1] 《關(guān)于實行文件材料形成部門及課題組立卷歸檔和歸檔時間規(guī)定的通知》中大黨辦〔1998〕001號.

[2] 趙麗彬. 地方高校兼職檔案員隊伍建設(shè)存在的問題及對策研究——以湖州師范學院為例[J].人事管理.2015.02.

[3] 藍蕾， 王榕英. 高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的若干思考[J].蘭臺世界.2007.10.50-51.

【作者簡介】

李 靖（1986.06—）女，漢族，四川廣元人，碩士研究生，西藏民族大學檔案管理中心館員，研究方向：檔案實體保管加工.