事業單位檔案管理信息化建設有效策略研究

姬海英

摘要：事業單位檔案管理是一項至關重要的工作，該管理是一個長期的過程，在信息化背景下，要借助信息技術或者其他現代技術完善檔案整理和存儲等工作，可以說，檔案管理是事業單位發展的核心工作。事業單位不同于企業，其屬于國家機構的分支，管理任務比較多，而且難度也比較大。目前來看，傳統的檔案管理工作已經遠遠不符合當代的管理要求了，在新的時代背景下，要探究事業單位檔案管理信息化建設有效途徑，促進事業單位的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

引言

信息技術的發展帶動了各行各業的發展，同時還帶動了產業的創新。事業單位檔案管理中信息技術的應用能夠實現檔案信息的高效管理，同時還能提升檔案信息的準確性，使整個檔案更加規范，有利于事業單位正確決策，從一定程度上提高了事業單位的經濟和管理效益。事業單位檔案管理過程中，要發揮信息技術的積極作用，從根本上優化檔案管理模式，使工作人員從繁忙的工作中脫離出來，促進事業單位的

發展。

一、現階段事業單位檔案管理中存在的問題

1.部分事業單位對檔案管理工作不重視

信息技術發展迅速，給事業單位檔案管理工作帶來了發展的契機，但是部分事業單位對檔案管理工作的重視力度不夠，也沒有將信息技術與檔案管理工作建立聯系，導致檔案管理效率低，信息的真實性也不能保障。部分事業單位運用傳統的檔案管理手段，不能有效整合信息資源，而且人力、物力、財力配置不均衡，不利于管理者科學決策，而且也從一定程度上阻礙了事業單位的健康發展。目前來看，雖然很多事業單位將信息化建設作為未來檔案管理的重要課題，但是對信息化的認識只是淺層次的，沒有結合檔案管理現狀和人才需求優化管理模式，而且在這方面投入的資金也比較少，不利于信息化檔案管理工作的開展。

2.信息化建設設備落后

目前來看，雖然部分事業單位重視信息化建設，但建設設備比較落后，不足以優化檔案管理模式。此外，部分事業單位在這些設備方面的投資也比較少，在檔案管理過程中缺乏必要的設備支持，導致檔案管理信息化程度低，而且檔案的真實性也不能保障。雖然一些事業單位在檔案管理的信息化設備方面也投入了大量資金，但是引進的設備比較落后，沒有根據信息發展以及實際需求選擇合適的設備，未能實現檔案管理的信息化。而且這些設備故障頻發，還要投入大量的資金維修和管理，不利于檔案管理的信息化建設。此外，部分事業單位館藏紙質檔案的數字化建設力度不夠，沒有根據信息種類選擇合適的存儲方式，未實現紙質檔案與電子檔案的轉換，雖然部分事業單位實現了檔案的數字化建設，但安全性比較低，仍存在信息丟失、篡改等情況，加大了館藏紙質檔案的數字化建設難度。

3.事業單位檔案管理信息化缺乏專業的管理人員

目前來看，事業單位檔案管理信息化建設缺乏專業的管理人員，多數管理人員是年紀比較大的人員，他們的思想比較落后，管理模式單一，不注重運用信息化手段管理，不僅效率低，而且還影響了檔案管理模式的創新。還有部分管理人員雖然運用了信息化管理手段，但缺乏工作經驗，沒有經過專業的培訓，沒有正確操作信息化設備，也不利于檔案信息的高效整合。

二、事業單位檔案管理信息化建設有效策略

1.加大對檔案管理工作的重視

事業單位要重新審視檔案管理工作的重要性，并注重信息技術在檔案管理工作中的應用，進一步提高檔案管理水平。事業單位要適當增加檔案管理工作的資金投入，引進新的檔案管理設備，采用新的檔案管理技術，提高管理效率。事業單位要定期檢查檔案管理設備，測試其是否能正常運行，對于一些舊的設備，要及時更新，替換原來的計算機、掃描儀、打印機等設備，在更換設備的同時還要保存原始檔案數據，并按照特定的分類順序將原始數據在新的設備上呈現出來，形成完整的數據庫。此外，還要注重信息的保存，要對這些信息加密處理，保證信息的安全性，還可以通過建立安全防衛系統保護信息，避免信息丟失，保障信息的完整性。

2.加強對于館藏紙質檔案的數字化建設

傳統的檔案管理模式主要以管理紙質文件為主，這些文件不容易保存，對環境要求也比較高，而且更改起來也比較麻煩。隨著時代的發展，事業單位檔案管理模式也發生了根本性變化，傳統的管理模式已經遠遠不符合現代的管理需求了，要創新檔案管理模式，發揮信息技術的優勢，將傳統紙質檔案文件以電子版形式保存下來，方便后期的信息變更，進一步實現檔案信息化建設。同時，還要利用大數據和云計算等多種數據處理技術處理檔案數據，實現信息的高效整合。此外，還要將一些需要永久性保存的信息進行數字化處理，提高檔案信息保存效率，而且還能避免信息丟失，有利于事業單位科學決策，從而保障檔案信息的完整性。

3.加強對事業單位檔案管理人員的培訓力度

檔案管理人員對整個檔案管理工作的質量有決定性作用，事業單位檔案管理內容比較多，對管理人員的要求也比較高，管理人員不僅要做好檔案的分類，而且還要熟練掌握計算機以及其他設備的操作方法。因此，事業單位要加強對檔案管理人員的培訓力度，根據這些人員的實際工作能力選擇合適的培訓內容，有針對性的提高他們的工作能力。同時，還能定期舉辦座談會，聘請檔案管理專家為檔案管理人員答疑，逐步解決檔案管理人員的困惑。此外，還要對培訓成果進行檢驗，設置專業性的考試，測試檔案管理人員的知識掌握情況，實施優勝劣汰制，加劇崗位人員之間的競爭力度，同時還要完善激勵機制，充分調動檔案管理人員的工作積極性。

三、結語

事業單位檔案管理是一項重要工作，近年來，隨著信息技術的發展事業單位檔案管理模式也發生了根本性變化，改變了以往的紙質檔案保存模式，實現了檔案管理的信息化，能夠高效整合各種檔案資源。事業單位檔案管理中信息技術的應用不僅能夠實現檔案信息的高效管理，同時還能提升檔案信息的準確性，使整個檔案更加規范。

參考文獻

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