淺談檔案信息化管理的現狀與對策

侯斌

摘要：當前，科學技術迅猛發展，信息技術越來越普及，為了加強檔案的科學化管理，信息化技術逐漸被應用到檔案管理工作中，檔案信息化管理成為一種趨勢，也為單位的發展提供一個機遇，但是由于受傳統觀念影響，檔案信息化管理中還存在不少問題，本文旨在分析當前檔案信息化管理中的問題，從而提出解決問題的對策建議，以期為加快檔案信息化建設進程提供借鑒。

關鍵詞：檔案;信息化;問題;對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

當前，隨著社會發展步伐的加快，信息技術迅速發展，信息化手段越來越多的應用到各個行業。檔案作為經濟社會發展過程中各項事業的直接記錄，有著關鍵性的作用，利用價值大，利用頻率高，因此，檔案的信息化管理也就越來越迫切，檔案信息化管理也便成了檔案事業應對社會發展的必然選擇。為此，國家檔案局還曾提出“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”，可見檔案信息化管理已是大勢所趨。但是，當前的檔案信息化管理還存在不平衡不充分的問題，需要各級檔案管理部門和各單位檔案室的共同努力。

一、檔案信息化的含義及作用

相對于傳統的檔案管理工作來說，檔案信息化主要是將實體檔案轉為數字化形式，通過數字化信息加以保管，并通過信息化查閱等方式向社會提供利用服務。

檔案信息化管理能讓檔案管理的工作效率和質量得到大幅度提升，從而減輕工作人員的勞動強度，方便檔案的日常管理。同時，能更方便檔案的查閱利用，避免翻閱實體檔案的麻煩，不僅效率高，節省查檔利用人員的時間，而且還能有效避免對實體檔案的損傷，保護室藏檔案的安全。

二、當前檔案信息化管理工作中存在的問題

1.對檔案信息化管理工作的認識不夠。在大多數單位的檔案管理工作中，單位領導和工作人員普遍對檔案信息化管理認識不足，還停留在傳統的管理模式中，檔案的收管用都采取傳統方式，導致檔案信息化管理得不到有效應用。單位領導的不重視，這也直接導致了單位在檔案信息化方面的投入不足，設施設備落后，不能滿足檔案信息化管理的需要。

2.檔案信息化管理的專業人才缺乏。檔案信息化的發展離不開專業人才，必須掌握熟練的檔案信息化管理手段才能開展好檔案數字化管理工作。但是，就目前各單位的情況來看，在大多數單位中從事檔案管理工作的一般都是年齡較大、學歷較低的人員，工作積極性不高，新知識新手段接受能力較低，對于信息化管理手段無法掌握。現有檔案管理人員滿足于傳統的檔案管理方式，對檔案的開發利用也做的不夠到位。

3.檔案信息化管理方面的培訓較少。信息化作為新事物，必須要加強普及力度，但是現在大多數單位都只注重單位業務工作的開展，在業務培訓方面投入較大，但是在檔案信息化管理方面基本上不組織培訓，也不組織外出參加專業的信息化知識培訓，致使現有人員想學習新技術新手段也缺乏途徑，這就使檔案信息化管理人才更加的缺乏。

4.在檔案信息化管理中投入的資金不足。由于領導對檔案信息化管理不夠重視，認為檔案工作是“說起來重要，忙起來不要”，一直受傳統檔案管理模式的影響，導致不愿意在檔案信息化建設中投入較多資金，想當然的認為在檔案信息化建設中投入資金不會給單位帶來效益，還會影響單位正常業務的開展。因此，檔案信息化所需的設施設備普遍較為匱乏，基礎設施不夠完善，檔案信息化發展環境較差，現有的設施設備不能滿足信息化發展的需要，影響了信息化建設的進度。

三、解決檔案信息化管理難題的對策分析

當前，越來越多的單位都開始了檔案的數字化掃描，信息化建設進度也不斷加快，對于目前這種對于檔案信息化不夠重視，阻礙檔案信息化建設的錯誤做法，要堅決予以糾正，積極轉變管理理念，適應社會發展步伐，積極推進檔案信息化建設進程。對于目前的現狀，無論是單位領導層還是普通檔案管理人員，都要從自身出發，多措并舉，努力尋求解決檔案信息化發展難題的對策。

1.積極轉變檔案管理理念，提高對檔案信息化管理的認識。只有思想重視，才能付諸行動。各單位領導要加大檔案信息化方面知識的學習，適應新時期檔案事業發展的形勢，不斷更新知識儲備，與時俱進，提高自身的綜合素質，提高對檔案信息化管理的認識，轉變檔案管理理念和服務方式，摒棄傳統的檔案管理模式，跳出手工管理檔案的錯誤認識牢籠。要根據單位發展，做好發展規劃，完善響應的管理制度與規范，將早日實現檔案的信息化管理納入重要事項，在檔案用房的配備、檔案管理人員的安排、檔案發展資金的預算、檔案設施設備的購買等環節中切實考慮到檔案信息化管理的需求，為檔案信息化建設提供最大的條件。

2.切實加大資金投入，盡力滿足檔案信息化發展的軟硬件需求。實現檔案信息化管理的第一步就是進行紙質檔案的數字化掃描，這是實現信息化管理的首要條件。首先各單位要加強在檔案數字化掃描中的資金投入，確保紙質檔案應掃盡掃，保證有利用價值檔案的完整錄入。檔案信息化是建立在技術與設備的基礎之上的，缺乏服務器、電腦、掃描儀等硬件設備和防火墻、檔案管理系統等，檔案的信息化管理就無從談起，這就要求單位要加大在數字化機房方面的投入，要購買滿足需要的設施設備，購買能夠方便數字檔案掛接和查詢利用的檔案服務系統，為下一步的信息化管理奠定好基礎。

3.加大專業人才培養力度，努力打造檔案信息化管理人才隊伍。檔案管理工作是由檔案管理人員從事的工作，離不開人的參與，檔案信息化管理更是需要專業的人才來從事。基于檔案信息化管理工作的需要，各單位都要配備文化素質好、業務能力強、信息化技術高的人才，同時加強對現有檔案管理人員的培訓，努力打造一支高精尖的檔案信息化管理人才隊伍。一方面要加快人才引進，積極引進既懂檔案管理知識又具備熟練掌握信息化技術的復合型人才，同時要為這類人才制定合理的發展規劃，確保引進的人才能穩定的工作。另一方面要加大對現有人員的培訓力度，積極組織信息化知識培訓，在現有檔案管理知識的基礎上，強化檔案信息化知識的學習，提高他們的信息化管理水平，為檔案信息化管理打好基礎。

4.確保檔案信息化安全管理，早日實現檔案現代化規范管理。檔案的安全至關重要，傳統檔案的安全管理尚還容易保障，但是在黑客技術、網絡攻擊盛行的環境下，信息化檔案的安全相對更難，因此，各單位在檔案信息化建設過程中要尤為重視數字化檔案的安全問題，要挑選購買符合安全管理規范的防火墻等安全防護軟件，確保檔案信息化管理工作的安全開展，堅決防止失泄密事件的發生。

結語

總之，檔案信息化管理是大勢所趨，各單位要針對現階段存在的問題，有針對性的加以整改完善，抓住信息化建設的機遇，加快實現檔案的信息化管理，提升檔案服務能力，為單位的科學發展貢獻力量。