計量標準檔案管理系統的分析與設計

白曉東

摘 要：計量與檔案管理的關系很密切，計量和檔案管理都是計量比較重要的基礎性的工作，計量和檔案管理在計量管理中相互補充，相互促進。因此，通過對管理系統進行需求分析和設計，建立計量標準檔案管理系統，實現對檔案信息化、動態化管理，提高工作效率。本文對計量標準檔案管理系統進行簡要分析，并實現計量標準和設備信息的高度共享，建立更加高效、快捷的實時化與動態化管理模式。

關鍵詞：計量標準;檔案管理;系統設計;分析

一、計量標準檔案的作用

1.憑證作用：

JJF 1033 、JJF 1069都對檔案的管理做出了要求，為了滿足計量標準考核、法定機構考核的復查和監督抽查，證明某個項目的能力，檔案發揮了很大的作用，技術參數和準確度等級隨時查閱。

2.保存作用

應保存對檢測和（或）校準具有重要影響的每一設備及軟件的記錄。該記錄至少應包括：制造商名稱、型式標識、系列號或其他唯一性標識，設備及其軟件的識別;對設備是否符合規范的核查，所有校準報告和證書的日期、結果及復印件，設備調整、驗收準則和下次校準的預定日期，設備維護計劃等，此類檔案管理屬于按測量設備管理的檔案。

3.參考檢定作用

計量標準檔案與儀器設備同等重要，實驗室人員在日常的檢定/校準過程中，遇到一些問題時，所需資料可隨時查閱相關檔案內容，極大地方便了檢定/校準工作的開展，確保量值的準確、可靠。

二、計量標準裝置檔案的建立

（1）如果建立新的計量標準。在可行性報告通過之后，在計量標準申請階段，項目負責人按除了計量標準證書和社會公用計量標準證書之外，準備材料如下： ①申請書和技術報告的填寫務必做到內容完整、信息準確。②起草量值溯源圖、不確定度評定報告、操作規程等技術文件，而且必須經過審批，其審批過程是： 編制部門意見-主管職能部門或科技委秘書處審核意見-院技術負責人意見。③計量標準裝置履歷表、計量檢定規程 （ 或規程確認表） 或校準/檢測方法按照表格的要求填寫完整。④為了后期的維護和使用方便，儀器設備履歷表與儀器設備檢定/校準/檢測證書存放在一起，每次新的證書回來，及時更新，登記在履歷表里。⑤計量標準重復性、穩定性考核記錄。

（3）建立健全各標準裝置備件檔案。各基層設備管理人員，應將所有國產、進口計量標準器具及其附件設備（設備）的資料統一移交檔案室建檔并作好備份工作，通過檔案可了解設備原始資料、供應商信息、使用維修情況等.“檔案”的內容應包括：設備采購前的“設備申購單”、“設備調研報告”、“設備供應方的質量保證能力評價報告”、“設備采購合同”等方面內容;設備購進時的“設備使用說明書及隨機資料附件”、“設備驗收報告”等方面內容;設備購進后，為確保設備正常工作及有效維護而產生的“設備操作規程”、“設備維護、保養操作規程”、“設備維修及處理單”、“設備運行檢查方法及報告”、“設備檢定報告”、“設備降等降級使用通知”等方面內容.另外，標準物質的購進、保管、使用，也應納入“檔案”管理中.總之，“設備備件檔案”是計量管理的第一手材料，它的內容齊全與否，直接關系到標準器具正確使用、維護和周期檢定工作的有效進行。

三、計量標準檔案信息化管理系統模式的設計

1.設備履歷管理子系統

該子系統主要是對設備的各種硬件信息及軟件信息進行管理。硬件信息包括設備的名稱、規格、編號、測量范圍、不確定度/準確度等級/最大允許誤差、主要技術指標、制造廠、價格、出廠日期、啟用日期、所處狀態、設備的組成情況、設備附件明細等;軟件信息包括設備檢定/校準證書、證書號、檢定時間、有效期限、檢定結論、溯源單位、所屬標準、使用人情況、保管人情況、設備維修明細、設備的供應商明細等信息。通過對設備信息的分析，將設備履歷管理系統分為硬件信息管理和軟件信息管理子模塊。硬件信息管理包括設備基本信息管理、設備的組成設備管理、設備附件管理;軟件信息管理包括設備溯源證書管理、設備使用人與保管人管理、設備供應商管理等功能。

2. 計量標準檔案管理子系統數據庫設計

數據庫是管理系統的重要組成部分之一，數據庫是存儲信息的倉庫，供系統的其他部分使用和管理，并顯示給用戶。數據庫若沒有存儲正確的數據就不能完全的保存數據，或系統找不到需要的數據，那么數據庫設計就是失敗的。數據庫設計的好壞直接影響到系統后期開發和實現，也影響到系統執行效率的高低。用戶需求直接具體體現在各種信息的提供、保存、更新和查詢，這就要求數據庫能夠充分滿足各種信息的輸入和輸出。針對該系統的需求設計數據項和數據結構。以計量標準裝置為例，主要包括標準裝置編號、標準裝置名稱、標準代碼等數據項。

該子系統以計量標準裝置為主線，將其涉及的人員、設備、環境條件、方法、量值溯源、穩定性考核、重復性考核、期間核查等諸多要素貫穿在一起，不但滿足了檔案管理的需要，還滿足了法定的相關要求。計量標準檔案所涉及的數據信息更加繁雜，包括計量標準的名稱、代碼、測量范圍、不確定度/準確度等級/最大允許誤差、開展工作需要的環境條件、所用的檢定規程/技術規范、計量標準器和配套設備、穩定性考核信息、重復性考核信息、計量標準考核證書的有效期、授權開展的項目、到期復查的申請、建標報告、各類作業指導書等。計量標準的設備構成也具有多種形式。有的計量標準只由一臺設備構成，有的計量標準則由多臺設備構成;還有多個計量標準共用設備的情況發生。當出現共用設備的情況時，設備的更換與報廢就必須能夠靈活處理，不能由于其中某個計量標準中更換了設備，而影響其他計量標準的工作。

3.建立計量檢定人員檔案及查詢統計

在計量標準裝置的檔案中，同時應建立計量檢定人員的計算機管理檔案，按性別、年齡、學歷、工作年限、檢定證號、有效期等進行查詢統計，以便于人力資源的綜合利用及證件的管理。查詢統計子系統是計量標準設備管理系統重要的數據輸出端口。所有的人員、設備、計量標準、量值溯源等數據，均要通過查詢統計子系統提供給院領導和相關的管理人員與檢測人員。如設備的臺賬統計、設備的送檢計劃、設備的維修統計、計量標準的考核與核查監控、技術資料查詢、電子文檔統計查詢、開展項目統計、檢定員信息查詢等。

結束語：計量標準裝置檔案的管理是綜合性的工作，不僅需要管理者的重視、組織、協調，而且需要各方面相關人員的支持，包括內部和外部的支持。只有各環節的工作都做好了，才能提高檔案本身的質量，才能保證檔案的完整、準確和系統，才能確保計量標準裝置的運行正常及量值傳遞數據的精準，才能使計量標準裝置的投資效益得到最大程度地發揮。

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