M院校學生檔案管理系統分析

陳瑞紅 岳婷 張靜 陳亞紅 孫朋 李德寶

摘? 要：學生檔案是一個學校機構重要的組成部分，學生檔案所涉及到的信息數量大、數據復雜、工作量多，它對于學校的管理來說至關重要。學生檔案管理系統則是為了減少學校管理的工作量，提高工作效率，保障檔案的安全性。我們從M院校的實際考慮，對學生管理系統的研究背景、系統的研究意義、系統需求分析、系統可行性分析方面進行考慮。學生檔案管理系統，對于工作效率、準確度等的提升有著長期的幫助。

關鍵詞：學生檔案系統? 檔案管理? 分析

隨著經濟水平持續發展，人們對互聯網的應用變得比比皆是。任何機關單位，由于信息化的深化，他們與外界進行信息交流愈加頻繁，因而使用信息管理系統的趨勢也日益增長。雖然信息管理的實踐源遠流長，但是現在計算機與通訊技術廣泛應用于學生檔案管理這一領域中，十分年輕充滿活力。由于人們對于信息的需求不可同日而語以及自身技術滿足繼續發展，運用計算機進行檔案信息管理方能得到長足的發展。

1? 學生檔案管理系統研究背景

當今是信息化的社會，人們逐漸向著科學技術不斷提高、計算機水平逐漸提高而追求。在這個講究效率至上的社會中，人工技術進行文件檔案的管理弊端就顯現出來了，其效率和保密性始終差強人意，人工管理的過程中會產生大量冗余信息，使得信息在管理過程產生了諸多困難。

就M院校而言，學生檔案管理比較守舊，基于文件、表格等紙介質的手工處理，學生信息管理部門信息處理工作量大，容易出錯;各部門的分散化管理，這種管理模式不僅使學生查找信息不方便而且使管理人員無法實現工作的高效率，大大降低了學校對學生檔案的管理效率。學生的信息在互聯網上查詢十分麻煩，更重要的是學生信息的不全面，只是一些基本的信息內容，無法讓學校決策者、家長全方位地了解學生。

2? 學生檔案管理系統的研究意義

學生檔案是每個學生在校發展的一個呈現，它不僅體現著學生以往的收獲，也標志著他們未來的成長。學校檔案記錄了學生在校期間德智體等諸方面的表現情況，保存備查學生各種文字材料的綜合，為高校招生、軍隊征兵、社會招工等提供參考依據。

學生檔案產生于學生成長的每一個時期，也記錄著學生在校時的每一個表現。作為日后衡量學生發展的重要指標，學生檔案越來越受到人們的關注與重視，因此檔案管理也日益重要。學生的檔案信息的形成離不開作為載體的學生檔案系統。查看和整理學生檔案，可以深入了解學生的特點以及自身發展的規律。作為一級資料的學生檔案是學生在校期間各種活動而形成的，方便了解學生在校的思想、學習、健康及獎懲狀況。因此，更好地利用起計算機技術進行文件檔案管理，相比起人工檢索有著諸多便利之處。如檢索速度快、查詢以及管理方便、信息準確性高、使用周期長、可信度高、人力和資金投入低等。使得我們在進行學生檔案管理時得以提高，同時也以讓各高校實現科學化、正規化管理，真正地使檔案管理服務于我們，便利于我們。

學校系統軟件對學生信息管理系統應該覆蓋各個所需功能，各個部門相互關聯，使各級管理人員和教職工在信息管理系統的幫助下進行工作，提高管理的水平，更加便利于學生的檔案管理。運用學生檔案管理系統，可以對該校上萬余名學生的檔案進行有序整合與管理。可以用集中的數據庫信息把學生的一切信息有序地整合起來，讓信息管理變得方便且高效，減少學生個人信息更新及查找時的重復率，通過該管理系統，從而在減少工作量的基礎上提高檔案管理效率，還能使原來相對較難提供的一體化報告成為了以后的一個指標。在未使用學生檔案信息系統之前，我們大多都是依靠人工管理信息，筆者相信，在不久以后，我們無需再大量依靠人工這種耗時長、效率低的方法。學校老師或管理人員通過權限的下放，可以進入管理系統，直接查看對應的學生個人信息。實現學生檔案信息一體化管理不僅僅提高工作的效率，也有利于老師、家長，包括學生自己全面地了解個人的綜合信息，同時也實現學生信息在時間和空間的傳遞性及對使用者的共享性。

3? 學生檔案管理系統需求分析

學生檔案信息管理是一個非常綜合性的管理系統，是學校必不可少的組成部分，將學生信息進行統一處理，方便學校管理者及決策者及時提供信息，幫助管理者做出決策，及查詢、了解學生的在校期間的情況，加速管理效率，避免繁瑣的過程。隨著學生數量的急劇增加，相伴而來的信息處理量的大幅增長。學生檔案信息系統需要承擔起它的重大責任，幫助提高信息管理的效率，實現辦公的自動化。

學生個人檔案信息包括：（1）新生入學登記表、考生高考檔案;（2）畢業生登記表;（3）畢業生就業通知書、學生個人報道證;（4）在校學習歷年學習成績單及個人綜測得分情況;（5）學位申請表;（6）畢業實習鑒定;（7）獎學金獲獎證書;（8）學生在校期間獲得國家級、省級和校級等各種獎勵、表彰所形成的材料及登記表等其他可供組織參考的有保存價值的歸檔材料。這些重要的信息依據將成為日后學生走向社會時國家和用人單位對于個人了解的一個重要憑證。根據目前社會狀況可以看出，學生個人檔案管理系統提供案卷數和查找人次逐年來都呈上升趨勢，用途即是向社會出示個人在校信息及在校表現的證明。

根據1968年霍頓和馬爾香提出“信息生命周期管理”的概念，將信息管理分為信息創建（產生/發布）、采集、組織、開發、利用、清理（銷毀/回收）6個部分。根據這6個部分，將學生檔案管理系統分為以下4個模塊：（1）學生檔案管理模塊，包括添加、刪除、修改權限3個部分;（2）系統設計模塊，包括系統表、檔案種類表、文件種類表3個部分;（3）信息管理模塊，該模塊包括：數據查詢、數據修改、數據刪除、數據插入4個部分;（4）數據管理模塊，包括數據備份、數據恢復2個部分。

4? 學生檔案系統可行性分析

4.1 管理上的可行性分析

根據以往在學生檔案管理中出現的困難，學校高層決策者對新系統的開發持積極態度，肯定新系統的開發。學校的領導對信息技術給學生檔案管理帶來的改變是十分認同的，他們大都認為，在學生檔案管理中，能夠改善學生檔案管理機制，改善決策者的決策方式，減少管理成本，提高工作效率。

4.2 技術上的可行性

在系統開發過程中，可以以市場上常見的開發技術作為主要的開發技術選擇;在硬件技術工作上選擇利用持續增強的存儲能力和處理速度來準備系統開發技術。網絡技術則體現在C/S模式中客戶和服務器之間的數據通信能力，良好的硬件配件無需高檔的設備匹配。

4.3 使用上的可行性

使用者在使用該學生檔案管理系統雖然具有很強的應用基礎，但仍有大部分的使用者僅具有基礎的計算機使用操作能力，不能對復雜的管理系統進行很好的開發與使用。因此考慮到大多數使用群體，操作便捷性是該軟件不可或缺的一部分，使檔案管理系統最大程度地便利用戶的使用體驗，使該管理系統可以在Windows、Mac OS、Linux等常用操作系統上完美運行使用。

5? 結語

學生檔案信息管理系統是高校發展的必要趨勢，是綜合作用計算機技術、信息技術、管理技術和決策技術，與現代化的管理思想、方法和手段結合起來，輔助管理人員進行管理和決策。

參考文獻

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