新時期企業文秘工作特點與文秘人員素質培養研究

摘要：文章首先從從屬性、綜合性、信息性三個角度出發，分析了新時期企業文秘工作的主要特點;其后，圍繞注重內在品質發展、明確工作技能需求以及保證培訓全程落實三個方面，提出了新時期企業文秘人員素質培養的可行策略。

關鍵詞：文秘工作;企業發展;信息傳達

在現代企業的經營發展當中，文秘崗位肩負著為領導人員出謀劃策、承上啟下的重要職能作用。因此，為了保證企業在激烈的市場競爭中站穩腳跟，促進企業的穩定持續發展，必須要做好文秘人員的素質培養。

一、新時期企業文秘工作的主要特點

現階段，文秘工作的服務對象主要為企業領導人員，其在企業領導與基層員工之間承擔著重要的信息溝通職能。一方面，文秘人員需要根據領導的指示要求，對下級管理人員、基層工作人員進行各項任務的指派傳達;另一方面，文秘人員還需要全面采集下級、基層的文化氛圍、工作狀態、人員問題等信息，并在整理后匯報給領導人員，以此幫助領導人員更加科學、及時地制定戰略規劃與方案決策。除此之外，文秘人員還需要落實好會議記錄、行程安排、信息整理、檔案管理、文書編寫等多項活動內容，以便從最大程度上幫助領導人員排憂解難、為領導人員出謀劃策。從當前來看，新時期企業文秘工作主要有以下幾個特點：

（一）從屬性特點

在現代企業當中，文秘工作與領導人員、企業主體之間可表現出明顯的從屬關系。一方面，文秘人員是從屬于領導人員的“參謀官”，其日常工作的重要內容便是采集企業運營信息，并實施出科學有效的評價分析，以此作為領導人員擬定發展決策、調整管理方案的參考依據。同時，文秘人員還需要對領導人員的近期行程、工作時間做出分配安排，輔助領導完成客戶預約、商業洽談、會議召開、基層檢查等活動內容，以促進領導人員各項工作的有序開展、合理落實，將企業管理事務的繁雜性與沖突性降至最低水平;另一方面，文秘人員是從屬于企業主體的“管家人”。作為上層領導與下級、基層人員之間的信息銜接者，文秘人員必須要落實好領導人員各類工作任務、指示要求以及基層人員工作訴求、反映問題的準確傳達，做到講真話、報實情，以此促進企業內部形成互動化、協調化的管理氛圍，為企業的和諧穩定發展保駕護航。

（二）綜合性特點

首先，文秘工作的內容范疇具有綜合性。在大多數企業當中，文秘人員是承擔多種職能作用的“多面手”，其既要做好文章處理、公章管理、文書編寫、稿件潤色等“文”類工作，又要做好輔助決策、形象公關、保密事務等“秘”類工作。企業綜合事務的全面處理，是文秘人員角色價值的重要體現;其次，文秘工作的技能素養具有綜合性。在新時期，文秘工作并不僅僅是簡單的打印文件、接打電話或是信件傳真，而是從公關禮儀、計算機技能、文字綜合能力對從業人員提出硬性要求的綜合應用型崗位。例如，當前大多數企業以實現了信息化管理改革，因此文秘人員必須要深度掌握各類辦公軟件、應用程序的使用方法，以保證文件信息輸出的合規性、準確性。再如，重要會議記錄是秘書人員的主要工作內容之一，為了保證記錄信息的精準、全面，文秘人員就需要保有高水準的速錄技術與聽打能力。

（三）信息性特點

文秘工作以秘書學、現代文書學、公共關系管理學等學科理論為基礎，與普通秘書工作相比，文秘工作對人員的文字信息處理能力具有更高要求。在企業單位當中，文秘人員會頻繁涉及到文章寫作、新聞編寫、會議記錄等文字綜合任務，其要想勝任此類工作任務，就必須要保有高水平的信息采集、整理、宣傳、重構與創造能力，因此說新時期的文秘工作具有信息性特點。

二、新時期企業文秘人員的素質培養策略

（一）注重文秘人員內在品質的培養發展

意識對人的行為具有決定性作用，文秘人員作為近距離企業機密、內部信息的特殊崗位，必須要樹立起正確的價值觀、道德觀與責任感，以免出現徇私舞弊、蓄意造假、泄露商業機密等負面行為，使領導人員、企業單位蒙受重大的經營損失。具體來講，應從以下幾個方面入手，實現文秘人員內在品質的培養發展：

1.做好黨政知識與傳統思想建設，端正文秘人員的價值觀念

例如，應將“全心全意為人民服務”這一黨建思想引入到文秘人員的教育培訓當中，要求文秘人員無論級別多高、資格多老，都應義不容辭地做到領導人員服務、為企業發展服務、為基層員工服務，切忌為謀私利瞞報信息、篡改公告等違規行為發生，降低文秘工作的服務價值;

2.實現文秘相關案例的教育分析，提升文秘人員的法律意識與道德素養

一方面，應選取近年來典型的文秘職務犯罪案例作為素材，與企業文秘人員共同進行案件探討、法律解讀，以此引導文秘人員了解到違法、違規行為的危害性及嚴重后果，從而對其工作行為產生一定的威懾作用。另一方面，還應帶領文秘人員對現代企業管理人員的貪污、瀆職等案例進行分析，以此端正文秘人員在日常工作中的角色立場，及時監督、約束并制止領導人員的負面行為，以便充分發揮出秘書人員對領導人員的正向服務作用，避免企業經營事故的產生;

3.明晰文秘工作的角色性質，樹立文秘人員的工作責任感

從當前來看，仍有部分文秘人員并未對自身的工作責任產生明確認知，認為文秘崗位是企業一項裝飾性的“面子工程”，進而在工作行為中表現出較強的隨意性，不利于企業上下層人員間各類信息的準確傳達。對此，企業應從學科理論與工作實務兩個角度入手，使文秘人員認清新時期文秘工作的技能綜合性、內容全面性，并了解指導要求傳達不力、員工訴求采集不完全等情況下可能引發的企業內部矛盾、生產效益降低、企業形象受損等后果。這樣一來，文秘人員在明晰自身崗位的素養要求與重要職能后，必然樹立起高度的工作責任感，為后續工作行為的標準化、發展化落實夯實觀念基礎。

（二）明確文秘人員工作事務的技能需求

在新時期，企業對人才的素養要求越來越趨向于綜合化、專業化，因此必須要圍繞崗位技能需求對文秘人員的工作素養進行培訓提升。一方面，企業可應用“引進來”的培訓策略，將公共關系管理、秘書禮儀、計算機應用、文書寫作等領域的優秀人才、專家學者邀請或聘請到企業環境當中，對文秘人員進行科學化的教育指導，以此強化文秘人員的知識基礎與實踐能力;另一方面，企業可應用“走出去”的培訓策略，鼓勵文秘人員走出局限化的企業環境當中，定期參加全國文秘技能競賽、全國中職文秘類專業交流大會等社會活動，以此與其他企業、其他地區的從業人員進行經驗交流、競爭比賽與借鑒學習，從而做到汲取精華、取長補短，不斷提升文秘人員的專業技能水平。

（三）保證文秘人員教育培訓的全程落實

現階段，絕大部分對文秘人員的教育培訓拘泥在人才引進的初期階段，并以崗前培訓為主要形勢。這就導致文秘人員在進入崗位后長期缺乏學習的機會與動力，進而在技能水平、素養意識遲遲不得提升的同時，形成一定的思維惰性，無意愿甚至無意識展開自主化的知識學習，最終導致企業文秘工作價值逐漸落后于企業發展，難以滿足企業內部信息流通與領導人員工作輔助的多元化需求。為了解決這一情況，企業必須要加強對文秘人員的管理力度，保證教育培訓工作的全程落實。

首先，應定期組織知識競賽、專家講座、行業交流等多種教育培訓活動，以此實現文秘行業新技能、新理念、新方法的及時引入，為人員學習行為提供良好的平臺與機會支持;其次，應構建出全面化的監督考核制度，要求基層員工、下級管理人員以及領導人員對某一階段內秘書人員的工作質量、素養水平進行有效評價，并引導秘書人員結合工作反思進行自評，并將各類評價內容納入到業務考核的指標體系當中。同時，將考核內容與秘書人員的職位調動、薪資福利相掛鉤，以此形成激勵作用，促進秘書人員自主學習、主動發展;最后，還可設置出一定的獎勵機制，鼓勵秘書人員積極進行工作創新，尋找出提升領導任務傳達效率、改良企業檔案管理方法的有效措施，以確保持續發揮出秘書工作對領導決策、企業發展的實效性價值。

三、結論

總而言之，在新時期下，企業文秘工作的角色定位、工作內容、工作模式均發生了極大變化，對從業人員的專業素養提出了更高要求。據此，企業既要實施出“引進來”與“走出去”相結合的教育培訓措施，為文秘人員的學習成長提供條件支持，同時也要充分激發文秘人員的主觀能動性，從根本上保證企業文秘工作的高質落實、不斷創新。

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作者簡介：雷怡 （1983-），女，漢，陜西西安人，學歷：在職研究生，畢業于陜西省委黨校，現有職稱：中級政工師，研究方向：紀檢、文秘。