論加強醫院文書檔案管理工作的探討

麥葉英

摘要：醫院作為醫療體系改革的主體，在醫院的管理工作當中，文書檔案的管理是非常重要的一部分，它是醫院內部一些事件的真實記錄，是醫院進行醫療服務乃至管理工作過程中的一個重要依據。在醫療改革的背景下，如何加強醫院文書檔案的管理工作成了當前的首要問題。本文以此為切入點，就加強醫院文書檔案管理工作展開了深入探討，希望能夠為醫院的管理工作提供參考。

關鍵詞：醫院;文書檔案;管理工作;加強措施

醫院為患者提供醫療服務的同時，必然會產生一定的資料，這些資料在醫院經過長時間的積累，其數量和規模都是十分龐大的，不僅如此，醫院的文書檔案當中還保留了醫院的科研成果等資料，對文書檔案的管理提出了更高的要求。

一、醫院文書檔案管理工作現狀分析

醫院每天都會產生大量的信息數據，面對龐大的數據，如何提高對數據的處理能力，并對其進行良好的管理成了醫院文書檔案管理工作中的首要難題。特別是在當前的醫院管理體制當中，大多數醫院對文書檔案的管理不夠重視，相關管理者對文書檔案管理缺乏認識，使得文書檔案的管理受到了極大的阻礙作用。不僅如此，由于認識不足，醫院文書檔案管理體制也不夠完善，仍然存在很多的問題，造成了當前的檔案管理混亂的現狀，經常會出現分類不明、裝錯檔案袋等現象，進而使得當前醫院文書檔案的真實性、可靠性得不到有效的保障。此外，檔案管理人員的管理意識和管理素養普遍偏低，對醫療體系的基礎資料認識不足，無法做到對檔案的有效分類和歸檔，難以勝任當前醫院的文書檔案管理工作，也是造成管理效率和管理水平低下的現狀的原因之一[1]。

二、加強醫院文書檔案管理工作的具體措施分析

（一）促使文書檔案規范標準化

對文書檔案實現良好管理的前提是要將文書檔案進行良好的分類歸檔，促使文書檔案規范化和標準化。在歸檔的時候，首先要將文書檔案按照日期、編號等信息進行排序和分類，繼而檢查其行文標準、紙張標準以及裝訂方面是否符合歸檔的要求，若是不符合要求，則要對文書檔案進行重新編訂，以促進其規范化和標準化。最后，要對歸檔文書的存檔期限進行明確的辨認，以確定文書檔案的保存市場。文書檔案進行標準化的編訂和管理，能夠為后續的檢索提供更多的方便，并且還為檔案的微機錄入提供了一定的便捷性。

（二）提升檔案管理人員的綜合素養

對醫院的文書檔案管理工作來說，其管理內容繁瑣且復雜，對管理人員提出了很高的要求，特別是在當前的環境下，更是要求文書檔案管理人員具備一定的計算機技能和管理意識，由此可見，建立一支高素養的檔案管理隊伍，對醫院檔案管理工作來說，是一項基本的需求。針對檔案管理人員綜合素養低的現狀，應當加強對其培訓，一方面提高他們的責任意識和思想覺悟，讓他們真切的感受到文書檔案管理工作的重要性，切實負起管理工作的責任。另一方面，提高他們的業務素質，使得他們具備較高的檔案管理知識和工作能力，能夠應對醫院大量的文書檔案管理工作，進而促進醫院文書檔案管理工作的優化[2]。

（三）加強文書檔案信息化管理

信息技術進過一段時間的發展，在各行業中都有著十分廣泛的應用，特別是在檔案管理方面的應用有著非常大的優勢，對醫院的文書檔案管理工作來說，以往的檔案管理方式不僅落后，并且管理效率低下，不利于醫院的發展。醫院在文書檔案管理方面應當加強信息化建設，通過信息技術手段，在醫院內部能夠通過局域網加快文件的傳輸速度，加強信息交流能力，并且還能夠通過計算機將文書檔案保存在數據庫當中，一方面減小了占地空間，另一方面，需要查找檔案的時候，通過計算機能夠快速對檔案進行檢索，進而提高了文書檔案的管理效率。需要注意的是，醫院作為醫療機構，在某些方面有部分的保密要求，因此在醫院內部，應當實行內網和外網協同辦公的形式存在，避免保密信息流入外網，被不法分子所利用。

（四）建立嚴格的文書檔案管理制度

文書檔案的管理制度是保障文書檔案管理工作的基礎，對文書檔案管理工作來說，有著十分重要的意義。醫院應當根據當前的實際管理情況，建立完善的文書檔案管理制度，在管理制度當中，一方面要對檔案管理人員的責任進行明確，并加以落實，促使檔案管理人員能夠規范化進行文書檔案管理。另一方面對文書檔案的采集、歸檔等流程進行完善，促使建檔流程規范化，此外為了更好的利用文書檔案的價值，還要建立完善的文書檔案查閱機制，使得文書檔案的存檔和查閱都有規范化的流程進行約束，保障其存檔和查閱都有章可循，促使文書檔案的規范化管理[3]。

三、結束語

綜上所述，隨著醫療體系改革的深入，醫院文書檔案管理工作作為醫院管理工作中的一個重要部分，對醫院的發展有著重要的影響，應當引起醫院的重視，對醫院來說，面對龐大的文書檔案資料，應當建立起一支具備較高技術素養和管理意識的文書檔案管理團隊，以提高對文書檔案的管理水平和管理效率。此外，還要加強文書檔案的信息化建設，建立起嚴格的文書檔案管理制度促使醫院的文書檔案能夠更好的為醫院所服務，促進醫院管理體制的深化改革。

參考文獻：

[1]李金英，李雪梅，張悅.淺談醫院文書檔案管理的現狀及改進措施[J].行政事業資產與財務，2019 （22）：91-92.

[2]徐源文.醫院文書檔案的規范化管理策略[J].企業文化（中旬刊），2019 （9）：183.

[3]楊曼玉.關于加強醫院文書檔案管理工作的思考[J].卷宗，2019，9 （31）：69.