論辦公室主任如何做好管理工作

辛鵬

摘要：辦公室是執(zhí)行行政指令的一個(gè)特別重要的部門(mén)，辦公室開(kāi)展的工作和企業(yè)管理以及領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有著密不可分的關(guān)系，在整體工作當(dāng)中起著非常重要的作用。其中辦公室主任又是辦公室工作當(dāng)中的核心，承擔(dān)的角色非常重要關(guān)鍵，既是領(lǐng)導(dǎo)的謀士，又是日常工作的“主管”。辦公室主任管理水平的高低，對(duì)辦公室作用的發(fā)揮產(chǎn)生直接影響，與全局性工作的正常展開(kāi)高度關(guān)聯(lián)。

關(guān)鍵詞：辦公室主任;管理工作;職責(zé);特點(diǎn);措施

一、辦公室主任的職責(zé)

辦公室在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中飾演著非常重要的角色，并且隨著企業(yè)對(duì)科學(xué)高效管理變得越來(lái)越看重，辦公室在企業(yè)運(yùn)營(yíng)當(dāng)中所起的作用就越發(fā)凸顯。當(dāng)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，實(shí)施有效可行的辦公室行政管理體系，能很大程度上讓企業(yè)高層抓住難得的機(jī)會(huì)，全心謀劃發(fā)展戰(zhàn)略。一方面，辦公室作為一個(gè)管理部門(mén)，參與到管理體系之中的所有工作，比如咨詢、反饋、決策以及執(zhí)行等。另一方面，辦公室是秘書(shū)機(jī)構(gòu)的典型代表，具備特殊的工作職能，就是參謀服務(wù)以及信息的上傳下達(dá)作用，因此，辦公室的基本工作本質(zhì)是具有策劃和執(zhí)行的雙重性。所以辦公室主任應(yīng)該積極參與到政務(wù)之中、處理事務(wù)以及做好服務(wù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公室政務(wù)、事務(wù)和服務(wù)一體化的責(zé)任。同時(shí)，主任也要秉持辦公室工作無(wú)小事的原則，盡職盡責(zé)做好每項(xiàng)工作，在保持工作效率的前提下也要確保工作質(zhì)量。

二、辦公室管理的特點(diǎn)

從辦公室功能解析，其作為一個(gè)管理部門(mén)，有以下特征：一是統(tǒng)籌全局。辦公室是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心機(jī)構(gòu)，關(guān)系到許多部門(mén)以及企業(yè)運(yùn)行的很多方面。所以，管理辦公室就得具備整體觀，從大方向著手，做好企業(yè)各方面的協(xié)調(diào)工作，確保運(yùn)轉(zhuǎn)高效。二是溝通合作。辦公室是聯(lián)系上下級(jí)和內(nèi)、外部溝通的橋梁和紐帶。要暢通信息渠道，妥善應(yīng)對(duì)處置。三是協(xié)助和服務(wù)。辦公室要充分體現(xiàn)職能定位，及時(shí)有效的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出精準(zhǔn)研判，為領(lǐng)導(dǎo)做出高效決策提供準(zhǔn)確的根據(jù)。

三、做好辦公室主任管理工作的具體措施

（一）明確職能，分清職責(zé)，搞好服務(wù)

辦公室主任一定要有堅(jiān)定的時(shí)間觀念和嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，在特定的時(shí)間中能做好要做的事情。要清晰的知道應(yīng)做什么，不應(yīng)做什么，也要明確做事的先后順序。辦公室主任的角色是決定的執(zhí)行人，不是決定人。要多做執(zhí)行人的工作，而不是使用權(quán)利的工作。補(bǔ)充的工作要盡量去做，指示別人的工作盡量不做。要懂得分工協(xié)作以及授權(quán)，一經(jīng)工作權(quán)利的確認(rèn)，主任就要少經(jīng)手，多多支持下屬的工作。工作當(dāng)中一定會(huì)有做得好的時(shí)候，也一定會(huì)有不足的時(shí)候，不必和同事?tīng)?zhēng)功，在出現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候，也一定要負(fù)起責(zé)任。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部管理

提升辦公室的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量，一定要重視制度設(shè)立，加強(qiáng)內(nèi)部管理，積極推動(dòng)辦公自動(dòng)化，做到工作規(guī)范化。一是行為規(guī)范。建立健全各項(xiàng)制度，對(duì)每位職員的行為都做出明確的規(guī)定，具有準(zhǔn)確的參照。二是工作規(guī)范。對(duì)每項(xiàng)工作都嚴(yán)格規(guī)定程序，按程序辦事。三是機(jī)制規(guī)范。在辦公室里設(shè)立選人、用人制度。在選人時(shí)，要嚴(yán)格把控，把真正政治素質(zhì)高、喜愛(ài)辦公室工作的年輕人選入到辦公室當(dāng)中;在用人時(shí)，使用競(jìng)爭(zhēng)體制，將那些工作實(shí)力強(qiáng)、用心做事的職員選拔上來(lái)。并且，也要能及時(shí)的幫助職員解決遇到的困難和問(wèn)題，用待遇留人，用情感留住人。

（三）加強(qiáng)辦公室文稿起草工作

文稿起草作為辦公室工作的一項(xiàng)非常重要的工作，包含日常行政公文和各種工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議、工作總結(jié)等方面的材料起草工作。文稿起草是一個(gè)系統(tǒng)的工作，文秘職員要具有一定水平的思想認(rèn)識(shí)以及寫(xiě)作能力。辦公室主任不僅要有寫(xiě)作水平，更要重視文稿起草工作。起草當(dāng)中，方向要正確，嚴(yán)格按照黨的政策、高層的意見(jiàn)起草;文字要簡(jiǎn)潔明了，不贅述，讓人一看就懂;要精準(zhǔn)表達(dá)文字，做到準(zhǔn)確表述，不要引起不必要的誤會(huì);起草格式要規(guī)范，邏輯清晰，層次明了，符合要求;語(yǔ)氣得當(dāng)，用語(yǔ)準(zhǔn)確;文種使用正確，尤其要區(qū)分請(qǐng)示、報(bào)告這兩種文體，避免使用錯(cuò)誤。

（四）做好決策服務(wù)中的協(xié)調(diào)工作

決策其實(shí)是一個(gè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程。要想實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化和民主化，只是靠高層是不夠的，一定要讓各個(gè)部門(mén)和職員參與，集大家的思想于一體。這時(shí)候辦公室主任的作用就是聯(lián)接上級(jí)和下級(jí)。在決策未定下之前，充分掌握多方意見(jiàn)，做好信息收集工作，與相關(guān)專家、部門(mén)討論方案，在擬定方案時(shí)，要關(guān)注各方的利益，掌控全局。要重視全方位的利益，但也不能忽略個(gè)體的利益。要多方位思考，重視個(gè)體和全局利益的結(jié)合，明確長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)與近期目標(biāo)之間的聯(lián)系。實(shí)施決策中，負(fù)責(zé)任的執(zhí)行高層的指示要求，在研判信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，隨時(shí)向高層反映情況，在高層的要求下認(rèn)真做好協(xié)調(diào)工作，完成相應(yīng)的目標(biāo)任務(wù)。

四、結(jié)論

辦公室主任主要的工作職能是服務(wù)，為高層的科學(xué)以及正確的決策執(zhí)行服務(wù)。辦公室主任的地位和職能是經(jīng)過(guò)為領(lǐng)導(dǎo)和職員的服務(wù)來(lái)確定以及發(fā)揮作用的。辦公室主任這個(gè)職位的工作特征使這個(gè)工作具有了兼容性和復(fù)雜性。因此，成為優(yōu)秀的辦公室主任是件非常不容易的事情。所以，要當(dāng)好一名辦公室主任，不僅要有極大的熱情，更要有寬廣的胸襟以及無(wú)私的精神，要跟上時(shí)代的節(jié)奏，盡力運(yùn)用科學(xué)發(fā)展的理念管理辦公室，營(yíng)造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍和融洽向上的工作環(huán)境，時(shí)時(shí)、處處以提升辦公室的工作水準(zhǔn)和服務(wù)質(zhì)量為己任，為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。

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