大數據時代背景下的檔案管理探討

王倩

摘要：檔案記載著職工的生平，也記載著企業發展的歷史軌跡，因此企業檔案管理工作關系到企業發展和職工切身利益，至關重要。現階段，伴隨著信息社會的不斷成熟，大數據時代開始崛起。在大數據時代下怎樣有效開展檔案管理工作，是檔案管理人員所需要解決的難題。因此，本文論述了大數據給檔案管理帶來的積極影響，分析在此背景下檔案管理現狀，并提出相應的改進措施。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;改進建議

在信息時代，計算機正在逐漸成為人們工作和生活中的重要工具，為公民行動帶來了諸多便利。通過計算機信息技術，能夠推動工作朝著高效率、智能化方向發展，在某種層面上解放了勞動力。但信息時代在給各個行業提供便利的同時，也為其帶來了各種挑戰，檔案中的所有信息都應當得到科學保存，檔案信息需要做到及時更新，保證信息的準確無誤，但是截止到目前我國在檔案管理方面還存在諸多問題，急需進一步完善。

一、大數據時代背景給檔案管理工作帶來的積極作用

（一）有利于提升工作效率，降低管理成本

以大數據時代為依托，檔案管理人員在處理工作時更加便捷，能夠通過計算機對大數據的處理功能來快速完成工作。通過分析不難發現，近幾年的檔案數量呈現出逐年上升趨勢，在以往的紙質檔案管理模式下，檔案得不到合理保存，此外，紙張的大量運用也使得檔案管理成本不斷上漲。借助于計算機管理能夠降低對紙張的使用頻率，降低檔案管理部門在人力、財力等方面的投入，提高工作人員的效率。

（二）有利于提升檔案的保存質量

傳統的紙質檔案管理方法，會讓工作人員面臨諸多風險，例如在長時間的保存下，很有可能由于自然演變等原因，紙張出現老化、字跡模糊等。不僅如此，若在檔案管理過程中出現漏水等事故，很有可能會給檔案信息的安全與完整帶來重創。

二、大數據時代背景下檔案管理存在的問題

（一）檔案信息的安全程度不高

隨著大數據社會的深入發展，檔案里的個人信息開始呈現出多樣化、集中化的發展趨勢，這也使得檔案信息的重要性進一步提升。盡管檔案信息集中化的發展趨勢，在很大程度上提升了檔案管理工作人員的效率，但同時也使得數據信息的潛在風險增多。信息風險因素主要表現為兩點：一是網絡黑客可能會盜取信息;二是負責檔案管理的工作人員的綜合素養。如果負責檔案管理工作的人員綜合素質低下，檔案信息的安全性就會遭到威脅，檔案信息面臨泄露風險。

（二）檔案管理人員工作能力較弱

很多檔案管理人員已經適應了傳統紙質檔案管理模式，在新形勢下依然采用傳統檔案管理模式，但是隨著數據時代的來臨，傳統的檔案管理模式表現出諸多的不適應性，很難在短時間內及時轉變理念，更新工作方式。大部分檔案管理工作人員還沒有掌握大數據時代所要求的檔案管理工作技能。進入數據時代，檔案管理工作要求管理人員掌握一定的數據處理能力，對于檔案管理人員的專業技能也做出了新的要求，需要檔案管理工作人員具有較高的信息匯總技能。

三、大數據時代背景下檔案管理工作改進建議

（一）重視檔案安全管理工作

在大數據背景下，信息數據繁多，借助于計算機技術可以提升員工的工作效率。管理人員應當意識到檔案信息安全的重要性，加大檔案的安全管理力度。檔案管理員工在日常工作中需要遵守相應規范，使用殺毒軟件對電腦進行殺毒，為數據信息提供安全保障，避免惡意軟件入侵電腦，信息外泄。在工作過程中，檔案管理人員需要和負責數據工作的技術人員進行良好溝通，借助于技術交流來提高檔案管理人員的風險應對水平。結合實際狀況制定針對突發狀況的應急預案，在面對突發問題時可以有效應對，保障檔案信息的安全性。

（二）針對檔案管理工作人員展開專業培訓

就檔案管理工作來講，檔案管理人員的綜合素養狀況和檔案管理工作的質量具有密切聯系。對此，檔案管理部門應當組織相關人員進行專業培訓，結合具體情況落實人才培養計劃。在針對專兼職檔案員進行培訓時，需要將專業知識作為培訓重點，邀請有資歷的，經驗豐富的檔案管理人員展開培訓。為了提升員工參與培訓的積極性，可以制定相應的激勵機制，鼓勵檔案管理人員主動學習，不斷提升自身的專業能力，使其更好的展開工作。

（三）制定科學的檔案管理準入制度以及管理體系

應當通過檔案管理制度對檔案管理人員的工作活動進行約束，提升檔案數據應用的科學性。第一，應當以大數據時代為背景制定相應的檔案管理準入條件，并且結合實際情況適當提升準入條件。針對登陸檔案系統的人員，應當對其準入條件予以明確規定。在檔案管理系統內部安裝防火墻，防止黑客入侵系統，實現對檔案信息的科學保護。第二，可以建立檔案信息安全的責任機制，對數據管理工作進行法律責任分配，確定相應的責任人，引導檔案管理人員建立檔案信息保護意識。第三，針對檔案管理工作制定相應的監督機制，針對檔案管理的具體過程，分配相應的監督人員以及監督機構，對于檔案管理環節展開有效監督，及時發現在檔案管理過程中相關人員出現的違規行為，防止檔案管理人員懈怠工作，提升對于檔案信息的保護力度。

四、結束語

通過上述內容不難發現大數據時代給檔案管理帶來了很多積極作用，為了能夠提升檔案管理工作的科學性，確保其能適應時代發展要求，就需要充分利用大數據展開工作。另一方面也需要看到目前的檔案管理工作還存在諸多問題，檔案管理人員的綜合素質不高，檔案信息的安全程度較弱，需要采取科學高效的改進措施，組織檔案管理專項人員進行專業培訓，提升工作人員的工作能力，重視檔案信息的安全性，不斷提高檔案管理工作的效率。

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