淺談現代化檔案管理中檔案基礎管理工作重要性

江瑩瑩

【摘? 要】通過對現階段檔案管理工作中存在的問題進行分析，研究并探尋檔案基礎管理工作現代化的重要意義，進而探究檔案管理工作現代化的具體策略，不僅有利于提高檔案管理工作的質量，而且對于相關企業工作效率的提高大有裨益。基于此，筆者在本文中首先研究了檔案管理中檔案基礎管理工作現代化的重要意義，接著又對當前檔案管理的現狀及問題進行了觀察和分析，最后，為了進一步探究檔案管理中檔案基礎管理工作現代化的具體策略，筆者積極出謀劃策，以期能夠在相關研究中發揮拋磚引玉的作用，切實促進檔案管理工作的現代化發展。

【關鍵詞】現代化;檔案管理;基礎管理工作;重要性

引言：

檔案基礎管理工作對于檔案管理工作的質量和效率發揮著決定性的作用，能夠從一定程度上反映檔案管理的水平，檔案管理工作又將對企事業單位的工作效率產生直接的影響。因此，若能積極促進檔案管理的現代化改革，通過現代化技術的應用來提高檔案基礎管理工作的效率，必將有效促進檔案管理工作的長期可持續發展。為此，積極分析檔案管理工作的現狀是非常有必要的。就當前檔案管理工作的現狀而言，檔案管理工作現代化建設的強化已經成為了迫在眉睫的任務。

一、檔案管理中檔案基礎管理工作現代化的重要意義

首先，在現代化發展過程中，檔案的內容日益豐富，數量日益龐大，檔案工作也越來越復雜，傳統的檔案基礎管理工作已經很難滿足時代和社會發展的需求了。現代化檔案管理模式的推行將會有效提升檔案管理和分類的質量，并能有效縮減管理員的工作時間。與此同時，現代化技術的應用和推廣，有利于實現檔案信息的高效處理，并保證相關信息的準確利用。此外，現代化技術在檔案管理工作中的應用，將管理員從單一而繁重的工作中解放出來了，不僅有助于提高他們對于檔案管理工作的整體認知，而且為他們提供了更多學習和自我提升的時間。

其次，檔案基礎管理工作的現代化是檔案管理工作現代化的重要基礎，這也是信息化時代以及現代化社會提出的要求。檔案管理工作的現代化說到底其實就是信息化，而信息化的應用能夠實現信息的高效開發和利用，在降低管理成本的基礎上還能促進管理工作的高效運行，這就大大提升了企業的綜合競爭力。更重要的是，檔案管理工作的現代化對于企業本身的改革和發展有很大的幫助，甚至可以說，檔案管理工作的現代化是企業現代化改革和發展進程中不可或缺的一環。

最后，檔案基礎管理工作的現代化有利于保障公眾知情權的實現。雖然最初的檔案管理信息化是為了方便管理者的工作，但隨著檔案管理信息化的逐步完善，公眾也越來越重視自己的知情權，而檔案管理工作的信息化為信息的公開創造了便利的條件，公眾的知情權由此得到了保障。

二、檔案管理的現狀及問題

隨著信息化技術的飛速發展，社會的現代化進程越來越深入，檔案管理工作的現代化也已經引起了廣泛的重視，但就現階段的檔案管理工作來看，仍然存在很多問題，現狀亟需得到改善。第一，當前的檔案管理工作者及整個社會對于檔案管理工作的現代化都缺乏正確的認知。主要表現為，檔案管理工作千篇一律，缺乏創新意識，檔案管理工作者普遍將檔案管理視為信息的記錄和總結，并沒有充分發揮檔案信息的作用，他們對于檔案管理工作的意義和價值缺乏深入的挖掘和思考。因而領導者不能從根本上重視起來檔案管理工作，相應的資金投入也就十分有限，對于檔案管理工作的現代化形成了阻礙。第二，企業在檔案管理工作中投入的人力和物力都十分有限，這當然與領導層的不重視有關，但也反映了檔案管理工作在企業中的作用和價值不夠突出的現狀，管理工作者不能從根本上重視起來，以至于它的作用和價值得不到凸顯，進而愈發得不到重視，由此形成了一個惡性循環的過程。第三，雖然檔案管理工作的現代化也已經有了一定的發展，但發展的速度相對較慢，這同檔案管理工作信息化始終缺乏一定的標準和規范有關。就檔案管理的現代化而言，制定明確的管理標準和規范非常重要。在這個問題上，主要是因為相關部門的要求和重視沒有落實到實踐行動中。在實際的檔案管理工作中，不標準、不規范的現象層出不窮，而且檔案管理人員存在明顯的分工不合理的現象，以至于信息的存儲也出現了偏差。此外，企業并不重視檔案管理人員的培訓，導致他們固守傳統的理念和方法，長期得不到改善。

三、檔案管理中檔案基礎管理工作現代化的具體策略

第一，企業應該積極改變傳統理念，并對檔案管理制度進行創新。為此，企業領導應該對檔案管理工作形成正確的認知，意識到時代和社會發展對檔案管理工作的改革和發展提出了新的要求，進而明確檔案管理工作現代化的重要意義。在實際工作中加大檔案管理工作的資金和人力投入，為檔案管理工作的長遠發展鋪路。與此同時，加強對檔案管理人員的專業培訓，通過培訓提升管理人員的專業素養，并通過適時的思想政治教育來促進檔案管理工作者思想理念的改革和發展也很重要。在對相關人員開展培訓的過程中，提高他們對現代化信息技術的使用能力固然重要，但更重要的是，檔案管理人員的風險防范意識和信息安全意識需要得到有效增強。此外，企業通過制定相關的制度來規范檔案現代化工作流程也很必要。

第二，檔案管理工作者應該積極創新檔案管理工作，促進檔案管理工作的高效運行。這就要求檔案管理者對于信息技術及“互聯網+”理念有非常深入的理解和感悟，進而在工作中將信息技術的基本理念同檔案管理工作有機結合，將信息化的特點和內容體現到檔案管理工作中去。在這個過程中，企業的檔案管理工作人員有必要在原有工作正常開展的前提下，將檔案信息逐步錄入計算機中，進而形成與實體檔案相對應的電子檔案，便于信息的查找和整理。這也就構成了檔案管理現代化的重要基礎。此外，由于相關企業的確感受不到檔案管理的突出作用，自身也沒有足夠的實力投入大量資金來完成檔案管理的現代化建設。這種情況下，完全可以將相關工作交由專業的第三方機構來完成。

第三，積極構建合理有序的檔案管理系統，加快檔案管理的現代化建設。合理有序的檔案管理系統是檔案管理現代化建設的重要前提，能夠保證檔案管理信息化的正常運行。為此，相關企業在推進檔案管理工作現代化之前，有必要制定明確而規范的檔案管理機制，為整個檔案管理工作提供一套可供參考的標準。這就要求企業在信息化基本理念的指導下來構建標準化的管理機制，并在此基礎上充分利用便捷的互聯網和信息技術。還需要企業積極引進完善的信息化設備，進而完成高效的檔案管理系統的構建。

結束語：

總而言之，檔案管理工作的現代化建設非常重要且必要，為了有效解決檔案管理工作中存在的問題，企業應該積極改變傳統理念，并對檔案管理制度進行創新。還應該積極構建合理有序的檔案管理系統，加快檔案管理的現代化建設。檔案管理工作者應該積極創新檔案管理工作，促進檔案管理工作的高效運行。通過積極的培訓和學習來轉變傳統的工作理念，在提高自己信息化技術使用能力的同時，進一步增強風險防范意識和信息安全意識。

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（作者單位：湖北省電力勘測設計院有限公司）