淺談新時期檔案工作的特點和對檔案工作人員的素質要求

敖吉群

摘 要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。這對于那些只熟悉傳統手工作業和簡單服務的檔案管理人員來說，無疑提出了新的挑戰，對他們的職業素質提出了新的、更高的要求。

關鍵詞：新時期;檔案工作特點;檔案工作人員;素質要求

傳統檔案大多以紙質為載體，更早時期甚至以甲骨、金石、竹簡、木牘為載體，這些以實物為載體的檔案使我們觸手可及，抬眼可望。但是，隨著計算機和網絡技術的發展和應用，給人們生產、生活帶來了劃時代的變革，推動人類社會進入了數字化時代。早在20世紀90年代初期，美國社會學家曼紐約爾﹒卡斯泰爾即闡述了“信息網絡”對人類社會的影響：“作為一種歷史趨勢，信息社會的主要職能和方法均圍繞網絡構成，網絡構成了我們社會新的社會形態。”隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。在現階段，檔案信息化已經成為各級檔案管理部門提高檔案管理水平和工作效率的重要支撐。但是，因種種條件制約，目前還有許多不利于檔案事業發展的因素，本文從新時期檔案工作的特點和檔案工作人員必須具備的基本素質等方面談談自己的認識，具有一定的價值意義。

1 現階段檔案工作狀況和檔案工作特點

從目前來看，各級檔案管理部門在檔案信息化建設方面還存在一些共性不足，結合信息化建設工作前期情況，發現主要存在以下幾方面的問題：

1.1 檔案信息化建設重視度不足

在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，管理手段落后。隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，傳統的檔案管理手段已經無法奏效，需要大量硬件、軟件設備的支持，比如說性能穩定、安全系數高、信息存儲量大的存儲設備，以及構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統。但是由于經費有限，管理理念陳舊，有些單位并沒有認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，檔案信息化建設受到制約。

1.2 缺乏保密性與安全性

在網絡環境下，檔案信息化建設面臨著保密性與安全性不足的缺點，具體如下：1）檔案保密法律制度不健全?，F有的《中華人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會信息安全保障的需求，導致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據。2）檔案管理人員保密意識不強。管理人員對于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經常會做一些具有泄密風險的事情。3）保密技術落后。我國網絡安全防護技術較為落后，保密防范措施無法跟上網絡開發的腳步，網絡信息安全性無法得到有力的保障。

1.3 管理人員信息化素質有待提高

信息時代發展前期，檔案管理通常采用人工管理的模式，由于信息化程度較低，大部分管理人員是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質低之外，負責檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對于檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉;部分人員甚至缺乏基本的政治素質和道德素質，保密意識不強，綜合業務素質有待提高。

我國的檔案信息化建設經歷了啟蒙和認識、起步與探索、發展與應用三個階段。20世紀80年代檔案部門開始引進計算機技術，開展計算機目錄著錄工作。20世紀90年代，多地都開展了檔案管理軟件的研究和開發工作。進入21世紀，我國的檔案信息化建設邁向穩步成長與快速發展的重要階段，計算機技術及其網絡已經比較廣泛地應用于檔案管理的各個方面。基于此，新時期檔案工作呈現出許多新的特點：檔案種類繁多?，F代社會實踐活動的豐富多彩使社會中形成的檔案種類更加繁多。檔案載體除紙張外，出現了新的載體材料，如計算機、檔案管理軟件、磁盤、光盤、磁帶、膠片、玻璃膜片、金屬蠟板以及各種照片等。檔案生存狀態多媒體化。古代檔案都是實物檔案，且大多以紙張為載體?，F代檔案的生存狀態則變得多媒體化，聲音、文字、影像和圖形等多種形態共同存在。檔案工作的這些新特點，對于只熟悉傳統手工作業和簡單服務的檔案管理人員來說，無疑提出了新的挑戰，對他們的職業素質提出了新的、更高的要求。

2 新時期檔案工作人員必須具備的職業素質

2.1 政治素質

政治素質是檔案工作者必須具備的最根本的素質，它包括政治覺悟、政治立場、政治方向、政治觀點等。檔案工作者必須具備過硬的經得起時代考驗的政治素質。才能保證檔案工作的可靠性、安全性，才能承擔起檔案工作重于泰山的責任。

2.2 道德素質

檔案工作是一項保密性很強的工作，任何保密檔案的失泄密，都可能給國家或集體造成不同程度的損失。因此，檔案管理人員必須牢固樹立保密意識，保持高尚的道德情操，這是檔案工作者必須具備的基本素質和職業規范。只有具備高尚的道德情操，才能塑造良好的檔案工作者形象，才能有利于增強檔案工作的影響力。

同時，檔案工作又是一項服務性很強的工作。無論社會如何變革，以信息服務為己任的檔案工作原則是不可動搖的。在信息化已經滲入到檔案工作各個領域的今天，能否全面、及時、準確、有效地為檔案利用者服務，已經成為衡量檔案工作人員服務能力和水平的主要標志。因此，檔案管理人員必須具有較強的服務意識，想利用者所想，急利用者所急，只有這樣才能贏得檔案用戶的尊敬和信賴，從而更加關心和支持檔案工作。

2.3 知識素質

檔案信息化建設在當前已成為各級檔案部門迫在眉睫的任務，數字化管理已成為檔案工作的最終發展目標。因此，檔案管理人員首先必須能熟練運用電腦辦公軟件，懂得計算機及網絡知識，才能開展對電子文件和電子檔案的管理，為本科室（單位）的檔案信息化建設奠定基礎。例如word、excel等常用的辦公軟件、收發電子郵件等基本的計算機網絡通訊技術是檔案人員必須掌握的本領。檔案作為一種重要的信息資源，必然要融入高科技的網絡之中。檔案人員要樹立信息觀念，特別是要學習掌握計算機的互聯網技術，以使自己有能力對高技術條件下生產的信息進行搜集、提煉、加工和整理。其次，具有獨立運用檔案管理軟件的能力。目前，許多單位都憑借檔案管理軟件系統開展檔案信息化建設、現代化管理和網絡化服務工作。因此，獨立運用檔案管理軟件是檔案數字化工作的前提。這就要求檔案管理人員對檔案管理軟件的各種功能要全面熟悉。此外，還要求檔案管理人員能夠利用掃描儀、攝像機及其它圖像處理軟件對一些紙質文件進行數字化處理、加工、壓縮成jpg、pdf等文件格式，然后再上傳至檔案管理網絡系統，提供給用戶利用等。

檔案管理人員還應有廣博的科學知識、嫻熟的專業知識和系統的管理知識。檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，在多年的實踐中已形成了一整套專門的理論、原則、技術和方法，檔案工作人員要精通本專業的理論與技術，并能熟練地運用到實際工作中。檔案的收集、整理、分類和組卷是以檔案的重要程度及檔案的內容、形式和特征為依據的，如果分不清或看不懂，就無法準確分類組卷;檔案的大事記、年鑒、組織沿革等重要材料的編寫，如果沒有一定的語言文字功底，是很難完成這些材料的編寫任務的。同時，隨著信息化時代的發展，與世界各國交流的增多，檔案部門在檔案理論創新、檔案學研究、檔案利用方式、檔案軟件開發等方面必然會與世界接軌，產生一些新的有重要價值的檔案史料，因此檔案管理人員必須掌握一門外語。新時期的檔案管理人員必須成為“通才”基礎上的“專才”，才能更好地從事檔案工作。

3 結束語

總之，隨著社會信息化進程的加快和檔案信息化的發展，對檔案管理人員的素質要求會隨著時代進步逐步提高，檔案管理人員的素質決定檔案工作的質量，在信息化快速發展的今天，檔案管理人員必須不斷學習，在原本基礎上不斷探討研究檔案信息化的管理升級工作，跟隨技術進步不斷更新自己的知識儲備，增強創新意識和創新能力，與時俱進，不斷發掘檔案中潛在的社會價值和經濟價值，為發揮檔案在經濟社會中的作用貢獻自己的力量。

參考文獻

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