人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用剖析

摘 要：在機關事業單位人力資源管理過程中，人事檔案占據著關鍵地位，它是單位組織選拔人才識別人才的重要資源。本文分析了人事檔案，在機關事業單位人力資源管理中的使用現狀，闡述了人事檔案，在機關事業單位人力資源管理中的作用。最后，針對如何發揮人事檔案，在機關事業單位人力資源管理作用進行詳細闡述，為相關從業人員提供一定的理論借鑒。

關鍵詞：人事檔案;機關事業單位;人力資源管理;作用剖析

機關事業單位可以通過人事檔案對全體職工進行全方位的考察、分析。也就是說，人力資源管理質量和機關事業單位職能發揮，有著密切聯系，應該充分發揮人力資源管理優勢，融入以人為本的人力資源管理理念。對于人事單位來說，它是企事業單位從事人事活動的主要信息資料，能如實反映個人的工作經歷、面貌特征，是企業考核人才職位晉升的重要基礎。在人力資源管理過程中，需要通過人文思想、運用科學的方式、及時的組織培訓，對人力資源進行全方位的使用，充分發揮人力資源的作用，知人善任將，員工分配到合適的崗位，尊重人才、了解人才、熟悉人才。食品藥品監察局可以通過人事檔案，了解本單位人才的狀態，結合組織未來的發展需求，制定科學的人才需求計劃，以及招聘標準。目前要綜合考慮各類因素，加大人事檔案管理工作，和現代人力資源管理相適應。因此，現階段需要對人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用進行剖析，具有至關重要的現實意義，才能更好地推動人事檔案管理工作改革。

1 人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的使用現狀

現階段，在進行人事檔案在人力資源管理使用現狀分析時，主要體現在以下三個方面的內容：第一，大多數的人事檔案反映的內容不夠全面。目前機關事業單位人事檔案在管理過程中，都是使用的傳統檔案管理模式。相關的檔案資料包括員工履歷、組織鑒定、考核情況、學士學位、培訓、專業技能等等。在某種程度上，這和職工的工作能力、業務績效相掛鉤。然而，大多數的人事檔案內容并不夠全面，不能對每位員工全部信息進行了解，這樣不能充分發揮人事檔案作用。第二，有的人事檔案反映的信息內容已經滿足不了現階段的需求，對于人事檔案資料收集來說，它需要很長一段時間，很多機關事業單位在進行材料收集過程中需要一定時間，可能出現一年一次歸檔現象，會導致新的材料被遺忘，在進行人力資源部門調閱過程中，參考的可能只是一些歷史材料。這對人才分配產生消極影響，會使得資料的真實性和時效性受到限制，第三，大多數人事檔案管理人員綜合素養不高。多是年齡較大或者是由其他部門人員所擔任的，這會導致日常管理工作力不從心，流于形式，再加上單位領導重視力度不足，使得檔案管理流于形式[1]。

2 人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用

2.1 提供真實可靠的信息

對于人事檔案來說，它能為人力資源提供真實，有效的信息。在某種程度上，人事檔案管理工作的實效性和一個人的專業技能、業務能力有著密切聯系。人事檔案能為單位提供較為全面的信息，幫助單位了解每位職工的具體情況，充分發揮人才的作用，挖掘每位員工的潛能，讓更多的員工在單位找到歸屬感和自身的價值，這樣才能充分發揮人力資源的管理效用[2]。

2.2 提供有效的參考依據

人事檔案在人才信息資源管控過程中占據著關鍵地位，它能夠充分挖掘人才服務組織、服務大眾的潛能，在某種程度上來說，人事檔案為人力資源管理提供強有力的依據，在人事檔案工作，在人事檔案管理工作落實過程中，它為事業單位在用人決策上提供一定的參考，無論是員工的考核、薪酬發放等等。都能通過人事檔案進行如實反映，這時人力資源管理部門可以使用人事檔案，做好員工業績、能力、素養等各方位的綜合評價工作，采取有針對性的對策，全面提高機關事業單位用人決策的準確度[3]。

2.3 確保人力資源招聘質量

在我國經濟的推動之下，社會化進程日益加快，機關事業單位要想謀得長遠的發展，應該充分發揮人力資源作用。通過人力資源部門引進高質量的人才，人事檔案為人力資源招聘奠定強有力的基礎。能有效地杜絕內部徇私舞弊現象，通過人事檔案做好人員信息的分析工作，結合招聘人員的工作經驗、專業技能進行探究，全面提高招聘員工的質量。這時可以通過人事檔案做好進行查詢和分析，做好員工履歷的深入探究，提供強有力的保證[4]。

3 如何發揮人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用

3.1 實施現代化的管理

在新時期，為了充分發揮人事檔案，在機關事業單位人力管理資源中的重要作用，可以使用先進的方式，加大人事檔案現代化管理工作。近年來，隨著科學信息技術快速發展，在網絡時代應該充分發揮網絡技術的優勢，傳統的手工檔案管理模式滿足不了新時代的信息發展需求。傳統的手工檔案管理都是以紙張為主，這要求保管環境較高。紙質的資料在存儲過程中不可避免會受到損壞，且在收集、整理過程中會出現破損或者是丟失的現象。對于管理人員查詢借閱來說也會產生不必要的麻煩，在人事檔案管理過程中，可以融入自動化信息技術，實現人事檔案現代化管理，可以通過計算機錄入海量的信息資料，建立數據化的檔案資料管理模式。除此之外，還需要為該案管理人員配置相關的掃描儀、數碼相機等等能夠快速的提取信息資料，能提高人員的工作效率。一方面，能顯著的提高工作效率，降低人員負擔。另一方面，還能提高檔案信息的存儲量，使得信息更加全面，然而隨著網絡化快速發展，檔案管理工作帶來巨大便利的同時，不可避免會出現一定的安全隱患，檔案管理人員應該有安全意識，做好檔案信息資料的加密和保護工作，避免重要的信息資料出現泄漏，會給單位或者是個人產生嚴重的威脅，工作人員應該加強責任意識，做好電子資料的保密存儲，配置專門的密碼和權限，未經允許不得進入檔案室[5]。

3.2 創新服務方式

現階段很多組織都使用人事信息管理系統，雖然它使人事檔案出現信息化管理局面，但是人事檔案管理系統在運作過程中，是不允許公共網絡的接入。這時會導致人事部門內部無法實現數據共享，這就造成人事檔案信息系統成為一個信息孤島。需要加快人事檔案信息化網絡建設的步伐，創新傳統的管理方式，以網絡化為切入點，建立完善的檔案信息數據庫和管理系統可以由不同的專題、目錄組成搜索引擎庫。除此之外，還需要進行及時的更新，保持檔案的時效性和真實性，通過網絡建立一體化的信息交流共享平臺，可以定期的進行檔案信息的上傳，然后，分散給導航資源系統進行優化組合，方便管理人員快捷的查找所需要的人事檔案資料，為人力資源管理提供更加全面的服務[6]。

4 結語

綜上所述，在機關事業單位人力資源管理過程中，應該充分發揮人事檔案的作用，它是我國人才的信息來源，也是選拔人才的重要方式，積極的拓寬服務職能，為人力資源開發提供強有力的基礎。

參考文獻

[1]楊喻童.淺析人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用[J].卷宗，2019，9（31）：58.

[2]王怡康.芻議人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的價值[J].消費導刊，2018，（16）：242.

[3]烏云其木格.淺析人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用[J].廣東經濟，2017，（10）：21-22.

[4]王丹.談新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].統計與管理，2019，（10）：130-131.

[5]孟慶華.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].青年與社會，2019，（14）：79.

[6]郭京生.人社部機關服務中心人力資源管理系統的設計與實現[D].四川：電子科技大學，2018.

作者簡介

馬宇馨（1981-），女，滿族，河北承德，檔案管理方向，助理檔案館員，承德市食品藥品稽查局。