新時(shí)期檔案資源開(kāi)發(fā)利用存在的不足與策略探究

查偉杰

摘 要：檔案管理可以充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為單位的發(fā)展以及社會(huì)的進(jìn)步提供源源不斷的內(nèi)生動(dòng)力。本文結(jié)合檔案資源開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程存在的不足進(jìn)行分析，并給出具體的檔策略，望為相關(guān)工作者的研究提供理論支持。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案管理;信息化

一、新時(shí)期下檔案資源開(kāi)發(fā)利用存在的不足

當(dāng)前在檔案利用工作中，首先是相關(guān)理念較為落后，一些工作人員的觀念相對(duì)滯后，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有予以充分的精力，在落實(shí)相關(guān)任務(wù)時(shí)仍然采取老舊工作模式，這樣會(huì)使得在管理大量的文件檔案時(shí)會(huì)存在一定的阻礙。

其次，文件檔案制度仍然不夠健全，因?yàn)闄n案管理工作本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，在過(guò)程中會(huì)涉及到很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，如果缺乏一套系統(tǒng)而且規(guī)范的管理制度作為保障，就會(huì)使得其所收集的信息資料不夠完全，所獲取的信息也不夠真實(shí)，無(wú)法更好的使用檔案資源為單位的發(fā)展提供支持。文件檔案能夠?yàn)檎麄€(gè)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作提供資源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，會(huì)導(dǎo)致一些文件在管理過(guò)程中缺失，再加上檔案管理工作者自身素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致檔案資料等意義無(wú)法充分呈現(xiàn)出來(lái)。

第三，檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。現(xiàn)在新時(shí)期下，需要檔案管理工作人員具備更高的能力水平，無(wú)論是在綜合能力上還是職業(yè)道德素養(yǎng)上都需要達(dá)到要求。但是一些檔案管理工作往往是由其他部門(mén)的員工兼職，這樣就使得這些工作人員精力有限，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問(wèn)題，使得檔案資料不夠真實(shí)和安全。

二、檔案資源充分利用策略

（一）、健全管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問(wèn)題，會(huì)由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求，使得檔案信息化體系構(gòu)建具備一定的復(fù)雜性。因此檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)一步健全管理機(jī)制，要嚴(yán)格約束有關(guān)文件資源的使用。可以根據(jù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)制定相關(guān)細(xì)則，如《檔案信息化管理崗位職責(zé)》，《檔案信息化場(chǎng)地管理辦法》，《檔案信息化保密協(xié)議》，《外包人員保密承諾書(shū)》等，需要通過(guò)管理機(jī)制作為保障來(lái)確保檔案在信息化構(gòu)建以及后續(xù)應(yīng)用過(guò)程中都有相應(yīng)的保障程序，并且在落實(shí)過(guò)程中需要做到嚴(yán)格的監(jiān)督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時(shí)也可以真正發(fā)揮檔案的信息化價(jià)值，使得資源共享更為高效。

（二）、完善管理流程

檔案管理需要完善的管理流程，需要按照國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過(guò)程中需要按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)進(jìn)行細(xì)化各個(gè)細(xì)節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時(shí)，需要做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時(shí)，需要嚴(yán)格按照規(guī)范來(lái)構(gòu)建目錄，在掃描過(guò)程中需要做好細(xì)化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過(guò)程中既具備安全性，也保持完整性和準(zhǔn)確性，使得電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。借助新的技術(shù)手段可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對(duì)檔案資源進(jìn)行查閱的人如果具備權(quán)限，就可以登錄網(wǎng)站對(duì)信息進(jìn)行調(diào)取，這樣既給用戶(hù)帶來(lái)了方便快捷的體驗(yàn)，同時(shí)也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過(guò)傳統(tǒng)的方式來(lái)對(duì)信息進(jìn)行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和效率。在進(jìn)行資源共享時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權(quán)限的平臺(tái)上打開(kāi)使用。

（三）、提高管理意識(shí)

檔案管理信息化建設(shè)需要進(jìn)一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中需要相關(guān)人員具備信息化的操作意識(shí)。如果一些管理人員以老舊的工作方法開(kāi)展管理，對(duì)信息技術(shù)持有排斥的態(tài)度，那么相關(guān)工作在落實(shí)過(guò)程中將會(huì)面對(duì)很多阻力。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構(gòu)建和使用方法，同時(shí)在管理過(guò)程中也需要結(jié)合電子檔案狀態(tài)特征來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。管理人員需要掌握安全防護(hù)手段和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí)，要構(gòu)建一批專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、政治素養(yǎng)高、作風(fēng)正派的檔案管理人員。需要加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，這不僅包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面的培訓(xùn)，也需要其具備安全意識(shí)以及職業(yè)道德觀念，更好的利用現(xiàn)代化手段來(lái)開(kāi)展管理工作，同時(shí)也可以遵守職業(yè)道德，在開(kāi)展工作時(shí)具有更強(qiáng)的原則性，使得相關(guān)工作的開(kāi)展更為高效。

（四）、引入資源支持

檔案管理工作在信息化落實(shí)過(guò)程中，需要引入大量的資源作為支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建設(shè)需要終端設(shè)備作為保障，如計(jì)算機(jī)掃描儀等錄入設(shè)備，以及安全防護(hù)設(shè)備，相關(guān)數(shù)據(jù)在錄入的過(guò)程中需要遵守規(guī)范，同時(shí)在對(duì)電子檔案進(jìn)行建檔、保存時(shí)也需要安全管理設(shè)備作為保障。因此需要提供優(yōu)質(zhì)的軟件資源來(lái)對(duì)電子信息檔案進(jìn)行管理，使得相關(guān)檔案在使用共享等過(guò)程中可以嚴(yán)格按照規(guī)范。通過(guò)統(tǒng)一化的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，可以使得不同部門(mén)之間的檔案資源實(shí)現(xiàn)無(wú)縫共享，這樣既提高了檔案的交換效率，同時(shí)也有助于對(duì)人才的選拔和任用。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，當(dāng)下檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作，需要系統(tǒng)的對(duì)其進(jìn)行分析，并且結(jié)合信息化發(fā)展的大趨勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)過(guò)程中存在的諸多問(wèn)題予以重視，在面對(duì)各種問(wèn)題時(shí)應(yīng)當(dāng)積極采取應(yīng)對(duì)策略，而不是回避。檔案管理資源的充分利用，不僅有助于單位人力資源的有效調(diào)配，也可以更好的利用檔案信息與其他資源進(jìn)行整合實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)施聯(lián)動(dòng)，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為人才的有效利用提供平臺(tái)。

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