高職院校辦公自動化系統的應用與探索

成昱逸 王芳芳

摘要：辦公自動化系統是數字化校園建設的一個重要組成部分，其實現了現代辦公與計算機科學的融合，實現了辦公事務的零碎化，解決了紙質辦公的時間與空間條件限制。我校從開始使用推廣辦公自動化系統開始至今已滿兩年，已完成了初期建設時的大部分需求設計，但在使用中也發現了很多存在問題。該文通過結合本校辦公自動化使用中的現狀和出現的問題，提出一些嘗試的建議，希望能給其他高職院校的信息化建設者一些幫助。

關鍵詞：高職院校;辦公自動化;應用

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）06-0208-01

南通職業大學辦公自動化系統于2017年11初正式試運行，包含了財務、人事、資產、設備、后勤等各部門的相關業務，并同時推出了手機端APP，以解決事務處理的時間與空間限制。但在使用過程中仍存在下列問題，對此我校也進行了下列的一些措施，以解決這些問題。

1系統兼容性差

我校的辦公自動化系統只能使用IEIO.O及以上版本的IE瀏覽器訪問，使用其余的瀏覽器可能出現文字排版格式不對或者正文內容不顯示等兼容性問題，這大大影響了系統的推廣使用。我們在校內做了一個調查統計，結果顯示有半數以上老師使用360瀏覽器，還有小部分老師使用火狐、搜狗及谷歌等瀏覽器，使用IE瀏覽器的老師不到10%;并且學校內存在一部分配置比較老舊的電腦依然在使用XP系統，但是XP系統不支持IE8及以上版本，所以只能給這些電腦重新安裝WIN7及以上版本的操作系統，但是因為電腦配置較低，更換新系統后經常出現延遲、卡死等現象，給老師的工作帶來極大不便。所以以后在采購或定制系統時，兼容性必須作為衡量系統好壞的一個重要指標。為了解決這一問題，我們推行了云桌面，在云桌面上安裝好所有信息化需要的軟件和插件，以解決此問題。

2用戶使用意愿不強

除了系統自身原因影響用戶體驗性以外，還存在一些客觀原因會影響用戶的使用意愿。

一個新型辦公系統的推廣使用導致了辦公方式發生了改變，這必然是需要一個適應期的。一些老教師使用了幾十年的紙質辦公，突然變為無紙化辦公后會產生抵觸情緒，拒絕使用系統并且依然使用紙質的線下流程。這種情況如果不強制性制止而是放任不管的話，就會使系統變得無足輕重，從而極大地降低了系統的使用人數。為了解決這一問題，就需要系統的管理部門與學校其他部門的負責人及校領導進行溝通，讓他們同意不再簽署紙質文件，使線下辦公無路可走，從而逼迫這些教師不得不開始嘗試使用辦公自動化系統。

除此以外有些教職工對電腦及智能機的使用很不靈活，這時就需要做好宣傳和培訓工作，必須要保證每個部門至少有一名能熟練使用系統的老師，而不至于出現老師想用但不會用的情況。為了解決這一問題，我們在校內建立了一只信息管理員隊伍，保證每個部門至少有一名信息管理員，并建了信息管理員聯絡群，每當系統上線新功能時首先對信息管理員進行培訓，而且系統管理員在使用系統時遇到的問題可以在群內提問，我們可以及時解答。

3與其他系統的對接問題

辦公自動化系統是一個面向全校教職工、全校業務的辦公系統，必然會與其他系統有許多數據交互，就需要做好系統之間的對接工作。比如當人員變動后，新的人員信息需要從人事系統獲得并且自動將辦公自動化系統內的數據修改;或者學工系統中有一條學生處分流程需要校領導審核，就需要學工系統將數據傳到辦公自動化系統中，并等領導審批完成后將審批意見傳回學工系統。只有將這些系統完成對接，才能充分使用這些系統，實現數字化校園。

4系統靈活性差

校內的業務并不是固定死的、一成不變的，隨著政策的調整和人員的變動，校內業務流程也時常發生改變，如果流程都被做死了不好更改或者系統管理員不會更改，那么就會有很大的麻煩。比如一條校車租用流程，一開始規定為使用人數達到3人及以上可以申請流程，等政策變動后改為5人，但系統寫死了3人，想要修改只能找開發公司的工程師進行修改，增加了時間和金錢的成本付出。如果一開始就將這些可能出現變動的情況考慮清楚，要求工程師做成前端可配置項，這樣如果有了變化就可以直接修改。

在流程中，我們之前設置的審批節點都是定位到人，比如差旅費報銷流程在財務處節點由財務處的某老師審核，但是像財務處這種人員變動比較頻繁的部門，一旦人事變動，系統里涉及的流程及節點就需要修改，這樣增加了系統管理員的工作量。之后我們采取定位到崗位的方法來制作流程，比如上述問題，財務處的審批人是差旅費財務審核崗，并且將這些崗位數據與人事系統對接，一旦人事變動，人事系統修改了人員信息后審核人自動變化，從而減少了工作量。

5外網限制訪問

之前從安全方面考慮，我們將辦公自動化系統放在了內網里，外網不能訪問。但是最開始使用辦公自動化系統一個原因就是為了解決領導出差無法審批簽字的問題，如果限制為外網訪問則不能實現這一目的。最后從系統使用的方便性考慮，我們還是將系統放在了外網上。

6手機端的使用

由于硬件條件的限制，不是每個教職工都能配備一臺電腦，并且如果領導出差，不一定隨身攜帶筆記本電腦，如果只提供電腦端的服務則使系統的方便性打了折扣。隨著智能手機的普及，現在的教職工基本人手一臺或者多臺手機，提供了手機端服務后能方便教職工使用。