大數據時代人事檔案管理工作強化分析

摘 要：人力資源開發利用過程中必須要參考人事檔案，才能確保用人的公平性、科學性，確保每一個人才價值的發揮。大數據時代背景下，通過大數據技術來進一步豐富人事檔案中的各項內容，對數據信息進行合理化、科學化的處理與分析，能夠進一步發揮人事檔案的價值，使其能夠更好地為相關主體服務。文章主要就大數據時代人事檔案管理工作予以概述，指出大數據時代人事檔案管理工作中存在的不足，結合大數據技術的特點和優勢提出自己關于人事檔案管理工作的建議，旨在進一步幫助相關單位構建科學智能的認識檔案管理平臺。

關鍵詞：挑戰;大數據技術;人事檔案;強化;工作

繼物聯網以及云計算之后，大數據技術逐漸出現在人們視野當中，深刻影響著社會個體接收以及利用信息資源的方式。具體到人事檔案管理領域，大數據技術主要集中應用于信息搜集、信息檢索以及數據庫建設當中。過去一段時間內，部分單位對于大數據技術缺乏正確的認識，尚未真正將大數據技術的功效發揮出來。因此，如何構建大數據背景下的認識檔案管理平臺，是值得我們研究并思考的全新課題。

1 大數據時代人事檔案管理工作概述

1.1 大數據時代人事檔案管理工作的概念

大數據主要是一種通過互聯網以及數據工具對數據進行收集、整理、篩選的高新技術，它使得各個數據之間的關聯度不斷加強[1]。通過大數據技術，社會個體可以很容易地檢索出相應的信息資源，并對這些信息資源進行多元化整理。大數據時代的人事檔案管理工作，則主要是指將大數據技術應用于人事檔案管理領域，構建相應的檔案管理平臺，豐富人事檔案的內容的一項工作。

1.2 大數據時代人事檔案管理工作的特點

大數據時代人事檔案管理工作與傳統檔案管理工作有很大的不同，有其特性所在。具體表現如下：第一，人事檔案內容的豐富化。通過大數據技術，可以及時檢索與人事工作相關的信息資源，并將其錄入到人事檔案管理系統當中，進而使得人事檔案中的內容更為豐富。第二，人事檔案內容檢索的精準性。通過大數據技術，可以實現對人事檔案中內容的精準檢索，提升檢索效率和質量，幫助相關主體更好地利用相關人事檔案[2]。同時，具備條件的單位還可以通過設置相應的算法以及篩選條件對人事檔案進行篩選，快速篩選到一批具有關聯性的單位。

2 大數據時代人事檔案管理工作中存在的不足

2.1 忽視對人事檔案內容的真實性與完整性進行把控

大數據技術雖然能夠極為高效在某一特定領域內檢索出相應的信息資源，但這些信息資源是否權威真實，則存有一定的疑問。相較于其他檔案，人事檔案更側重于真實性、準確性。這是因為人事檔案往往關系選人用人的公平性，一旦真實性、準確性受到質疑，則會導致人事檔案的價值大打折扣，甚至影響整個社會的用人環境。部分單位在應用大數據過程中，忽視數據信息資料的來源，影響了人事檔案內容的真實性和準確性。除此之外，大數據技術是一種基于互聯網、物聯網而產生的信息技術，其在檢索、傳輸檔案過程中容易受到網絡黑客、網絡病毒的攻擊，進而可能發生檔案被篡改、檔案損毀、檔案被非法加密以及檔案遺失等問題[3]。當前，部分單位并沒有制定嚴格的風控體系，尚未將數字安全領域的高新技術應用到人事檔案管理工作當中，仍然是通過傳統的殺毒、防火墻等方式對人事檔案進行管理，難以適應大數據時代檔案事業的發展潮流。

2.2 缺乏大數據人事檔案管理理念

總體而言，相較于國外而言，我國大數據技術與人事檔案的融合水平較低，大量的單位管理者以及檔案管理人員尚未認識到大數據技術對于人事檔案管理的意義，也沒有將該項工作作為一項重點基礎工作來抓。一是培訓工作與宣傳工作滯后，既沒有開展以“大數據應用”為專題的培訓活動，也沒有做好相應的宣傳，導致單位內部員工不僅對于大數據技術缺乏一個正確的認識，也沒有充分參與到該項工作當中。二是大數據意識不強，尚未與高校、相關行政機關、相關事業單位建立緊密的合作體系，導致人事檔案數據庫建設進程緩慢，難以從源頭上把控人事檔案的質量。

2.3 管理不規范，缺乏制度性建設

現階段，部分單位并沒有結合大數據時代的要求建立相應的規章制度，導致該項工作難以展開。一是職責分工不明。部分單位沒有理清技術部門、人事檔案管理部門以及其他業務部門之間的職責，導致大數據技術在應用過程中受到阻礙。二是缺乏統一檔案管理標準。部分單位沒有對音像、影像、電子文件的格式進行統一的規定，影響后期的檢索利用工作，難以提升人事檔案管理工作的規范性。

3 大數據時代人事檔案管理工作強化對策

3.1 嚴格把控人事檔案內容的真實性以及完整性

為了更好地確保人事檔案的價值，營造公平的選人用人環境，單位在應用大數據技術過程中要優先考慮人事檔案內容的真實性以及完整性。一是要嚴格把控數據信息的來源，盡可能從行政機關、事業單位等相關的權威單位中獲取、檢索以及手機相應的信息數據。為此，單位要探索信息數據共享機制，實現資源共享。二是要重點強化網絡安全的風險防控，綜合利用新型的數字安全技術對人事檔案進行加密，避免發生檔案被篡改、檔案損毀、檔案被非法加密以及檔案遺失等問題。

3.2 樹立大數據人事檔案管理理念

未來，人事檔案的數量會增加，內容會更為豐富。為了更好地應對時代挑戰，強化人事檔案管理工作的同時，推動人事檔案管理朝著現代化、數據化以及科學化的方向發展，必須要樹立大數據人事檔案管理理念。一是要做好培訓工作與宣傳工作。一方面，要進一步圍繞“大數據應用”進行專題培訓，強化檔案管理人員的大數據意識，提升其應用能力。另一方面，要做好相應的宣傳工作，加強統籌規劃，形成部門聯動機制，確保大數據技術在人事檔案管理中能夠被加以應用。三是要深化大數據理念，進一步加強與相關行政機關、相關事業單位的聯系。例如，相關單位可以與高校進行重點合作，實現人事檔案管理、交接的無縫對接，建立相應的人事檔案數據庫，從源頭上加強人事檔案質量。

3.3 加強制度性建設，確保人事檔案管理的規范性

單位要進一步加強制度性建設，為工作的開展提供指引。一是要根據單位內部組織架構以及大數據的相關要求，界定技術部門、人事檔案管理部門以及其他業務部門之間的職責，確保各個部門之間能夠相互配合，避免實際工作當中出現推諉扯皮等問題。二是要統一檔案管理標準。對于音像、影像、電子文件以及其他類別的檔案資源，要明確相應的標準，避免檔案數字化過程中出現標準不一的狀況，為后期數據庫建設以及檔案檢索工作提供幫助。

4 結束語

歸根到底，人事檔案管理工作就是一項對人事信息資料、人事信息數據進行整理、開發和利用的工作。隨著大數據技術在人事檔案管理中的應用，人事檔案中的內容變得更為豐富，其本身的價值也隨之提升。但是，由于大數據技術專業性強且較為復雜，所以很多單位對該項技術的應用仍然停留在表面。未來，大數據技術將會進一步發展，人事檔案管理工作也會面臨新的挑戰。為此，單位一是要嚴格把控人事檔案內容的真實性以及完整性;二是要樹立大數據人事檔案管理理念;三是要加強制度性建設，確保人事檔案管理的規范性。

參考文獻

[1]王沛媛.大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].陜西檔案，2019（05）：34-35.

[2]孫冬云.淺析大數據時代的數字化人事檔案管理[J].數字通信世界，2019（09）：221.

[3]張彤.大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].辦公室業務，2019（10）：170+190.

作者簡介

汪蓓（1983-），女，江蘇省句容人，本科，畢業于江蘇大學，助理管理員，研究方向：檔案管理。