試論科技檔案的數字化管理及發展方向

冉緋

摘 要：隨著我國信息技術的不斷普及以及在科技檔案的數字化進程不斷加速，給科技檔案的管理工作帶來了效率的提高和便利，但是依然存在一些問題，本文通過對科技檔案的數字化管理探討來解決其中的問題，并且探索科技檔案數字化管理未來的發展方向。

關鍵詞：數字檔案;信息安全;防護策略

數字化管理對于科技檔案的管理來說極為重要，數字化管理在一定程度上提高了科技檔案管理的效率和有序性，但是也在一定程度上加大了科技檔案外泄和其他風險的可能，而在面向未來科技檔案數據越來越大的問題，傳統的數字化管理方式也面臨著巨大的變革。

1 科技檔案的數字化管理中的問題分析

1.1 科技檔案的數字化管理機制建設不完善

科技檔案的數字化管理中的問題其一表現在沒有建立合理完善的科技檔案數字化管理機制。事實上科技檔案的數字化管理也就是近些年不斷的推進，許多單位在實行數字化管理簡單的認為將科技檔案數據數字化存入存儲設備就算完成數字化管理，這就進入了一個巨大的誤區[1]。數字化管理包括了從檔案數據的收集、處理、存儲、調取的整個過程，每個環節都要對數據進行整理和處理，而沒有建立完善的數字化管理機制很容易導致由于工作的不規范而造成科技檔案信息數據的丟失和破壞，更嚴重的造成數據的泄露引發其他嚴重后果，因此首要點任務就是進行科技檔案數字化管理的機制建設。

1.2 科技檔案數字化管理面臨的風險眾多

科技檔案數字化管理面臨的風險眾多， 不僅存在于技術上的問題，還存在于安全的風險，因為科技檔案本身的保密性要求其具有一定的安全保密等級[2]。從這兩個方面來分析科技檔案的數字化管理風險：1）技術性風險。技術性風險可以分成數字化技術風險和硬件風險，目前數字化技術正在朝著云存儲和大數據技術的方向發展，在這個階段科技檔案的標準化工作和其他配套工作都有局限性。其次硬件風險包括了存儲科技檔案數據的硬件設備，包括計算機設備和存儲設備等一旦出現損壞就會造成檔案數據的破壞，另一方面，工作人員的操作不當也會導致數據信息的丟失和破壞，工作人員的經驗和專業技能嚴重影響了數字化管理的質量和效率。2）保密性風險。科技檔案根據其重要性具有不同的保密等級，而將其數字化之后天然具有共享性，如何平衡科學檔案的共享性和保密性是一個挑戰，而當今的網絡黑客攻擊和系統漏洞也是可能造成科技檔案信息丟失的重要因素之一，因此要重視數據的安全性。

2 科技檔案的數字化管理的完善策略

2.1 構建完善科技檔案的數字化管理系統

我國目前實行的科技檔案管理工作已經基本實現數字化管理，相比較傳統的紙質化科技檔案管理工作已經有了明顯的效率提高和有序化，但是在數字化管理實行的過程中也體現出了一些問題，這些問題是伴隨著科技當數字化管理發展過程中所產生的，構建科技檔案的數字化管理系統能夠提高科技檔案數字化管理效率[3]。構建完善的科技檔案數字化管理系統能夠標準化檔案格式，有利于進行統一的信息錄入和存儲，當前的額信息數據主要是電腦主機產生的各種數據圖片文字等信息，標準化格式有利于信息的存儲和處理，對后期工作人員的維護和調取也提供了一定的便利。

2.2 構建安全域和網絡安全預警機制

我國信息技術的不斷普及以及在科技檔案的數字化進程不斷加速，給網絡攻擊和黑客有了發展的機會，而數據的安全對于科技檔案數字化管理至關重要，因此要確保數字檔案數據信息安全首先要構建安全域。構建一個符合安全和高信任的區域用于存儲云數據，并且要利用基于LDAR和PKI用于強化病毒防御，以此建立一個足夠安全的安全域[4]。其次是網絡安全預警機制，能夠自動對侵略行為進行偵測并對有風險的行為進行預測和報警，這樣能夠及時的進行防御具體方法是建立網絡預警行為模型，對網絡數據流進行實施監控和分析，確保能夠及時掃描到系統漏洞和隱藏性網絡進攻手段。同時還要加強對工作人員的專業培訓工作，使得工作人員掌握與數字化管理相匹配的專業技能和工作經驗，使得他們在工作中減少人為因素帶來的數據損壞風險和硬件設備損壞風險，其次要建立日常維護機制，讓工作人員對數據信息經常進行維護，有利于及時發現科技檔案數據的丟失和破壞，以便讓專業人員進行處理。

3 科技檔案數字化管理的發展方向

科技檔案的數字化管理的發展方向必然是融入最新的科學技術和大數據技術的，當年最熱門的技術方向是人工智能技術、5G技術和大數據技術等，而將先進技術融入科技檔案的數字化管理不僅能夠提高數字化管理的效率，還能夠降低工作人員的工作強度，進一步提升科技檔案管理工作的科技性[5]。比如融入人工智能技術能夠提高科技檔案信息檢索的速度和相關性，傳統科技檔案數據收集和處理需要依靠工作人員操作計算機系統來實現，不但浪費時間工作效率也很低，檢索的資料還需要進一步進行處理和篩選才能利用，而融入人工智能技術可以實現輸入關鍵詞聯想功能，快速的將所需的科技檔案資料進行相關性檢索，提高數據的調取和處理速度，因此我們可以看出科技檔案的數字化管理未來發展之路一定是融入越來越多先進的技術和管理手段，實現從紙質化檔案到數字化檔案再到云端檔案的轉變，進一步方便工作人員隨時進行調取和處理。

4 結論

科技檔案的數字化管理在近些年得到了長足的發展，從紙質化過渡到數據化使得科技檔案管理的效率得到了進步，而面向未來海量數據的挑戰，目前的數字化管理技術已經不能夠滿足了，因此云端科技檔案必然是未來發展的方向。

參考文獻

[1]蔡曉華.紙質底圖檔案數字化管理芻議[J].檔案，2016（08）：56-58.

[2]宋慧娟.試論科技檔案數字化管理[J].煤炭工程，2003（03）：51-52.

[3]秦建華.科技檔案數字化發展與數字化實踐研究[J].科技廣場，2004（11）：57-58.

[4]張永寬.科技檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2014，12（08）：232.

[5]孟德泉，孫序.對圖書館檔案管理的思考[J].理論觀察，2006（06）：132-133.