企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

高志強(qiáng)

摘 要：檔案是人類所從事的所有的社會勞動生活的最基本的記錄，并且也是現(xiàn)代專業(yè)化人才的信息管理的重心，在科技快速發(fā)展的新時代的背景下，過去一直運用的人事管理方法已經(jīng)跟不上這個時代、這個社會的現(xiàn)代化企業(yè)的要求了，現(xiàn)在處于我們這個時代所運用的互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理是未來信息化發(fā)展的必定趨勢。當(dāng)今我們國家的許多的企業(yè)單位、事業(yè)單位大多數(shù)已經(jīng)慢慢向信息化檔案這種新型的管理方法的轉(zhuǎn)型，但是在轉(zhuǎn)型中依舊有著許多的疑問存在著。本文就是把現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)管理中所出現(xiàn)的問題做出了針對性較強(qiáng)的處理方案。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);存在的問題;對策

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的問世，為人們的日常生活、工作等等的各個方面都帶來了翻天覆地的改變與革新，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進(jìn)步、不斷發(fā)展、進(jìn)化與普及的今天，也不斷的推進(jìn)著所有行業(yè)的工作方式的改變與革新，這種改變與革新的出現(xiàn)同時也出現(xiàn)在了企業(yè)單位、事業(yè)單位檔案的管理方面，我們國家的檔案管理工作在時代的浪潮中不斷的向前方進(jìn)發(fā)，現(xiàn)在已經(jīng)向互聯(lián)網(wǎng)信息化的方向發(fā)生的轉(zhuǎn)型，而且在這么多年的現(xiàn)實工作中所得到的實踐經(jīng)驗也是非常客觀的成果。可惜的是，目前的這些所謂的成果與現(xiàn)今的發(fā)達(dá)國家一比較，還就會發(fā)現(xiàn)其實還是有很大的距離的。為了可以再次提升我們國家的檔案的管理能力，我們必須要做到不斷的改變與革新現(xiàn)在的檔案信息化管理辦法。

1 什么是檔案管理的信息化

檔案管理信息化是檔案的相關(guān)管理部門運用計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對當(dāng)前的檔案信息進(jìn)行輸入、整合、登記的管理方法。現(xiàn)在的檔案管理方法和過去陳舊的管理方法之它們之間最不相同的地方就在于這是一種具備了現(xiàn)代精尖科技可以全方位提升工作效率的工作模式，我們可以對計算機(jī)寫入數(shù)據(jù)，然后利用計算機(jī)自己主動完成對于信息的處理，和一般的人力的管理模式來對比，這樣的管理模式利用率更好，而且還在很大的程度上大大的減少了工作實踐。所以說現(xiàn)今的檔案管理互聯(lián)網(wǎng)的信息化方式更加適合現(xiàn)今社會飛躍發(fā)展的要求。

2 檔案管理互聯(lián)網(wǎng)信息化建立中的問題

1）資金不到位。現(xiàn)今的檔案管理互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展時要以計算機(jī)、大型的數(shù)據(jù)庫等等現(xiàn)代科技設(shè)備為支撐的，沒有這些設(shè)備提供技術(shù)支持，根本沒有能力實現(xiàn)檔案信息化管理的工作。想要得到相應(yīng)的設(shè)備、技術(shù)的支持就必然會要用到大筆的資金支出，因此，企業(yè)要一次性投入大筆的資金。可惜的是現(xiàn)在資金不足是我們國家大多數(shù)的企業(yè)單位、事業(yè)單位的現(xiàn)實情況，沒有強(qiáng)大的資金作為后援，以至于檔案管理信息化方式無法順利開展。再加上各個企業(yè)單位對于檔案信息化管理方式的了解大多數(shù)還滯留在一些基礎(chǔ)的理論層面，沒有更進(jìn)一步的對新的管理方法進(jìn)行嘗試，這些原因都是讓檔案管理信息化建立的時候總是出現(xiàn)各種問題。

2）關(guān)注度不足。各個單位對于現(xiàn)在的檔案管理的具體工作關(guān)注力度不到位是檔案管理信息化建立進(jìn)程推進(jìn)遲緩的重要原因。許多的檔案相關(guān)的管理者沒有對這個工作養(yǎng)成清楚的認(rèn)識，覺得檔案管理只不過是把一些資料好好的保存起來，只要保證這些資料不丟失、有缺失就行。因此，檔案信息化管理的建立一直沒有辦法達(dá)到預(yù)想中的效果。

3）落后的管理模式。因為現(xiàn)在正是檔案管理方法從過去陳舊的管理方法向互聯(lián)網(wǎng)信息化管理方法轉(zhuǎn)換和變革的過程，所以許多從事檔案相關(guān)的管理者在思想上和方法上都沒能徹底的完成轉(zhuǎn)換與變革。就算是現(xiàn)在企業(yè)已經(jīng)把最先進(jìn)的設(shè)備引進(jìn)進(jìn)來，也會發(fā)生檔案管理者無法高效率的運用設(shè)備的問題發(fā)生。現(xiàn)在很多企業(yè)依舊使用過去的管理方式來進(jìn)行工作，嚴(yán)重的耽誤了互聯(lián)網(wǎng)信息化管理建立工作的速度。

4）檔案管理者的專業(yè)能力差。因為檔案管理是一個十分繁瑣、復(fù)雜的工作，并且在崗位上的沒有任何的發(fā)展，所以，現(xiàn)代的、年輕的專業(yè)化管理人才都不樂意接手這份工作，這樣的崗位根本留不下好的人才，只有讓一些相對工作能力不太突出，專業(yè)能力不太強(qiáng)的人來進(jìn)行相關(guān)的檔案的管理工作。這也是為什么會形成沒有管理的效率，工作流程不符合相關(guān)的規(guī)定，更有甚者連最為重要的檔案資料都會出現(xiàn)丟失等問題。

3 推廣檔案管理信息化建立的應(yīng)對辦法

1）建立管理意識向信息化管理方式轉(zhuǎn)換和變革。互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)是新時代最為重要的時代代表，因此，先要把一些檔案管理者的思想觀念轉(zhuǎn)換和變革成現(xiàn)代信息化對檔案管理建立的重要性，在思想領(lǐng)會層面革新陳舊的工作理念，才可以更加有力的推廣管理工作向新時代、現(xiàn)代化的變革發(fā)展要求轉(zhuǎn)換和變革。另外，在進(jìn)行開始檔案管理信息化建立的工作的時候，必須要站在企業(yè)單位、事業(yè)單位的現(xiàn)實情況的具體角度，探尋出適合自己未來發(fā)展的現(xiàn)實性的管理策略，才可以讓檔案管理迸發(fā)出對企業(yè)單位、事業(yè)單位的未來發(fā)展的實際性作用。

2）提升管理建立工作的具體目標(biāo)。不一樣的企業(yè)單位、事業(yè)單位對于檔案管理的具體工作的要求是有所不同的，因此，要在推廣檔案管理信息化建立的進(jìn)程中，必須要以自己的要求出發(fā)，以現(xiàn)實用處作為基本要求，以必須的財力支撐，來構(gòu)、建立現(xiàn)實用處很強(qiáng)的管理方式。比如：一些事業(yè)單位的檔案管理工作來說，建立起網(wǎng)站來開展互聯(lián)網(wǎng)信息化管理，方便檔案管理者在互聯(lián)網(wǎng)上開展檔案信息的查詢。

3）提升管理者的綜合能力。檔案管理者的工作能力的高下直接關(guān)系到檔案管理工作的成效。由此可以看出，必須要通過增加和強(qiáng)化檔案管理者的工作能力，提升綜合能力的方式來增加和強(qiáng)化檔管理者的工作效率。可以按照培訓(xùn)考核的方式來提升管理者的綜合能力。比如：每隔一段時間組織進(jìn)行培訓(xùn)工作，講解互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理的具體方式，與此同時，多組織一些互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實際踐行活動，讓檔案管理人員可以從現(xiàn)實運作中更好的把學(xué)習(xí)到的相關(guān)知識轉(zhuǎn)換成實際能力。另外，還能夠開展一些考核，對所有的相關(guān)培訓(xùn)成果完成確定。把考核當(dāng)中有表現(xiàn)突出的人員可適時獎勵，考核不及格的要重新開始學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)到他們都可以達(dá)成考核目標(biāo)結(jié)束。

4）增加強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)備。基礎(chǔ)設(shè)備包含許多硬件設(shè)備，而且還包含許多軟件設(shè)備。基礎(chǔ)設(shè)備是保障檔案管理工作可以完成信息化管理的基本元素，企業(yè)單位、事業(yè)單位如果要想有效的提升檔案管理工作的成率，就必須必定要支付一些費用的支出，才可以最終完成工作的目的。

5）快速研究新的工作方式。管理工作方式?jīng)Q定了管理工作具體效果的重要原因，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)每天都在發(fā)生著變化，管理軟件的操作模式如今更是簡單明了，工作的效率也是取得成倍的提高。所以，我們要盡力把這些新的技術(shù)手段、新的方式帶入到工作當(dāng)中，又或者是自主研發(fā)新的辦公軟件，這全部可以讓管理方法向信息化的方向發(fā)生轉(zhuǎn)換與變革，又可以提升檔案管理的成效。

6）完美檔案制度。檔案的信息化管理最終也會朝著制度化、規(guī)劃化的方向發(fā)展，所以在企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展過程中，有必要完善檔案信息化管理制度此外，應(yīng)該盡量推動檔案的集中化管理，一方面，集中管理便于企業(yè)、事業(yè)單位的管理，信息搜集、獲取也更加簡便;另一方面，集中化管理有利于檔案安全管理工作的開展，從而讓檔案得到更好的保護(hù)。

4 結(jié)束語

檔案管理工作對于所有單位的未來發(fā)展都有重大的關(guān)系，擁有一個相對完美的檔案管理工作的方式，可以有力推進(jìn)企業(yè)單位、事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，由此可見，沒有良好的檔案管理工作方式將會妨礙單位未來發(fā)展的走向。所以，要想增加強(qiáng)化對檔案管理工作的關(guān)注力度，推進(jìn)檔案管理方式在當(dāng)今這個科技快速進(jìn)步的年代里不斷突破求新，進(jìn)而讓它更科學(xué)的向互聯(lián)網(wǎng)信息化的方向前進(jìn)。

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