檔案管理在企業內部控制中的應用

陳利倩

摘 要：在現代的企業中檔案管理顯得尤為重要，一個企業的內部控制的有效性受到這個企業檔案管理好壞的影響。在許多企業成功經營后所總結出來的經驗就是檔案管理在企業內部控制中起到十分關鍵的作用，檔案管理在完善企業的信息資料、加強企業內部管理監督，提高企業信息的有效性、加強企業內部信息交流都是十分有利的。

關鍵詞：檔案管理;企業;內部控制;企業運營

檔案這個詞在現代這個信息化的社會十分頻繁地出現，一個人從出生就有了屬于自己的檔案，檔案跟隨一個人的一生，同樣一個企業也會有自己的檔案，檔案管理對于一個企業的運營十分重要，對于企業內部控制有著十分廣泛的應用。檔案管理可以為企業內部做出正確的決策提供有理有據的信息分析;檔案管理可以為企業內部相關的人員及項目進行監管;檔案管理可以為企業內部的信息交流提供信息支持。總之，檔案管理在企業內部控制中的應用十分廣泛。一個企業檔案管理工作做好了，不管是對企業內部的內部控制或者是對企業外部的運營都是十分有幫助的。

1 現代企業的檔案管理工作

企業中的檔案管理工作對于企業內部運行的合理合法性提供有力的信息支撐，一個企業在其運營的過程中，不管是企業的歷史，還是企業運營中最重要的資金流動明細都需要進行檔案管理，我國現在企業的檔案管理工作對于企業的內部控制、外部運營、業內聲譽等都會有很重要的影響。在我國之前的企業經營之中，企業的檔案管理并不能引起企業家的重視，但是隨著近現代企業制度在逐漸革新、外來企業對我國企業的影響、還有最重要的一點就是企業之間的競爭都導致了我國企業對于檔案管理的重視程度增加，更是有越來越多的企業設置有專門的檔案管理部門。

筆者現在通過介紹幾個真實案例來說明在現代的企業管理之中檔案管理的重要性。首先我先介紹一個外國企業的案例，在2001年時，曾經是世界上有較大影響力的商品、能源和服務公司的安然公司被曝光了一則丑聞，是關于財務造假的丑聞，安然公司為了獲取超額利潤，欺騙了公司的股東，安然公司它銷毀相關的財務報告、藏匿了大量對外債務、制造假賬、偽造財務報告，這一系列的隱瞞、欺騙、誤導股東的卑劣行為使股東和各界人士都對安然公司喪失了最基本的信任，最終導致了安然公司的破產。在我看來，安然公司能夠一步一步將其積累的資產消耗其最根本的原因在于安然公司內部的檔案管理工作做得不到位，檔案管理工作不僅僅是企業經營表面的現象，更重要的是檔案管理要反映出一個企業內部運營的狀況，就拿安然公司銷毀財務報告來說吧，如果安然公司的檔案管理十分先進，有著十分嚴格的規定，那么想要銷毀財務報告便不是一件容易的事情了，可以說檔案管理在一定程度上可以對企業的運營管理進行規范，督促企業向更好的方向發展，促進企業更好地運營。

2 企業的內部控制力

何為企業內部控制力，企業內部控制力據相關研究報告指出企業內部控制是一套流程，它是由企業董事會、企業的管理層以及企業的員工為主體所組成的一種內部的控制關系，可以通過改變這種控制關系進而對企業營造一個良好的內部運營環境。合理的企業內部控制可以保證企業內部管理合法合規、企業財務更加清晰真實、企業的資產更加安全、企業內部相關的信息也會更加真實可靠。我國企業的發展落后于西方資本主義國家，所以我國的企業內部控制在很多方面參考借鑒了西方國家，企業內部控制其基本內涵就是通過企業內部不管是對于員工的管理還是對于企業內部信息的流通來促進企業更好地發展，通過優化企業內部控制來使企業內部的管理體系更加優化，對外經營有更強的競爭力。

我國的企業內部控制框架基本上是由COSO報告和《企業內部控制基本規范》的內部控制框架所組成的，其中在COSO報告中提出了五大核心要素和三大目標，其中五大核心要素指的是控制環境、風險評估、 控制活動、信息與交流、監控活動。接下來我來分開介紹一下，其中控制結構是指一種企業內部運營的流程或者說是結構，它可以為企業實施內部控制提供一種基礎;接下來的風險評估我認為是企業內部控制結構中比較重要的一點，它是針對企業的一些內部信息、組織活動等來對企業運營的風險進行預先評估;控制活動主要是關于企業內部人員、信息來展開的，通過對企業內部人員的管理或者信息的流通來達到一種對企業經營的一種控制;信息交流是關于企業信息來展開說明的，不管是企業外部經營信息還是企業內部的財務等信息，只要是對企業經營有幫助的信息，最后來解釋這個監控活動，它主要是對企業運營中各種內部控制要素是否還發生著作用進行評估。其中這三大目標分別包括報告目標、運營目標和臺規目標，報告目標主要是關于企業內部信息管理方面的，保證企業內部信息的真實性、可靠性以及信息的及時性和信息的透明度;運營目標主要就是針對企業的運營效率、企業的組織能力等方面來說的;臺規目標其主要是要求企業要遵守在運營是的各種法律法規，運用合適的規章制度來提高企業的經營效果。

3 如何通過檔案管理提高企業內部的控制力

上面我分別介紹了在企業運營中的檔案管理和內部控制，現在就來探究如何通過檔案管理來提高企業內部的控制力。我們在平時的生活中也經常可以聽到某某知名大企業因為一些企業內部管理不善的問題從而被曝出一些丑聞。上文中提到了安然公司的丑聞，現在我還想提到廣廈（銀川）實業股份有限公司，這個公司也是被曝出假造業績，在短短三年之中累計造假業績收入高達10億多元，這一案例與安然公司的案例時分類似，因此它被稱為中國的“安然事件”。

檔案管理通過對企業內部一系列信息的整理來在企業內部控制發揮一些積極的作用，當一個企業的檔案管理應用到企業內部控制中去，也就是把一個企業經營的一系列信息應用到企業內部對于人員或者信息流通中，這樣不論是關于企業內部員工的控制還是對于企業內部一些關鍵信息的交流都是很有幫助的，如果把企業內部的信息都整理得十分清晰明了，那么對于提高企業內部的控制力十分有利，這時企業在對于企業員工調整，或者針對企業相關部門改革都會更加的有目標性，更加知道該如何調整才可以提高企業的運營效率。檔案管理可以對企業內部控制起到督促的作用，也就是說檔案管理部門會對企業的各個部門的工作進行考核評估，這樣企業內部各部門也會有十分激烈的競爭意識，可也營造一個十分良好的企業內部努力工作的氣氛，這樣就會對企業的發展很有利，會提高企業的運營效率，增強企業的市場競爭力，可以使得企業在當代競爭如此激烈的企業經濟中取得一些成果。檔案管理就是針對企業內部的運營所起到的作用，檔案管理可以通過為企業控制提供可靠地信息，從而讓企業內部控制更好地為企業發展服務。

4 結束語

經過上面從一些方面的論述，可以得出：檔案管理在企業內部控制中是有很大幫助的，這兩者之間的關系也是十分的密切，檔案管理和企業內部控制這兩者之間也是相互促進的，同時檔案管理和企業內部控制兩者的發展進步也促進了企業的發展，這兩者可以在很大程度上推動企業的進步。檔案管理為企業內部控制提供信息支撐。

參考文獻

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