基層事業單位檔案現代化管理工作對策

李俊芳?李燕

摘 要：在社會經濟高速發展過程中，事業單位得到很大進步，其中，檔案管理工作扮演著極為重要的角色。檔案工作存在的目的并非起到獲得利益的作用，而是為了更好的記載重要信息，方便查閱重要記錄，為基層事業單位可持續進步和發展起到重要的保障作用。

關鍵詞：基層事業單位;檔案;現代化管理

基層事業單位內檔案管理工作是對單位內所有員工的工作表現、歷史背景、行為軌跡、獎懲情況及個人經歷與整個單位各項活動的全部記錄，是事業單位內重要的人事管理載體，也對事業單位發展實現了準確記錄，從其內容來看，有著較強的政策性、機密性及專業性。因此，對新時期提高檔案管理科學化水平的路徑進行分析有著較為重要的意義。

1 基層事業單位檔案現代化管理工作現狀

1.1 檔案管理制度不甚完善

事業單位的檔案管理都是在事業單位成立初期就存在的，其根據事業單位的實際情況建立，并有一定的規范作用，包括檔案管理制度也是基于實際的。經濟社會的快速發展使得社會產生巨大的變化，隨時更新的社會情況使得事業單位的工作內容也在改變，一切都與以往不同。但事業單位的檔案管理制度仍舊是以往的管理模式，不僅不能滿足全新的時代要求，也要造成檔案管理工作本身和其他工作的混亂。雖然傳統的檔案管理工作制度中規定著檔案管理工作的人員和部門，但事業單位在發展中，做出不少調整，若仍按照傳統的檔案管理制度，會完全無法實現預期的執行效果。

1.2 檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風險

我們都知道信息化時代的到來在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現在以下幾個方面：一是電子檔案在傳輸過程中存在泄露的風險，這就要求在傳輸檔案時應運用相關的安全軟件，避免此類情況的發生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風險，網絡黑客的存在直接影響著各種網絡信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標準購置相應的殺毒和防護軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風險意識較差，沒有嚴格按照檔案管理的相關制度來開展工作，存在著一定的檔案遺失風險。

1.3 人員專業素質有待提升

檔案管理人員的專業素質過低，責任心不強，創新意識淡薄，事業單位檔案管理隊伍整體素質有待提高。作為檔案數字化建設的主要實施者，檔案管理人員身上肩負著重大的職責和使命，倘若他們的工作態度敷衍，罔顧事業單位的規章制度而出現違規操作，就會導致事業單位蒙受了不可估量的經濟損失。在信息時代下檔案數字化建設需要檔案管理人員可以靈活使用計算機設備來采集、分析和處理信息，而這一點只有很少一部分檔案管理人員能夠做好工作效果大受影響。事業單位不能忽視對檔案管理人員的教育和培訓工作，否則就會自嘗苦果，致使檔案數字化建設難以落實，檔案信息化建設遲遲無法實現。

2 基層事業單位檔案現代化管理工作優化對策

2.1 加強制度完善

要想保證事業單位檔案信息化建設得以落到實處，事業單位領導必須要適時地轉變自己的思想觀念，對相關工作報以足夠的關注，尤其是在資金和資源上要保持充足供應，還要將檔案管理信息系統的建設和維護工作交由專業技術人員來完成，加強對他們工作的監督，推進檔案數字化建設的落實，以強化檔案管理信息系統的性能，提高檔案管理工作質量。健全的制度可以給事業單位檔案數字化建設和檔案管理工作的科學化、高效化開展提供有力保證，需要密切結合我國法律法規，充分考慮到事業單位經營管理的實際情況，指導相關工作的規范化開展。對于違規操作的檔案管理人員絕不姑息，予以嚴懲，此舉能夠讓檔案管理人員發自內心的重視崗位工作，自覺遵守檔案管理制度，不做危害事業單位利益的行為。在制度的保障之下事業單位檔案數字化建設步伐將更加穩健，檔案管理工作質量也會邁上一個嶄新的臺階。

2.2 全面強化檔案管理工作信息化建設

檔案管理工作信息化建設已經成為其發展的必然趨勢，從當前檔案管理工作開展實際來看，其總體有著較大的提升空間。因此，事業單位領導必須轉變傳統的檔案管理工作認識，健全檔案管理工作機構，在檔案管理中將事業單位工作計劃、領導議事日程、職工經濟責任及職工崗位責任等納入檔案管理工作中。同時，在進行信息化建設時，可選擇使用當前已經較為成熟的檔案資源管理系統、CAM系統、CAD系統等，通過借助多媒體技術與計算機技術對圖像檔案與文字檔案進行準確識別，及時存儲到檔案信息庫中。也可選擇使用網絡平臺對檔案資料進行傳輸，實現檔案管理的無障礙、遠距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時也可有效防止出現檔案在長期保存過程中出現的損壞與老化等問題。此外，在檔案管理信息化建設中，對檔案管理信息化管理標準進行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統軟件的可移植性，推動檔案管理工作信息化建設標準化程度。

2.3 提高服務水平

檔案管理工作的本質是服務，為了更好地服務于單位以及個人，利用好已有的資源，檔案管理工作要在信息化的基礎上，有針對性地強化與創新原有的服務方式，使其更好地契合單位需求。首先，伴隨社會的持續發展和開放，進一步創新服務內容。其次，我國互聯網信息科技的發展日新月異，檔案服務也要做到與時俱進。以季度為基礎周期，了解最新科技，有針對性地調整創新，以契合社會的需求以及發展走向。事業單位要采集用戶的使用反饋意見，以了解當前檔案使用過程中存在的問題，在調整的過程中做到有的放矢，完成創新優化的目的。

2.4 加大人才培養力度

無論在任何領域、任何工作中人才都是一類非常寶貴的資源，對于檔案數字化建設也不例外，需要有一定數量和質量的人才為基礎，檔案管理人員不但要對本職工作知之甚詳，還應具備較高的計算機技術水平，可以靈活使用計算機來開展相關業務活動。要求事業單位能夠切實加大人才培育力度，將檔案數字化建設及管理所需的先進知識和技術傳授給相關工作人員，使之能夠出色的完成崗位工作，推進檔案信息化管理的早日落實。與此同時，事業單位還要加強對檔案管理人員的職業道德教育，提高他們的道德水平，增強他們的奉獻精神，促使其以飽滿的熱情和積極的心態迎接實踐工作中的各類挑戰，心甘情愿的歸于平凡，踏踏實實的做好檔案歸檔、保管、利用等工作，為事業單位的長遠健康發展貢獻一份力量。

3 結語

綜上分析，全面提升新時期檔案管理科學化水平有著較為重要的意義，但是從當前很多單位開展的檔案管理工作情況來看，相對于新形勢和新任務的要求，仍舊有著較大的差距，因此，這就需要各單位在開展檔案管理工作中，全面認識到新形勢下檔案管理工作發生的變化，持續提升檔案管理工作的總體效能，充分發揮出檔案管理的作用，更好服務于單位的發展與員工的需求。

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