事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

歐陽(yáng)哲毅

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和時(shí)代的變化使得傳統(tǒng)的工作模式與工作方法逐漸暴露出諸多弊端，特別是事業(yè)單位的檔案管理工作，這不僅嚴(yán)重降低了事業(yè)單位檔案管理工作的效率，還影響其他行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，本文先是闡述了什么是檔案管理，又分析了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后詳細(xì)研究了解決檔案管理工作中存在問(wèn)題的具體路徑，希望能對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提供一定的借鑒和參考，推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

1 檔案管理工作的概述

檔案管理是指檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理和服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是我國(guó)檔案事業(yè)的基本組成部分，主要包括檔案收集、檔案保管、檔案管理、檔案編目、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)和檔案編輯、研究等各項(xiàng)工作。其服務(wù)對(duì)象是檔案的使用者，管理對(duì)象是檔案。

2 現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步使得我國(guó)各行各業(yè)都開(kāi)始進(jìn)行改革和創(chuàng)新，事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外，但在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作中還存在諸多問(wèn)題，主要分為以下幾個(gè)方面：

2.1 事業(yè)單位不重視檔案管理工作

很多單位缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，所以很多員工就是機(jī)械的整理檔案，導(dǎo)致很多資料不能直接使用，所以檔案管理的不正確，會(huì)大大降低員工的工作積極性，更加無(wú)從談起管理理念的突破和創(chuàng)新，而且在檔案管理的工作中，一直認(rèn)為不丟失、不泄露檔案就算完成工作，不會(huì)盡心地整理和收集檔案，導(dǎo)致在資料堆積過(guò)程中越來(lái)越雜亂，也說(shuō)明檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間的持續(xù)性處于一種沒(méi)有規(guī)矩和混亂的階段。

2.2 專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人才不足

專(zhuān)業(yè)的人才是各項(xiàng)工作順利、高效進(jìn)行的關(guān)鍵。但現(xiàn)階段在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，小部分的檔案管理工作人員甚至從來(lái)沒(méi)接受過(guò)正規(guī)的檔案信息化教育與培訓(xùn)，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)人為誤差，無(wú)法發(fā)揮檔案信息化管理的最大效用。有些事業(yè)單位甚至沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，僅僅是其他工作人員兼任檔案管理工作，這不僅無(wú)法完成和實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，還嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位其他工作的順利進(jìn)行。

2.3 事業(yè)單位的檔案保護(hù)意識(shí)不足

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，人們?cè)絹?lái)越重視信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)，以前事業(yè)單位原有的檔案管理設(shè)備和方式，已經(jīng)跟不上現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展，但是我國(guó)很大一部分的事業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題的重要性。因此，很多事業(yè)單位在日常的檔案管理工作中，并沒(méi)有及時(shí)更新有關(guān)檔案管理的資料，也沒(méi)有根據(jù)時(shí)代與社會(huì)的發(fā)展，引進(jìn)最新的檔案管理設(shè)備與技術(shù)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理和修復(fù)，無(wú)法有效保護(hù)檔案中的信息。

3 解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在問(wèn)題的措施

要想解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，事業(yè)單位必須要采取以下措施，加快檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化建設(shè)。

3.1 事業(yè)單位要重視檔案管理工作

事業(yè)單位想要推動(dòng)檔案管理工作的有效發(fā)展，就必須提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，還可以在相關(guān)的管理部門(mén)中建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，選派專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理工作人員，定期檢查檔案管理工作人員的工作，及時(shí)指導(dǎo)監(jiān)督檔案管理人員的工作，還需要建立一個(gè)完善的檔案管理人事的考核制度，及時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)那些工作表現(xiàn)良好、業(yè)務(wù)水平較高的工作人員，對(duì)那些工作表現(xiàn)較差、業(yè)務(wù)水平不高的工作人員進(jìn)行批評(píng)與相應(yīng)的懲戒，并對(duì)其進(jìn)行有效的指導(dǎo)，有效提升其業(yè)務(wù)水平與工作能力。其次，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到工作的重要性，讓員工盡量多做出一點(diǎn)建設(shè)性的意見(jiàn)，這樣不僅增加了員工的參與度與積極性，還能讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自己的工作重要性，是可以促進(jìn)單位發(fā)展的，并不是可有可無(wú)的。

3.2 建立嚴(yán)格的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位為社會(huì)主義建設(shè)做出了很多重要貢獻(xiàn)，科學(xué)的檔案管理能夠促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位的檔案管理中，要建立嚴(yán)格完善的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守國(guó)家頒布的各項(xiàng)檔案管理法則，并根據(jù)單位實(shí)情增加檔案管理的規(guī)章制度，全面約束檔案管理的工作人員，做到依法管理、按章辦事，有效地杜絕管理人員違反規(guī)定行為的發(fā)生，全面確保事業(yè)單位檔案管理和檔案信息的安全性。

3.3 事業(yè)單位檔案管理工作人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的加強(qiáng)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位管理工作的最大困難就是工作人員的素質(zhì)低下，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門(mén)不注意新鮮血液的引進(jìn)，缺少一定的專(zhuān)業(yè)性人才。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該注重檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升工作效率，與時(shí)俱進(jìn)，不僅要工作人員提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與計(jì)算機(jī)管理能力，還要提高其對(duì)本職工作的重視和熱愛(ài)、處理檔案管理工作中突發(fā)事件的處理能力，為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

3.4 增加檔案高科技設(shè)備，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理有著設(shè)備老化以及工作效率低下的普遍問(wèn)題，在創(chuàng)新檔案管理工作中，使用完善的檔案管理設(shè)備，能夠提升檔案管理部門(mén)的效率。更換先進(jìn)的管理設(shè)備，可以讓管理人員更好地發(fā)揮自己的作用，因此，單位可以引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備，聘用更專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，讓檔案管理人員體現(xiàn)優(yōu)質(zhì)化、信息化的特點(diǎn)。還需要完善檔案管理制度，需要完善檔案保管、保密、利用、鑒定監(jiān)督和安全與消防等制度，要能夠保證檔案信息真實(shí)完整有效，需要更新的及時(shí)更新，需要?jiǎng)h除的要按照規(guī)定程序進(jìn)行審核才能刪除，要做好安全建設(shè)工作，防止檔案的丟失和盜竊，要做好內(nèi)部監(jiān)督控制的制度，以促使檔案管理制度能夠切實(shí)的執(zhí)行，這樣的檔案管理工作才能保障與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要與時(shí)俱進(jìn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作模式與工作方法已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步了，亟需進(jìn)行改革與創(chuàng)新。因此，事業(yè)單位要建立完善的檔案管理信息化體系，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方法與工作模式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的教育與培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能，推動(dòng)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化。

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