參保人歷史信息審核現狀引發勞動用工管理的思考

田艷艷

摘 要：養老金為老年人生活提供了基本的生活保障，對職工的歷史信息進行審核是核發養老金的前置工作，在歷史信息審核的過程中，人事檔案中部分關鍵信息的不確定，給退休辦理和養老金核發帶來了不少爭議。筆者針對歷史信息審核中出現的問題，提出嚴格用工制度、規范檔案管理、建立大數據庫，來進一步完善養老保險制度，和諧養老保險關系。

關鍵詞：養老保險;歷史信息審核;人事檔案;勞動用工

養老保險，全稱社會基本養老保險，是國家和社會根據一定的法律和法規，為解決勞動者在達到國家規定的解除勞動義務的勞動年齡界限，或因年老喪失勞動能力退出勞動崗位后的基本生活而建立的一種社會保險制度。養老保險是社會保障制度的重要組成部分，是社會保險五大險種之一。養老保險的目的是為了保障老年人的基本生活需求，為其提供穩定可靠的生活來源。

養老保險制度的建立，使老年人老有所養，為老年人提供了基本的生活保障。然而，在為職工（本文中的“職工”均指國有和縣級以上集體所有制單位的原干部和固定工）辦理退休手續時需要確定職工的出生年月、工作崗位、繳費情況等信息，以此確定職工退休時間及計發養老金，因此需要審核職工的歷史信息，查閱人事檔案，但是在歷史信息審核的過程中，會發現如檔案資料缺失、信息不一致等問題，本文將從對職工歷史信息審核的角度對勞動用工管理方面進行思考和探索。

一、歷史信息審核的背景

我國城鎮職工的基本養老保險制度，是按照國家統一政策強制實施的，以保證廣大離退休人員基本生活需要。其發展經過了長期摸索到逐步完善的過程，它是以1951年頒布了《中華人民共和國勞動保障條例》為起點發展起來的，“文化大革命”時，遭到嚴重破壞。十年動亂結束，養老保險制度發展進入新時期，特別是1984年以來，養老保險制度經歷了三個重要時期。第一個時期是1984—1991年，實行了退休費用社會統籌和職工個人繳納養老保險費。1991年國務院頒布《國務院關于企業職工養老保險制度改革的決定》提出建立多層次的養老保險制度，基本養老保險費用由國家、企業、個人三方面共同負擔，實行個人繳納養老保險費。第二個時期是1992—1996年，1993年黨的十四屆三中全會決定建立社會主義市場經濟體制，我國實行的基本養老保險制度是社會統籌與個人賬戶相結合的模式。第三個時期是1997年頒布了《國務院關于同意企業職工基本養老保險制度的規定》，這個文件實現了“三個統一”：企業繳費和個人繳費的統一，企業繳費不超過工資總額的20%，個人繳費不超過工資總額的8%，將來逐步過渡到個人繳費8%;統一賬戶比例，個人繳費都進入個人賬戶，不夠11%由企業繳費補充;統一了計發比例，職工養老金由三部分組成：基礎養老金、賬戶養老金和過渡性養老金。基礎養老金是按照當地社會平均工資的20%發放，賬戶養老金是根據賬戶積累數量發放，繳費高的發放就多;過渡養老金是根據建立賬戶之前的工齡計算的。

根據國務院國發《關于深化企業職工養老保險制度改革的通知》（﹝1995）6號），建立養老保險個人賬戶后，養老金的計發辦法采取“新人新制度、老人老辦法、中人逐步過渡”的方式。其中“老人”是指建立養老保險個人賬戶前已經退休的人員。“中人”是指建立養老保險個人賬戶之前參加工作，建立養老保險個人賬戶之后退休的人員，“新人”是指建立養老保險個人賬戶之后參加工作的人員。

職工累計繳費年限包括實際繳費年限和視同繳費年限。由于計劃經濟下的退休制度沒有養老保險費的積累，職工也不需要交費，國家將職工參保前符合國家原規定計算的連續工齡視為視同繳費年限。它在計發“中人”養老金時關系到養老金數額多少，對于計發“老人”的養老金不起任何作用，而計發“新人”的養老金時也將被“實際繳費年限”來替代。

因此對于“中人”來講，由于養老金的計發跟視同繳費年限、個人賬戶金額、工作崗位等因素有關聯。在發放退休金之前，社保經辦機構會對職工的出生日期、參加工作時間、工作經歷、參保信息及工作崗位等情況進行審核。人事檔案是職工歷史的真實記錄，通過檔案可以清楚地了解職工的工作軌跡。因此，查閱人事檔案是對職工歷史信息審核的重要途徑。

二、歷史信息審核中出現的問題

在實際工作中，對職工歷史信息審核，出現的問題可歸納為以下幾方面。

1、檔案中材料的缺失

人事檔案作為見證個人學習及工作狀態的可信憑證，其內容分為10大類，跟視同繳費年限審核有關的，影響退休辦理及退休后待遇計算的主要材料有：招工材料，包括招工錄取通知書、招工審批表、報到單等;“知識青年”上山下鄉手續材料，包括上山下鄉的登記表、審批表、回城招工審批材料、報考審批材料等;軍人從軍材料，這部分材料包括入伍審批表、退伍登記表;工作調動材料，包括商調函、檔案轉接通知書等，工作變動服從組織調動原則，人員的流動要經過各級勞動部門審批，由于個人原因離開單位的，一般不能作為視同繳費時間。

職工的檔案里面的原始材料作為認定職工連續工齡的依據，在審核連續工齡時，基本的要求是“符合政策、材料齊全、手續完備”。但是由于一些勞動用工手續不全，在歷史演變中出現界定不清的情況，如早期知青下鄉，有些沒有辦任何手續。還有一些檔案管理不規范，沒有將這些資料及時入檔，多年以后，造成勞動者檔案中這部分材料的缺失，這將影響了職工視同繳費時間的審核確認。

2、檔案中信息之間不一致

在為職工辦理退休手續，查閱職工檔案時，發現職工的檔案材料中有些信息的記載是不一致，信息之間有沖突。

如出生日期，在歷史信息審核中，出生日期關系著勞動者的退休時間。《國務院辦公廳關于進一步做好國有企業下崗職工基本生活保障和企業離退休人員養老金發放工作有關問題的通知》及勞動和社會保障部1999年發布的《關于制止和矯正違反國家規定辦理企業職工提前退休有關問題的通知》中指出：國家法定的企業職工退休年齡是男年滿60周歲、女工人年滿50周歲、女干部年滿55周歲。從事井下、高溫、高空、特別繁重體力勞動或其他有害身體健康工作的，退休年齡男年滿55周歲，女年滿45周歲，因病或非因工致殘，有意愿證明并經勞動能力鑒定委員會確認完全喪失勞動能力的，退休年齡為難年50周歲，女年滿45周歲。然而，在職工檔案中，關于出生日期存在多種不一致的情況：前后記載不一致;記載日期被涂改;組織上過去認定出生日期做出的結論與最先記載的不一致;單位或個人提供的有關證明材料與檔案記載出生日期的再造材料不一致。這些信息不一致就會導致難以確認出生日期，從而對退休時間產生爭議。

3、政策依據不統一

社會養老保險是社會保障體系的重要保障體系的重要組成部分。為我國的經濟發展和社會穩定做出重要的貢獻。但是，長期以來，由于我國各省、各行業用工管理方面政策依據或者政策理解的不一致，在國家養老保險采取地方統籌以后，對于職工某些工作時段是否屬于視同同齡，社保機構、用工單位及職工有著不同的理解，容易引起爭議。比如，鐵路企業對于國家統一招生計劃內招收的自費生，在行業統籌管理時，經過行業審批即按照國家統一分配的大學生管理辦法進行用工。在劃入地方統籌管理后，社保機構根據按照地方用工管理辦法，認為招用自費生沒有經過勞動行政部門的審批，不能作為視同工齡。再比如鐵路職工局內跨省工作調動，鐵路企業認為是內部調整，局內單位做好調轉手續即可，社保機構在審核連續工齡時，認為跨省調動則需要行政部門審批才予認可。這些由于勞動用工依據政策不一致給視同繳費年限計算出了很大的難題。

三、勞動用工管理的思考

就現在而言，辦理退休手續時，需要進行歷史信息審核的人員包括職工中的“中人”，還有養老保險“雙軌制”改革前的具有機關事業單位工作經歷的職工。當然，很多歷史信息審核中關鍵因素難以確定都是歷史原因造成的，但是從審核歷史信息工作中審視、分析這些問題，對于現在及以后的勞動用工具有一定的指導意義，筆者對勞動用工管理有以下幾個方面的思考：

1、嚴格用工制度

我國的勞動用工經過長期的發展，不斷地完善。我國現行的關于勞動用工方面的法律有：《勞動法》、《勞動合同法》、《社會保險法》、《就業促進法》、《未成年保護法》、《職業病防治法》、《工會法》、《殘疾人保障法》等;行政法規有《女職工勞動保護法》、《關于修改（職工工作時間的的規定）的決定》、《失業保險條例》、《工傷保險條例》、《勞動保障監察條例》等;行政性法規文件有《國務院關于職工探親待遇的規定》、《國務院關于建立城鎮職工基本醫療保險制度的決定》、《國務院關于進一步加強就業再就業工作的通知》等;部門規章有《關于工資總額組成的規定》、《勞動和社會保障部關于職工全年月平均工作時間和工資折算問題的通知》等，還有一些地方性規章，等等這些，都為企業勞動用工的規范性提供了依據，通過嚴格把控用工制度，進一步規范勞動用工方面的管理。一方面，企業要嚴格按照這些法律法規的規定，建立企業的勞動用工制度體系，規范勞動用工手續，簽訂勞動合同，從勞動報酬、休息休假、安全保護、社會保險和福利等方面規范單位和員工的行為;另一方面，加強勞動用工方面的監察。由于勞動者通常為弱勢群體，通過監督監察，及時矯正企業不為職工參加繳納或者少交社保費等勞動用工方面的不良行為，保護勞動者的合法權益。

2、規范人事檔案管理

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用檔案。

為了防止檔案材料的遺失和信息不一致，建立健全人事檔案保管制度是非常有效和必要的。一要材料及時歸檔，首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求，然后根據材料的內容和屬性，及時將材料放入檔案;二要審核鑒別，嚴格要求與立足實際相結合，對填寫不規范、手續不完備的檔案材料要重新填寫、補辦手續，通過補充收集、原件復印、完善手續等方式進行補充，并結合檔案記載情況綜合研判確定，進而保證信息的準確、一致、可靠。三要安全防護，定期對人事檔案進行檢查，查看是否霉爛、蟲蛀等，定期對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，以保護人事檔案的安全和完整。

3、建立信息數據庫

長久以來，全國各省的社保工作及省內各機構之間的工作處于相互獨立割據狀態，有的部門以安全和影響系統運轉效率為由，不對外開放數據庫或者降低數據共享權限，這也給審核職工的歷史信息造成了一定的困擾。一方面，社保經辦機構在審核歷史信息時除了職工檔案，沒有其他方面參考信息的來源渠道;另一方面，審核歷史信息時出現審核結果與職工意見不一致時，社保機構要求單位或職工舉證補充相關資料，但由于歷史等原因，單位和職工無法提供其他工作證明資料。這樣就會引起職工和社保機構之間的矛盾，在某些情況下，確實會降低職工本身的利益。

隨著信息化時代的到來，建立信息數據庫就顯得非常有重要和必要。一方面，建立全國范圍內的人事信息系統，這樣可以打破地方之間人才流動的壁壘，人事信息可以作為人才引進人的重要參考，同時社保信息可以做到無縫銜接;另一方面，建立信息數據庫，社保、公安、民政、稅務、銀行等部門之間數據實現共享，在審核職工歷史信息時，人事檔案中原材料遺失或者不完整的情況下，大數據中的信息可以作為一個旁證材料進行綜合研判。此外，數據是信息的源泉，更是挖掘價值的基本資料，建立信息數據庫，可以針對數據進行梳理、分析，并將數據分析融合到經辦工作中，用數據服務決策。

參考文獻

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