合同管理中的財(cái)務(wù)管控

摘要：企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)離不開合同，企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)不斷尋求運(yùn)用財(cái)務(wù)能力加強(qiáng)合同管理尤其是重大經(jīng)濟(jì)合同管理的途徑，來達(dá)到能夠更好地設(shè)計(jì)合同條款確保自身權(quán)益、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的目的。本文主要分析了企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)管控工作的現(xiàn)狀以及面臨的問題，并對如何提升財(cái)務(wù)在合同管理中的作用進(jìn)行了分析，以期能夠?yàn)槠髽I(yè)在合同管理中運(yùn)用財(cái)務(wù)管控來提升效益防范風(fēng)險(xiǎn)做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：合同管理;財(cái)務(wù)管控

中圖分類號(hào)：F275文獻(xiàn)識(shí)別碼：A文章編號(hào)：

2096-3157（2020）05-0081-02

合同管理是一項(xiàng)綜合性的工作，不僅僅包含合同具體內(nèi)容的專業(yè)性要求，也有綜合性管理要求。合同管理貫穿經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，是一項(xiàng)綜合性的活動(dòng)，具有法律效力。經(jīng)濟(jì)類合同往往離不開財(cái)務(wù)內(nèi)容，影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益與風(fēng)險(xiǎn)可能。進(jìn)行合同管理中財(cái)務(wù)管控研究，對企業(yè)的合同相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。

一、研究的理論基礎(chǔ)

1.契約經(jīng)濟(jì)學(xué)

契約經(jīng)濟(jì)學(xué)研究的重點(diǎn)為經(jīng)濟(jì)主體怎樣運(yùn)用特殊的合約規(guī)定來處理信息不對稱的困擾，這算是信息經(jīng)濟(jì)學(xué)的研究范疇。假如委托人不清楚代理人的具體情況和特性，就會(huì)造成逆向選擇的結(jié)果。在這一課題的研究上，喬治·阿克洛夫是一位先驅(qū)，他調(diào)查研究闡述了舊車市場產(chǎn)生的逆向選擇。舉個(gè)例子來說，邁克爾·斯彭思的勞動(dòng)市場案例講的就是代理人利用具備自己特色的信號(hào)進(jìn)行傳送，之后委托方獲取信號(hào)的過程，這便是一種緩和的手段。

根據(jù)新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)作為切入點(diǎn)，企業(yè)是多個(gè)合約的核心，同時(shí)連接著各個(gè)方面。合約的模式都不一樣，但都是把賣方和買方進(jìn)行連接的平臺(tái)或手段。不只是帶來人力資源的老板、帶來資本資金的股東，還包括原料提供商、機(jī)器軟件提供商、負(fù)責(zé)銷售的經(jīng)銷商以及作為消費(fèi)者的廣大顧客群體，都能夠形成合約聯(lián)系。再加上和有關(guān)政府部門的管制、監(jiān)督關(guān)系，以及人民之間形成的監(jiān)督、社會(huì)道德關(guān)系等。企業(yè)的契約關(guān)系一直都在調(diào)整，目前合作的契約方也許會(huì)決定終止契約，而新的契約方可能會(huì)啟動(dòng)契約。所以企業(yè)不止現(xiàn)在已經(jīng)合作的契約，也會(huì)有很多具有合作可能性的潛在契約。契約市場是目前的合作契約方以及潛在契約方調(diào)整和變化的地點(diǎn)。潛在契約進(jìn)入契約市場進(jìn)行合作，而已經(jīng)合作的契約方可以決定終止契約，離開契約市場。

2.合同管理理論

大量有關(guān)合同管理的研究為合同管理奠定了理論基礎(chǔ)，形成了合同管理理論系列。研究認(rèn)為，合同管理管理不是靜態(tài)的，合同造成的財(cái)務(wù)變化直接影響企業(yè)的業(yè)績，因此從合同的洽談、草擬開始，到簽訂、生效、修改、補(bǔ)充、中止直至失效的整個(gè)過程中，實(shí)施財(cái)務(wù)管控能夠更好地實(shí)現(xiàn)合同目的。同樣，合同管理具有系統(tǒng)性和連續(xù)性的特點(diǎn)，需要綜合管理和全時(shí)段監(jiān)控以及全員參與。合同管理具有的動(dòng)態(tài)性要求隨時(shí)注意合同生存的環(huán)境等情況變化，警惕對企業(yè)不利的情形，根據(jù)情況及時(shí)對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止，防范風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

二、合同管理制度中的財(cái)務(wù)職責(zé)分析

合同的有效管理需要合同制度的支持。多數(shù)企業(yè)的合同管理制度會(huì)涉及財(cái)務(wù)參與合同管理的條例，但是合同實(shí)際產(chǎn)生和履行中，財(cái)務(wù)部門多是輔助的地位，對合同管理過程中涉及利益和風(fēng)險(xiǎn)的情況缺少話語權(quán);很多財(cái)務(wù)參與的時(shí)候，合同已到木已成舟的狀態(tài)。從風(fēng)險(xiǎn)和利益的角度考慮，合同管理過程中需要財(cái)務(wù)部門盡早介入，能夠使風(fēng)險(xiǎn)可控或者能夠避免更大的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)取得合同利益最大化。合同簽訂前，財(cái)務(wù)部門以財(cái)務(wù)專業(yè)眼光對合同進(jìn)行分析，財(cái)務(wù)角度的提醒或許就可以減少不利條款，避免合同簽訂后遇到的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)在合同管理中的責(zé)權(quán)需要制度性明確。對于重大經(jīng)濟(jì)合同，最好從制度上支持財(cái)務(wù)部門從招投標(biāo)或者談判階段就參與其中，明確合同簽訂前、簽訂中、簽訂后各環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)簽字審批權(quán)利;對具有較大風(fēng)險(xiǎn)、影響公司利益的重大合同事項(xiàng)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人從財(cái)務(wù)角度分析認(rèn)為不可行的，可以提出反對意見，擁有否決重大風(fēng)險(xiǎn)合同的權(quán)力。

三、合同管理過程的財(cái)務(wù)管控重點(diǎn)分析

合同管理中，財(cái)務(wù)管控的重點(diǎn)，主要是把握合同金額、結(jié)算條款、涉稅事項(xiàng)、保證證金等條款。當(dāng)然在合同不同階段，這幾個(gè)管控重點(diǎn)的側(cè)重有所不同。下面從合同簽訂前、簽訂過程、執(zhí)行環(huán)節(jié)三個(gè)階段分別探討財(cái)務(wù)管控工作。

1.財(cái)務(wù)在合同簽訂前的相關(guān)工作

重大的經(jīng)營合同簽訂前，一般會(huì)經(jīng)過招投標(biāo)或者談判，投資合同和工程項(xiàng)目還要進(jìn)行可行性研究分析等。這些環(huán)節(jié)都需要財(cái)務(wù)提供支持，比如可行性研究分析階段的數(shù)據(jù)核驗(yàn)、分析;簽合同前，合作單位的主體資格、信用狀況、報(bào)表數(shù)據(jù)都需要等進(jìn)行財(cái)務(wù)專業(yè)分析;必要時(shí)可以實(shí)地查看，借助社會(huì)中介組織力量或者深入調(diào)查，核實(shí)資料的真實(shí)性。判斷公司合作對象的真實(shí)實(shí)力，給公司招投標(biāo)或者談判提供可靠信息。

招標(biāo)文件的形成階段，財(cái)務(wù)就需要對合同的重大條款嚴(yán)格審核;重點(diǎn)放在資金收付、發(fā)票類型、發(fā)票稅率、履約保證金、質(zhì)保金等條款把關(guān)，特殊合同的其他約定事項(xiàng)也需要重點(diǎn)關(guān)注;履約保證金的格式內(nèi)容、起止時(shí)間、資金形式，都需要財(cái)務(wù)仔細(xì)把關(guān)。具體的招投標(biāo)過程，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)需要做好監(jiān)督;對于投標(biāo)單位的關(guān)聯(lián)性、串標(biāo)、圍標(biāo)等情況，財(cái)務(wù)人員要多了解;盡力營造一個(gè)公平的招標(biāo)環(huán)境，讓企業(yè)的采購價(jià)格更加合理，確保公司利益。

合同簽訂前，要結(jié)合企業(yè)的預(yù)算和相關(guān)制度，合同金額盡量控制在預(yù)算范圍。財(cái)務(wù)人員要有預(yù)判意識(shí)，結(jié)合預(yù)算控制去把握合同簽訂前金額確定。對于超過預(yù)算金額較大的合同，對預(yù)算也影響大的情況下;合理專業(yè)分析理由后，及時(shí)對預(yù)算進(jìn)行變更。

2.合同簽訂過程中的財(cái)務(wù)管理

相對于合同簽訂前，合同簽訂過程中的財(cái)務(wù)管控，需要更加專業(yè)、更講究技巧。正常的合同簽訂過程中，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該著重對合同金額、結(jié)算條款、涉稅、保證金、違約金、滯納金事項(xiàng)審核把關(guān)。原則上，財(cái)務(wù)人員提出的意見要在合同里修改的，個(gè)別表達(dá)可以文字上有所不同意思必須一致。

合同簽訂過程，每個(gè)企業(yè)都會(huì)優(yōu)先選用自己的合同格式，雙方博弈后都會(huì)用強(qiáng)勢一方的合同格式。假如企業(yè)做為弱勢一方，不得采用對方的合同格式，給予企業(yè)個(gè)別條款修改的空間比較小。這種情況下，財(cái)務(wù)人員一味堅(jiān)持企業(yè)的許多合同條款要求，會(huì)導(dǎo)致合同無法簽訂，影響企業(yè)的整體利益。這個(gè)時(shí)候，需要財(cái)務(wù)人員以大局為重;征得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意后堅(jiān)持企業(yè)的底線，再對合同涉及的財(cái)務(wù)條款溝通，盡可能獲得更多利益。比如設(shè)備帶安裝的施工合同，銷售方傾向于全部開具稅率低的施工業(yè)務(wù)發(fā)票;采購方傾向于全部收到高稅率的設(shè)備發(fā)票。本來分開開具發(fā)票是沒有爭議的，現(xiàn)實(shí)中銷售人員和采購人員會(huì)混在一起統(tǒng)一開具發(fā)票的;面對這些，財(cái)務(wù)人員只能耐心地專業(yè)溝通，溝通中確保企業(yè)利益。如果溝通沒有結(jié)果，涉及到嚴(yán)重的發(fā)票問題，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該堅(jiān)決地反對，并及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.財(cái)務(wù)部門在合同簽訂后的管理工作

合同是財(cái)務(wù)開具發(fā)票和付款的依據(jù)，已簽訂的合同必須到財(cái)務(wù)部備案。財(cái)務(wù)部需要對合同信息登記，登記合同的單位、金額、內(nèi)容、收付款條件、合同約定的其他重大事項(xiàng)。對合同重要信息登記后，合同紙質(zhì)資料的保管也要做好歸檔備查工作。有的合同執(zhí)行周期長，付款和最終結(jié)算時(shí)間長，付款時(shí)必須查閱合同后才可以支付。

4.財(cái)務(wù)部門在合同執(zhí)行階段的管理工作

合同執(zhí)行階段，所面對的信息比較負(fù)責(zé)，需要把握的地方更多。簡單的產(chǎn)品買賣合同，貨物交付后風(fēng)險(xiǎn)也隨之轉(zhuǎn)移;復(fù)雜需要安裝的工程合同，有一整套確認(rèn)驗(yàn)收程序，驗(yàn)收完畢風(fēng)險(xiǎn)才會(huì)隨之轉(zhuǎn)移。對于需要驗(yàn)收的合同，財(cái)務(wù)最好也參與驗(yàn)收過程，了解企業(yè)內(nèi)部和外部對驗(yàn)收的意見;必要時(shí)核實(shí)驗(yàn)收意見的真實(shí)性和專業(yè)性。合同執(zhí)行過程中，隨著現(xiàn)場條件和需求的變動(dòng)，合同也會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)。合同變動(dòng)的財(cái)務(wù)管控，按照合同簽訂前、簽訂后的流程去把握。

合同執(zhí)行階段遇到國家重大政策變更，財(cái)務(wù)人員要會(huì)同相關(guān)部門，特別是法務(wù)部門一起研究合同條款確保企業(yè)利益。比如近幾年國家的增值稅稅率下調(diào)多次，變更前合同已經(jīng)交貨或者施工完畢，就需要對方提供變更前的稅率發(fā)票;變更后合同交貨或者施工的，需要及時(shí)對合同約定的稅率進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整合同含稅總價(jià)。在這些應(yīng)對過程中，財(cái)務(wù)部門首先要依據(jù)法規(guī)政策，其次要對合同變更的操作給予明確的指導(dǎo)，最后協(xié)助業(yè)務(wù)部門逐一變更合同。

合同執(zhí)行階段，需要財(cái)務(wù)在前期合同登記的基礎(chǔ)上，形成一套完整的合同臺(tái)賬管理。相關(guān)的銷售合同臺(tái)賬、采購合同臺(tái)賬，可以做到從銷售活動(dòng)、采購活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)、產(chǎn)品完工運(yùn)輸活動(dòng)等全過程的覆蓋。合理科學(xué)的合同臺(tái)賬管理，會(huì)形成客戶信息、供應(yīng)商信息、應(yīng)收、應(yīng)付、銷售和采購發(fā)票結(jié)算等數(shù)據(jù)。結(jié)合這些數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)可以進(jìn)行專業(yè)判斷，給經(jīng)營層決策提供支持。

5.合同履行中的財(cái)務(wù)管控

實(shí)際中，往往存在重合同簽訂，輕視合同執(zhí)行和監(jiān)控的情況。從合同結(jié)算角度監(jiān)控合同履行情況是財(cái)務(wù)部門的重要職責(zé)，財(cái)務(wù)部門需要依靠強(qiáng)大的合同臺(tái)賬數(shù)據(jù)庫，對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行登記和比對。對每一筆付款找到合同支持，不符合合同條款的給予拒絕。每一筆銷售回款未執(zhí)行到位的，催促業(yè)務(wù)部門及時(shí)回款。

要監(jiān)控本企業(yè)相關(guān)部門全面、適當(dāng)履行合同，控制合同的違約風(fēng)險(xiǎn)和舞弊風(fēng)險(xiǎn)。對于合同未履行實(shí)行，或者合同變更事項(xiàng)要重點(diǎn)關(guān)注;及時(shí)收集相關(guān)資料，應(yīng)對日后可能產(chǎn)生的法律糾紛，維護(hù)企業(yè)自身利益。

監(jiān)督合同條款的執(zhí)行，不僅有利于財(cái)務(wù)部準(zhǔn)確核算企業(yè)的經(jīng)營狀況，把握企業(yè)的資金狀況;預(yù)判合同執(zhí)行中產(chǎn)生的潛在事項(xiàng)或者或有事項(xiàng)，充分估計(jì)可能帶來的收益和損失，給經(jīng)營層決策提供更強(qiáng)有力的支持。

四、對財(cái)務(wù)人員的建議

當(dāng)企業(yè)給予財(cái)務(wù)在合同管理中更多授權(quán)后，財(cái)務(wù)人員需要不斷學(xué)習(xí)，需要具備一定的財(cái)務(wù)管理能力、溝通能力以及合同所涉的專業(yè)能力。實(shí)際工作中多數(shù)財(cái)務(wù)人員履行的是賬房先生職責(zé)，僅僅是財(cái)務(wù)核算工作;對企業(yè)的業(yè)務(wù)熟悉程度不夠，對合同管理的財(cái)務(wù)管控心有余力不足，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在合同管理中發(fā)揮不了應(yīng)該發(fā)揮的作用。這種情況下，財(cái)務(wù)要參與更多的合同管理工作，公司上下會(huì)持懷疑態(tài)度，甚至否定。財(cái)務(wù)人員對企業(yè)業(yè)務(wù)的熟悉程度，會(huì)決定企業(yè)財(cái)務(wù)人員對業(yè)務(wù)的支持程度;要更好參與企業(yè)合同管理，財(cái)務(wù)人員就要多同銷售、采購人員交流，盡可能深入到業(yè)務(wù)過程中，把自己變得更專業(yè)。財(cái)務(wù)人員要主動(dòng)去溝通和了解業(yè)務(wù)部門的具體工作，從支持的角度和業(yè)務(wù)部門多溝通;企業(yè)也要安排業(yè)務(wù)部門對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行基本的知識(shí)培訓(xùn)。懂財(cái)務(wù)又懂生產(chǎn)技術(shù)的專業(yè)財(cái)務(wù)人員，會(huì)在確保風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)利益的前提下，在合同管理中發(fā)揮更積極的推動(dòng)作用。

五、結(jié)語

總而言之，合同管理過程中的財(cái)務(wù)管控是非常重要的，一方面，企業(yè)要從制度上和資源上支持財(cái)務(wù)管控;另一方面，財(cái)務(wù)人員要提升自身實(shí)力以更好體現(xiàn)財(cái)務(wù)價(jià)值。財(cái)務(wù)管控的過程中，財(cái)務(wù)人員要有大局觀，站在企業(yè)利益角度去思考;也要學(xué)會(huì)換位思考，了解企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的控制范圍，在可控的前提下多給企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自身價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[2]牛旭.國有企業(yè)合同管理現(xiàn)狀研究[J].全國流通經(jīng)濟(jì)，2018，（25）：36～38.

作者簡介：

朱榜立，供職于杭州杭聯(lián)熱電有限公司。